由于近年来企业和各种组织的项目管理正在从单一项目的管理转向企业或组织的多项目协调管理，所以项目管理办公室（Project Management Office，PMO）也叫战略项目管理办公室（Strategic Project Management Office，SPMO）的组织形式得以出现和盛行。由于在一个企业或组织中经常会有很多个项目同时进行，这些项目相互之间或许有着千丝万缕的联系，如果人们只是注重单个项目管理就造成了较低的项目成功率和因资源争夺而造成无谓的消耗。因此必须对组织或企业中各个项目进行全面集成管理，项目管理办公室就是一个企业或组织为保障项目成功而设立的项目集成管理的组织机构。

（一）项目管理办公室的定义与分类

项目管理办公室已经成为大部分企业和组织不可或缺的职能部门，在欧美国家有越来越多的企业设置了项目管理办公室。一般情况而言，项目管理办公室是一个企业或组织的内部项目管理中心，它是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的组织或企业的部门。

1.项目管理办公室的定义

项目管理办公室是组织或企业中集中管理和协调各个项目的机构，是企业或组织提高自己项目管理成熟度的核心部门。根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系，该部门负责为本组织或企业量身定制项目管理流程、培养项目管理人力资源、建立项目管理信息系统、对具体项目提供管理指导、帮助组织开展多项目的管理等工作，以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

国内外不同的组织对项目管理办公室的概念有不同的定义和理解，其中PMI对项目管理办公室的定义是：项目管理办公室就是为创造和监管整个企业或组织的全部项目的管理体系，这个管理体系是为项目和项目管理更为有效和为最大程度地达到组织目标而存在的[7]。实际上项目管理办公室就是一个企业或组织为集成所有项目经验和资源而设置的管理机构，它可以使组织或企业各种项目共享资源为企业或组织的各种项目和项目管理提供服务。

2.项目管理办公室的分类

总体而言，项目管理办公室也有狭义和广义之分。狭义的项目管理办公室是临时性的管理团队，它是为管理一个特定项目而设立的临时性机构，如在企业购并项目中设立的项目管理办公室。广义的项目管理办公室是永久性的项目管理机构，它是为一个组织或企业的战略发展和集成实施组织的各种项目而设立的组织或企业专门的项目管理机构。但是由于各个企业或组织对项目管理办公室职权范围的界定和期望不同，所以不同的组织或企业的项目管理办公室会有不同的规模、形式和功能。表10-2列出了项目管理办公室所处的组织层级及典型称谓和要求。

表10-2　项目管理办公室的组织层级及称谓

由表10-2可知，狭义的项目管理办公室是针对单个项目的，实际上就是具体项目团队的办公室；最广义的项目管理办公室是战略项目管理办公室，这是在企业或组织中从战略角度出发负责项目管理的组织机构。战略项目管理办公室负责从组织或企业战略发展出发去设计和生成项目，管理和控制项目的计划与变更。战略项目管理办公室将一个组织或企业的项目与项目管理作为实现组织或企业经营目标和战略发展目标的根本手段，它对组织或企业的所有项目进行资源和机会的优化并处理它们的风险和项目的相互关系，统一报告和掌控组织或企业全部项目的实现程度。

（二）项目管理办公室的主要功能

虽然项目管理办公室的功能会因不同的组织或企业而不同，但是通常的项目管理办公室主要功能包括如下几个方面。

1.配置项目的资源和工作

项目管理办公室的重要功能之一是做好组织或企业中所有资源的集中与合理配置，协调好组织或企业各个项目对于公用资源的争夺和有效利用，包括组织或企业的各种物质资源、人力资源、信息资源、财务资源，等等。同时，项目管理办公室还需要从整个组织或企业的角度确定在既定资源情况下究竟何时开始上马哪些项目，从而实现整个组织或企业资源的最佳配置和工作的集成计划与管理。项目管理办公室与项目经理和项目管理团队的管理职责不同，它是从整个组织或企业的角度对各个项目开展管理与协调，而项目经理和团队是针对一个具体项目开展管理和协调工作。

2.建立项目管理信息系统

项目管理办公室的主要职责是收集、整理和报告项目情况，以供企业或组织的领导者和各个项目团队使用，所以项目管理办公室的主要功能之一就是为组织或企业建立统一的项目管理信息系统。这种信息系统既可以收集、处理和发布项目的各种信息，也可以收集和推广项目管理方面的经验教训和知识。这方面的职能又可进一步分为：项目管理信息系统的开发、使用和维护等内容，最终人们可以使用它去收集、处理和使用组织或企业的各种项目信息。(www.daowen.com)

3.组织项目管理培训

项目管理办公室的核心任务之一是组织项目管理的培训，以便使组织或企业中各个项目的管理水平不断得以提高。项目管理办公室并不负责具体项目的一线管理工作，项目管理办公室的主要职责是负责提升整个组织或企业的项目管理能力，所以组织项目管理培训是项目管理办公室的主要职责之一。项目管理办公室在组织中提供项目管理培训的主要内容包括：一般的项目管理知识体系、项目所属专业的专门管理知识体系、项目管理技能培训等。

4.制订项目管理规范

所谓项目管理规范是指在一个组织或企业中通行的项目管理工作的流程、方法、模式、标准、方针和政策等。所有这些项目管理的规范都是组织或企业中各个项目团队开展项目管理的准则和规定，为了使这种项目管理规范能够适应组织或企业项目与管理的发展变化需要，项目管理办公室必须不断地修订和改进它们以增加其使用价值。另外，随着现代项目管理学科的发展，项目管理规范也需要不断地补充新的内容，从而使这个项目管理规范能够不断发展和反映项目管理理论知识和方法的进步。

5.开发项目管理工具

项目管理办公室还负责在整个组织或企业中使用的项目管理工具的开发工作，在这方面项目管理办公室主要负责制订开发项目的立项和项目计划与终结报告等工作。具体的项目管理工具开发任务是由具体项目的项目经理和项目团队在开展具体项目时完成的，多数是在项目团队遇到前所未有的管理问题和情况时提出并开发的。但是项目管理办公室要组织和管理好这种项目管理工具的开发工作，要最终接收项目团队的开发结果和做好后续推广使用的管理工作。因此项目管理办公室应该要求每个开发？有具体项目管理工具的项目团队，不但对他们的项目管理工具开发工作要进行申请和立项，而且最终还要有开发结果和使用结果的总结报告。这样就可以使企业或组织会不断积累项目管理工具，从而获得不断的发展与提高。

6.总结推广具体项目的经验

一个项目的成败、盈亏、好坏以及其项目团队是否应该奖惩等都需要通过全面总结而做出回答，所以项目管理办公室的另一项重要职责就是监督、检查和开展每个已完成项目的全面总结。这种总结又分两个层面，其一是项目团队自己所做的项目全面总结，其二是项目管理办公室所做的项目全面总结。前者的项目全面总结主要是自我总结和提供考核数据用的，后者的项目全面总结是为了吸取教训和推广经验用的。项目管理办公室可以从各个项目总结中获取数据和经验，然后对这些进行整理和分析并用于推广。同时，项目管理办公室还可以使用这种办法开展项目审核和改进学习，从而对组织或企业的项目管理水平进行提升。

7.对具体项目提供管理指导

项目管理办公室更为重要的职责之一是对组织或企业中各个项目的项目经理和项目管理人员提供各种各样的指导、帮助和支持。这种帮助既有资源方面的（如项目管理办公室积极推动人力资源部、供应部门和财务部门等为具体项目提供资源），也有方法和技术方面的（如项目管理办公室为具体项目的项目经理和项目团队提供项目管理方面的支持和帮助）。项目管理办公室还可以组织和召开企业和组织中各种项目的项目经理或团队开展项目管理协作和各种形式的讨论与交流，分享不同项目经理各自的成功经验等等。

8.为组织开展多项目管理

项目管理办公室最重要的功能是为整个企业或组织提供多项目或项目组合的管理，即从整个企业或组织的角度出发开展好多项目和项目组合的全面集成管理。这包括根据组织发展目标和战略设计和提出项目与项目组合，根据项目和项目组合的实际需要集成配置资源，根据项目和项目组合需要开展集成计划和实施，根据组织或企业的发展需要进行项目或项目组合的变更与变更总体控制等多项目管理工作。

9.项目管理办公室的其他功能

除了上述功能外，项目管理办公室还具有很多其他方面的功能。例如，企业或组织各种项目信息的集成管理功能，企业或组织的全部项目的合同管理功能，企业或组织的全部项目的文档和资料管理功能，企业或组织的项目与日常运营之间的协调功能，企业或组织因开展项目而与外部组织所发生各种关系的统一管理功能（即统一对外的功能），等等。实际上一个组织或企业设立项目管理办公室的根本功能是为了提高组织或企业的总和管理能力，从而能够更好地实现企业或组织的资源最佳配置和价值的最大化。但是由于每个企业或组织的使命、愿景、战略以及所做的项目不同，所以在此无法全面列举项目管理办公室的全部功能。