项目书面沟通工作的实施最主要的就是编制、传递和使用各种各样的项目书面报告，这些项目书面报告在项目沟通及其管理中具有不可替代的作用。项目书面报告根据信息沟通的需要可以分成很多种类，项目管理人员必须了解、熟悉和掌握项目报告的基本种类、方法、作用、程序与格式，具体分述如下。

（一）项目书面报告的分类

项目书面报告有一系列按不同标志的分类，最为重要的是根据项目书面报告用途的分类，这种方法能很好区分不同作用的报告，以及区分在项目报告中所需使用的沟通方法。

1.按照项目书面报告作用的分类

根据用途划分的项目书面报告有如下三种。

（1）汇报性报告。这种书面报告的核心内容是汇报项目的实际情况或发生的问题，这种书面报告使用的材料都是项目实际情况的记录，而且一般需要采用“白描”的方法提出报告。在这种书面报告中人们只需要将事情的本来面貌叙述清楚即可，不需要加入各种各样的分析、评论和说服性的内容，因为这种书面报告的关键是说明事实，而不是要说服对方或征得对方的认可。这是在项目沟通中使用最多的一种书面报告，这类书面报告一般须附有相应项目实际情况的原始记录文件作为附件材料。

（2）说服性报告。这种书面报告的目的是证明一种观点、一个计划、一个方案或其他事情的正确性，并说服对方接受报告者提出的观点、计划或方案，等等。这种书面报告也是经常使用的，而且其重要性比汇报性报告要高许多。因为这种书面报告是用来解决问题或者说服对方接受某种解决方案的，所以说服性报告中不但要包括白描性的事实叙述，同时最主要的是必须包括解释性、说服性和论证性的叙述。这种书面报告也须附一些项目记录或其他资料作为附件以说明情况或提供支持。

（3）敲定性报告。这种书面报告的目的是通过报告与对方敲定和决策一件事情，这是一种最终必须导致做出决策的书面报告。这种书面报告是一种请示或商量如何办理某件事情或解决某个问题的书面报告，因此这种书面报告者需要在报告过程中提出自己的意见、观点和建议，给对方以两种以上的选择（一种选择就不是敲定性的报告了）并说明相应的具体理由。这种书面报告的白描性事实以及解释性和论证性的叙述都不多，主要是征询性的叙述和说明，因为这种书面报告是敲定事情和做决策用的。

2.按照项目报告格式和内容的分类

项目书面报告的内容和格式有些是由项目团队自己确定的，有些是按照项目业主/客户的规定做出的。项目书面报告的内容和格式必须适合读报告者的要求和期望，而不是适合写报告者的要求和期望。通常，项目书面报告按内容和格式方面的分类最为重要的有如下方式。

（1）按照项目报告的格式划分。这样可以将项目书面报告划分成两大类，即项目报表和项目报告。其中，项目报表是在项目沟通过程中用统计语言编写的一种使用最多的项目报告，这种项目书面报告以一种项目管理的工程语言编写而成，十分简练和明了。项目报表又可以按照固定格式或变动格式以及固定报告周期或是变动报告周期进行进一步的分类，同时项目报表还可以分别按照项目的工期、质量、成本、安全等进行具体的细分。项目报表通常可以是单独的报告，也可以与一定形式的说明性文字报告一起使用，用以分析和说明报告的一些细节问题与问题的原因。这种项目报告是使用文字说明项目实际情况或项目问题的书面报告，它是一种使用书面报告格式和语言写成的项目报告，这种项目书面报告可以有也可以没有固定的报告格式和要求，多数情况下是根据所报告的问题和事情来决定报告格式的。这种项目书面报告也有定期和不定期之分，而且也可以是分别涉及项目的工期、质量、成本、安全等具体问题或情况的报告。但这种项目书面报告着重讨论的不是事实数据，而是说明项目实际情况或问题及其原因分析。

（2）按照项目报告的用途划分。同样，按照项目书面报告的用途划分也会有许多种不同的项目书面报告种类。最为常用的分类办法是将项目书面报告划分成项目绩效报告和工作终结报告两类。其中，项目绩效报告是在整个项目的实现过程中，按照一定的报告期不断给出的有关项目各方面工作实际进展情况的书面报告。这是项目沟通中使用最为广泛的项目书面报告，所以本章后面将会对其做详细的讨论。另一种项目书面报告是项目工作终结报告，这是在项目或项目阶段结束之时对项目或项目阶段的工作总结。工作终结报告并不是项目绩效报告的累积，也不是对项目或项目阶段整个过程中所发生事情的详尽描述，而是在项目或一个项目阶段结束时必须给出的一种文档报告文件。有关项目工作终结报告也会在本章的后面做详细的讨论。

（二）项目书面报告的编写要求

各种项目书面报告编写都要考虑下列要求和原则，以便提供有价值的项目书面报告。

1.项目书面报告要简洁明了

不要试图以报告长度来打动项目书面报告接收者，书面报告的长短不等于项目进展或完成的好坏。项目书面报告越简明才会有更大的机会被阅读，因此应尽量使各种项目书面报告简洁明了。

2.书面报告内容和形式要保持一致

要保证项目书面报告的内容与形式能够保持一致，就需要根据报告内容选用报告格式和语言。项目书面报告要突出重点，要让各类使用报告的人都能懂得和理解其中的信息。

3.借助图表进行简明和充分的表达

图表是一种项目管理中使用的工程语言，所以在项目书面报告中要充分使用它。一般自然语言在项目沟通中的效果不佳，但是图表却可以很好地说明项目管理的问题和情况。

4.书面报告方式与报告使用者的要求相符

项目书面报告有对内或对外的，有给项目团队或项目业主/客户的，不同的项目书面报告使用者所要的报告的方式和要求是不同的，报告必须符合项目报告使用者的要求。

（三）项目绩效报告和项目终结报告

项目书面报告中使用最多的是项目绩效报告和项目终结报告，二者的具体内涵如下。

1.项目绩效报告

这是在整个项目实现过程中按一定报告期给出的项目各方面工作实际进展情况的书面报告，这既包括由项目团队成员向项目经理或项目管理者的报告，也包括由项目经理向项目业主/客户的报告或由项目经理向项目组织的上层管理者的报告。这种书面报告通常有特定的报告期，这种报告期可以是一周（主要是周报）、一个月或一季度等。项目绩效报告进一步还可以分为项目状态描述报告、项目计划进度报告和项目未来情况的预测报告。

（1）项目绩效报告的主要内容。项目绩效报告的主要内容包括：自上次绩效报告以来的项目绩效成果、项目计划实施完成情况、项目前一期遗留问题的解决情况、项目本期新发生的问题、项目下一步计划采取的措施、项目下一报告期要实现的目标等。项目绩效报告中所包含细目的主要内容如下。

①自上次绩效报告以来的项目绩效成果。这包括本报告期中已实现的关键项目目标，同时也可以包括关于项目的一些特定目标实际完成（或没有完成）情况的说明与报告。(www.daowen.com)

②项目计划实施完成情况。这是有关项目成本、进度、质量和范围等计划实际完成情况的报告，包括对项目实际完成指标值与项目计划目标所做的比较分析。

③项目前一期遗留问题的解决情况。当前期项目绩效报告中曾提出过需要日后解决的问题，在本期报告中须给出该问题解决结果的说明，不管问题解决与否都应报告情况。

④项目本期新发生的问题。这是本报告期项目所发生的新问题的报告，这类问题具体可以是：技术问题、进度问题、成本问题、人员问题和其他任何与项目相关的问题。

⑤项目下一报告期要达到的目标。这是项目下一报告期预期目标的说明和规定。这些项目下期的预期目标必须要科学合理，并且要能够与项目更新或修订后的计划一致。

⑥项目下一步计划采取的措施。这是报告下期内为解决新发现和遗留问题所要采取的措施，这包括所要采取的措施以及相应的项目管理和项目业务工作的调整等。

项目绩效报告中所使用的表述方法应该包括文字说明、报表文件、各种曲线图、各种表格和表述“挣值”的“S”曲线图，等等。在项目绩效报告生成过程中，人们需要运用这些图表和数据并使用相应的分析方法和技术做出项目绩效的分析和评价。

（2）项目绩效报告的方法。这种报告所使用的方法和工具主要有：绩效评估的方法、偏差分析的方法、趋势分析预测的方法和“挣值”分析的方法。这些方法的具体讨论如下。

①项目绩效评估的方法。这主要包括项目实施结果与项目计划的绝对数比较分析、相对数比较分析、平均数比较分析、指数比较分析和其他一些绩效评估的分析方法。这些方法主要用来给出项目实施情况的客观评价，包括成就和问题的评价。

②项目偏差分析的方法。这包括项目实际完成情况与计划指标或要求的偏差情况分析以及造成项目偏差的原因分析。在项目偏差分析中最常用的是项目成本与工期的偏差分析，特别重要的是项目偏差原因的分析，因为这一分析是消除项目偏差的基础工作。

③项目趋势分析与预测的方法。这是用于项目未来发展变化趋势分析和预测的方法，以便人们根据预测预先采取各种措施谋求更好的项目结果。这种方法多数采用的是一些常规的统计和趋势外推的方法，这类方法对于项目管理是十分有效的。

④项目“挣值”分析的方法。这种方法综合了项目成本和时间的相互关联和影响，分别通过给出计划价值、“挣值”和实际价值去计算出成本和时间的绝对值偏差和相对偏差。最终分析给出项目时间、成本和范围的偏差情况以及项目未来发展的预测和计划调整。

（3）项目绩效报告工作的结果。项目绩效报告工作的最终输出包括两个方面，一是项目的绩效报告文件，二是项目的变更要求和安排。

①项目绩效报告文件。该文件将详细给出整个项目绩效评估的结果、项目偏差分析与项目趋势预测分析的结果以及相应的一些说明和叙述。项目绩效报告文件必须详细到能够满足各项目相关利益主体的要求和项目沟通计划的规定。项目绩效报告文件的格式可以根据项目沟通的需要制定，可以包括各种必需的曲线图、文字、报表、棒图等。

②项目的变更要求和安排。根据项目绩效报告中的分析和预测应该提出相应的项目变更的要求，这种要求是针对项目实际变动情况和项目未来的发展变化提出的，它与各项目相关利益主体根据主观意愿提出的变更请求是不同的。这种项目变更的安排是项目客观必须的，而项目相关利益主体根据主观意愿提出的变更请求是为自己的利益服务的。需要注意的是，在给出项目变更要求的同时，人们还要做好项目计划的更新并给出相应的项目变更控制方法，甚至包括项目变更集成控制的方法。

2.项目工作终结报告

项目工作终结报告通常是一个项目或项目阶段的总结，它不是项目绩效报告的累积或对某个项目过程中所发生事情的详尽描述。它是在项目或项目阶段的目标达成或终止后对项目或项目阶段进行的总结描述，它主要阐述项目的成果和项目的工作总结。其主要工作包括收集和整理项目记录、分析说明项目成果与效率等。项目或项目阶段的工作终结报告不能拖到项目工作全部完成后才开始进行准备，而应该在每个项目阶段进行中就做适当的总结和归纳，以保证重要的、有用的信息不被遗失。

项目或项目阶段的工作终结报告可能涉及很多方面的内容，但是主要是以下几个方面的内容。

（1）项目业主/客户对项目或项目阶段的最初要求。这包括在项目定义阶段提出的项目业主/客户的各种期望与要求以及项目团队对各项工作的期望和要求。

（2）项目或项目阶段最初确定的主要目标和指标。这包括各种项目计划和合同书中所包括的项目或项目阶段的既定目标和具体目标值以及这些目标的改动和修订情况。

（3）项目或项目阶段实际作业的简要描述。这包括对于项目或项目阶段的任务、资源、进度、成本、质量等方面的简要描述以及相关的约束条件和假设前提等方面的说明等。

（4）项目或项目阶段结果和预期的对比。这包括项目或项目阶段的成果及其体现出的各种实际利益以及项目这些实际利益与项目定义阶段确定的预期利益之间的比较。

（5）项目或项目阶段目标的实现程度说明。这包括项目所实现结果的计划完成程度等方面的说明，如果项目或项目阶段未能实现预期目标则需要对其原因做详细的说明。

（6）项目所需善后事宜的说明。这部分内容包括项目需要后续解决的问题和为维护、提高或扩大项目成果而在将来应该考虑采取的措施和应开展的活动等。

（7）提供给业主/客户的所有交付物说明。这是对项目或项目阶段产出物的描述，包括生成的设备、材料、软件、设施、技术等以及相应的图纸、图样、技术说明书和报告等。

（8）项目最终成果的测试。这包括对项目产出物的测试过程、测试参数、测试方法和测试结果等各方面测试数据的汇总。这些是项目最终成果的科学验证。

（9）项目或项目阶段的经验与教训。这主要是有关项目或项目阶段所犯错误或失误以及所取得成绩的经验总结以及由此带来的各方面可吸取的教训的说明。