一般性的团队是指在兴趣、爱好、技能或工作等方面具有共同目标而自愿组合,并经组织授权和批准的一个群体。例如,学校中有相同兴趣的师生所组成的各种兴趣小组,企业中有相同爱好的人组成的篮球队等都是一般性的团队。但项目团队是由于项目而组建的协同工作的团队,所以在项目团队创建与发展方面也有一般团队建设与发展的特性。
根据塔克曼(B.W.Tuckman)教授提出的团队发展四阶段模型可知,任何团队的建设和发展都需要经历形成阶段、震荡阶段、规范阶段和辉煌阶段这样四个阶段。这四个阶段依次展开形成了一个团队从创建到发展壮大和取得辉煌的过程。项目团队也不例外,它的创建与发展同样要经历这四个阶段。项目团队创建与发展四个阶段如图10-12所示。
图10-12 项目团队的创建与发展阶段示意图
(一)形成阶段
项目团队的形成阶段是团队的初创和组建阶段,在这一阶段中组织的一组人员转变成为项目团队的成员。项目团队的成员可以从组织中不同的部门或外部组织中得到,然后将他们组成一个统一的团队和整体。在这个阶段中项目团队成员由个体归属于一个团队,其思想总体上说有一种积极向上的愿望并急于开始工作和展示自己。然而在项目团队的形成阶段,项目团队成员还不太了解自己的职责、角色及其团队伙伴的角色与职责,所以在这一阶段中团队每个成员都有一个适应全新的团队环境和成员关系的问题。在这一阶段中项目经理需要为团队明确方向、目标和任务,为每个成员确定职责和角色并将他们组成项目团队。
这一阶段的项目团队成员的心理处于一种高度焦虑和极不稳定的状态,团队成员的情绪特点包括激动、希望、怀疑、焦急和犹豫。项目团队每个人在这个阶段都有很多疑问,每个人都急于展示自己和了解其他团队成员,每个人都担心自己的角色是否与个人能力和职业与兴趣等相一致。为使项目团队成员能够明确目标、方向和人际关系,项目经理一定要不断地向团队成员们说明项目的目标,每个人的角色,项目的目标、任务、利益和好处。项目经理要及时公布有关项目的工作范围、质量标准、预算及进度计划的要求、标准和限制,搞好同项目团队成员之间的关系,很好地完成项目团队形成阶段的任务。
(二)震荡阶段
这是项目团队发展的第二个阶段,在此阶段项目团队成员开始按照分工进行初步合作,各个团队成员着手完成自己的任务,大家对项目目标和任务等逐步明确。但是在这一阶段中会有一些团队成员发现和遇到各种各样的问题,有些团队成员会发现项目工作与当初设想不一致,有些团队成员会发现团队成员间关系与自己期望的不同,甚至有些团队成员会发现项目工作和团队中的人际关系存在许多矛盾和问题。结果这些问题导致有些团队成员与项目经理和项目管理人员发生矛盾和抵触,他们越来越不满意项目经理的指挥或命令,越来越不愿意接受项目管理人员的管理,结果项目团队就进入了震荡阶段。(www.daowen.com)
项目团队成员在这一阶段中思想和人际关系等都处于一种动荡的状态,他们的情绪特点是紧张、挫折、不满、对立和抵制等并存。因为有些团队成员在这一阶段中感到原有预期未能达到或者是差距较大并产生挫折感,这种挫折感造成了人们愤怒、对立和冲突的情绪,这些情绪又造成了项目团队中的关系紧张、气氛恶化,矛盾、冲突和抵触等相继出现。在震荡阶段,项目经理需要应付和解决所出现的各种问题和矛盾,需要容忍一些不满、解决冲突与协调关系,需要消除团队中的各种震荡因素,最终引导项目团队根据任务和团队情况对自己的角色及职责进行调整。此时,项目经理的容忍是项目团队震荡阶段的各种冲突和震荡的“阻尼”,没有这种“阻尼”的项目团队在震荡阶段就会解体。另外,在这一阶段中,项目经理有必要邀请项目团队的成员积极参与解决问题,共同做出相关的决策。
(三)规范阶段
项目团队在经受了震荡阶段的考验后,就进入了项目团队的规范阶段。此时项目团队成员之间、团队成员与项目管理人员和经理之间的关系已经理顺和确立,绝大部分个人之间的矛盾已得到了解决。此时的项目团队内部矛盾低于震荡阶段,因为项目团队成员个人的期望得到了调适,项目团队成员的不满情绪大大减少。在这一阶段中项目团队成员接受并熟悉了工作环境,项目管理的各种规程得以改进和规范,项目经理和管理人员逐渐掌握了对项目团队的管理和控制,项目团队的凝聚力开始形成,项目团队全体成员获得了归属感和集体感,每个人觉得自己已经成为了团队的一部分。
这一阶段项目团队成员的情绪特点是:信任、合作、忠诚、友谊和满意。在这一阶段中随着团队成员之间相互信任关系的建立,他们相互开始大量地交流信息、观点和感情,结果使得团队的合作意识增强,团队中的合作代替了前一阶段的矛盾和抵触。项目团队成员在这一阶段开始感觉到他们可以自由地、建设性地表达自己的情绪、评论和意见,他们之间和他们与项目经理之间在信任的基础上发展了相互之间的忠诚并建立了友谊。项目团队经过了这个规范阶段之后,其团队成员会更加支持项目管理人员的工作,整个项目团队的工作效率得到了提高。项目经理在这一阶段应该对项目团队成员所取得的进步予以表扬,积极支持项目团队成员的各种建议和参与,努力地规范团队和团队成员的行为,从而使项目团队不断发展和进步,为实现项目的目标和完成项目团队的使命而努力工作。
(四)辉煌阶段
这是项目团队发展的第四个阶段,也就是项目团队不断取得成就的阶段。此时项目团队的成员积极工作,努力为实现项目目标而做出贡献。这一阶段中项目团队成员间的关系更为融洽、团队的工作绩效更高、团队成员的集体感和荣誉感更强,项目团队全体成员能开放地、坦诚地、及时地交换信息和思想,项目团队也根据实际需要以团队、个人或临时小组的方式开展工作。此时项目团队成员之间相互依赖程度提高,项目经理给项目团队成员的授权增多,甚至在项目工作出现问题时多数由项目团队成员自行解决,因此项目团队成员有了很高的满意度。此时,项目团队成员都能体会到自己正在获得事业上的成功和发展。
这一阶段项目团队成员的情绪特点是:开放、坦诚、依赖、团队的集体感和荣誉感,项目经理在这一阶段应该积极授权从而使项目团队成员更多地进行自我管理和自我激励。同时,项目经理应该及时公告项目的进程、表彰先进的团队成员,努力帮助项目团队完成项目计划,实现项目的目标。在这一阶段中,项目经理需要集中精力管理好项目的预算、控制好项目的进度计划和项目的各种变更,指导项目团队成员改进作业方法,努力提高工作绩效和项目质量水平,带领项目团队为创造更大的辉煌而积极努力。
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