项目沟通的实施有许多种方式和方法，其中项目会议沟通的实施是项目沟通管理的重要部分。因为它是项目全体相关利益主体沟通与协调的重要方式，人们需要通过项目会议沟通来了解项目进展和协调各方利益，对项目变更做出决策和对项目管理计划进行更新等。

（一）项目会议的类型

项目会议沟通中最常用的会议类型有三种，即项目情况评审会议、项目问题解决会议和项目技术评审会议，这些项目沟通会议的具体内容和实施工作如下。

1.项目情况评审会议

项目情况评审会议通常是由项目经理主持召开的，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员以及项目业主/客户或项目上级管理人员。这一会议的基本目的是通报项目绩效情况、找出项目存在的问题和制订下一步的行动计划。项目情况评审会议一般要求定期召开，以便及早发现问题和防止意外情况发生。

一般项目情况评审会议的议程和内容主要包括：自上次会议后项目所取得的成绩、各种项目计划指标的完成情况、项目各项工作存在的差异、项目未来的发展变化趋势、项目最终结果的发展预测、各种需要采取的措施和下一步行动的计划安排。通过项目情况评审会议获得项目信息和找出解决问题的方法，这是了解项目绩效和进展情况的一种最快捷和有效的沟通方式。当然，这种方式还需要与其他的一些口头沟通和书面沟通的方式结合使用。需要特别注意的是，每次项目情况评审会议必须要形成会议决议或者是会议纪要，同时要由参加会议的各方认可和签署会议纪要或会议决议。

2.项目问题解决会议

当项目团队成员或项目业主及项目承包商发现项目出现较大问题或潜在较大问题时，就应该立即与有关人员协商和召开项目问题解决会议。不能等到下一次召开项目情况评审会议时再提出和解决问题，那样可能会错过解决项目问题的时机。这是一种不定期的项目内部会议，在项目起始阶段应该规定出由谁何时召开这种会议以及这种会议的参加者和权限等。

项目问题解决会议的内容主要包括：描述和说明项目存在的问题，找出项目问题的原因和影响因素，提出可行的解决方案（全体与会者共同讨论找出解决项目问题的方案），评价并选定满意的问题解决方案，修订或变更项目相关计划等。

3.项目技术评审会议

在项目实施的全过程中，不管何种项目都需要召开项目技术评审会议，以确保项目业主和项目承包商同意项目团队提出的各种实施技术方案。这种会议的内容与方法因项目所属专业领域的不同会有很大的不同。但是绝大多数项目有两种项目技术评审会议，一是项目技术初审会议，二是项目技术终审会议。

项目技术初审会议是在项目团队最初提出项目初步技术方案以后召开的对于项目初步技术方案的评审会议。这种会议的目的是，在项目开始之前或初期，由项目业主/客户对项目的初步技术方案进行必要的评审和确认。项目技术终审会议是在项目团队完成了项目技术方案的详细设计以后进行的最终技术评审会议。这种会议的目的是在项目团队开始实施之前，由项目业主/客户对最终技术方案进行评审和确认。

（二）项目会议沟通的实施方法

在项目会议实施中人们需要采取多种方法和技巧以管理会议和确保项目会议沟通的有效和成功，这方面的方法主要包括如下几个方面。

1.项目会议的会前管理工作

各种项目会议的会前管理主要是对项目会议准备工作的管理，这种工作是项目会议沟通成功的关键。在项目会议准备中必须管理和控制的方面有：首先要分析、确定会议是否真正有必要，其次要确定项目会议的目的，然后要确定谁需要参加会议。一定要事先分发项目会议的议程和通知，要充分准备和分发会议材料，要提前安排会议场所。(www.daowen.com)

2.项目会议的期间管理工作

项目会议期间的管理工作同样很重要，这方面的主要管理工作包括：保证按时开始会议，指定会议记录者做会议记录；开会后要首先说明会议目的和议程，然后要积极掌握和控制会议并保持会议气氛活跃和能在预定时间内结束；要及时总结讨论并引导会议进入下一个议题，要在会议结束时总结会议成果。另外，项目会议尽量不要超时，若没有完成所有会议议程，最好由涉及后续议程的人再另外召开一个会议。

3.项目会议的会后管理工作

一般在项目会议之后应尽快整理出会议记录，并在一定时间之内公告项目会议的结果和下发项目会议纪要文件。项目会议纪要文件应该写明会议做出的决定并列出行动计划，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付物等。特别需要注意的是，应该将项目会议纪要分发给所有被邀请参加会议的人（不管他们是否真正参加了会议）和所有会议纪要中有关任务或变动所涉及的人，以便他们能够很好地贯彻和落实项目会议纪要。

（三）项目会议沟通的成果

通过项目的会议沟通，应该或可以取得如下重要的成果。

1.解决存在的问题

项目会议沟通一般以解决重要问题为目标，如果不存在重要的问题需要各个相关利益主体之间以会议的方式进行协商，那么沟通就可以采用其他的方式进行。在会议沟通的形式下，参与各方会根据自身的利益以及项目的发展状况、发展趋势以及项目所处环境的现实，对项目所面临的问题进行充分的讨论与研究，寻找出符合各方利益需求的解决方案。

2.审定项目变更的请求

在项目会议沟通中各种项目重要的变更请求应该由各方予以审定，因为变更意味着项目将无法按照项目计划进行而需要对计划做出适当的调整，但是任何项目变更都会对项目的相关利益主体造成影响，特别是一些重要的变更必须得到相关利益者的允许，对于那些在没有办法及时通知各方的情况下做出的变更也必须得到利益相关者的追认。

3.审定的纠偏行动

无论是项目问题的解决方案还是项目变更请求都必然需要相应的纠偏行动，而这些纠偏行动也正是项目会议沟通中的重要议题。通过项目会议沟通，人们相互通报项目的执行状况、项目团队所要采取的各种纠偏措施以及对项目目标和各个相关利益主体的影响，由与会各方做出同意与否的决定，一旦行动方案被接受就可以付诸实施，否则将必须做出调整。

4.更新的项目管理计划

项目会议沟通过程中所形成的任何决议都可能会对项目的管理计划提出新的要求，都要求对其进行必要的修改以满足和达到相关利益主体的要求与期望。这方面需要特别注意的是，一旦某个项目专项计划得以更新后，必须认真分析对于项目其他专项计划的影响，最终一定要实现项目各个专项计划的全面集成和更新。