在编制项目沟通计划之前，人们首先要完成收集各种相关信息和加工处理这些项目沟通计划的储备工作，这些工作的具体内容和要求如下。

（一）收集与项目沟通计划有关的各种信息

第一步工作是收集各种相关的信息，在编制项目沟通计划之前应该首先收集的有关信息主要包括：项目相关利益主体的各种信息需求，这些信息需求的类型、格式、作用和要求，项目沟通中所需的各种技术、方法和条件要求，项目沟通的时间、频度和地点等方面的要求等等。其中最主要的相关信息包括如下几个方面。

1.项目沟通需求与内容方面的信息

这是通过对项目相关利益者的信息需求进行调查和分析而获得的信息，包括：项目组织或项目团队内部“上情下达”和“下情上达”方面的信息需求，项目组织或项目团队与外部环境及其他项目相关利益者之间的“外情内达”、“内情外达”方面的信息需求，及项目组织或项目团队内部各职能组织和专业人员之间的“左情右达”、“右情左达”方面的信息需求。在编制项目沟通计划之前，必须全面收集这些方面的相关信息，以使项目沟通计划能够满足项目沟通的各种信息需求。

2.项目沟通方法和手段方面的信息

在收集项目沟通信息需求的同时，还需要收集有关项目沟通方式、方法、手段和渠道等方面的信息，包括：哪些信息需求需要使用口头沟通的方式去满足，哪些需要使用书面沟通的方式去满足，哪些需要使用面谈的方法，哪些需要使用会议的方法，哪些需要使用书面报告和报表的方法，哪些需要使用电子信息工具，哪些信息需要使用公众的信息沟通渠道和媒介，哪些需要使用组织内部的沟通渠道和媒介，等等。这些信息必须收集齐全才能够制订出切实可行的项目沟通计划。

3.项目沟通时间和频率方面的信息

在明确了项目组织的信息需求和沟通手段要求之后，还必须确定出项目沟通的具体时间和频率要求。其中，项目沟通时间要求是指一次项目沟通所持续的时间长短（如某种会议开多长时间），项目沟通频率则是指同一种项目沟通多长时间进行一次（如某种项目报表是季报、月报、旬报还是日报）。同时要注意收集各种项目沟通活动需要定期举行、还是需要不定期举行，或是需要定期和不定期相结合。因为信息具有时效性，所以这方面的相关信息对于制订项目沟通计划同样是十分必要的。如果没有项目沟通时间和频率的合理安排，项目沟通计划就不可能成为有用的项目管理计划之一。

4.项目信息来源与最终用户的信息

项目沟通计划的编制还需要有各种关于项目信息来源和最终用户方面的信息，这是有关谁是信息的生成者、谁是信息的发布者以及谁是信息的最终接收者等方面的信息。人们必须清楚地知道项目信息来源与最终用户方面的信息，才能够制订出科学合理的项目沟通计划。因为项目信息来源涉及项目信息生成者和发布者以及他们的义务和责任；而项目信息最终用户涉及项目信息接收者以及他们的责任和义务，包括接收、理解和使用信息的责任以及信息保密的责任等。这些也是项目沟通计划制订中必须的相关信息。

5.项目沟通的各种限制和约束信息(www.daowen.com)

制订项目沟通计划必须充分考虑这些项目沟通中的约束和限制条件，所以在制订项目沟通计划时需要收集这方面的信息。这包括：国家或主管部门对各种项目沟通活动的法律规定及规章制度、项目承发包合同对于项目沟通的规定和要求、项目沟通管理人员和预算的限制等。另外还必须注意收集有关项目沟通计划的假设前提条件和要求，因为这也是制订项目沟通计划必须依据的信息之一。在制订项目沟通计划中必须全面收集各种确定和不确定的项目沟通限制条件，以使项目沟通计划能符合实际情况并能起到相应管理作用和功能。

（二）加工处理收集到的各种相关信息

人们必须加工和处理收集到的信息，以便使这些信息能够对项目沟通计划编制中的决策提供支持和服务。对信息的加工处理工作需要遵循准确、系统、可靠的原则和要求进行。

1.各种统计方法的处理工作

对所收集的各种信息进行的加工处理工作主要是指整理、汇总、归纳、分类和提取等必要的信息统计处理工作，这种对已收集到各种相关信息的统计性质的加工和处理的最主要目的和内容是汇总和整理，以便使信息能很好地为编制项目沟通计划服务和使用。如果在这种加工中发现有信息缺口存在就要进一步开展追加调查和新的信息收集工作，这是确保项目沟通计划编制所需信息准确性和完备性的一种必要的工作和可靠保障。

2.各种去粗取精和去伪存真的处理工作

同时，在对于所收集信息进行统计加工与处理的基础上，人们还必须进一步开展去粗取精和去伪存真的处理工作。“去粗取精”是指要除掉与项目沟通计划制订无关或关系不大的信息或数据，以防止由于信息冗余度过大而无法编制项目沟通计划；“去伪存真”是指要找出收集和加工处理信息中虚假或错误的部分，以防止由于虚假信息而造成项目沟通计划编制出错。

3.各种由表及里和由此及彼的处理工作

同样，在对所收集信息进行统计加工与处理的基础上，人们还必须进一步开展由表及里和由此及彼的处理工作。在这种信息处理过程中，“由表及里”是指要根据所收集信息的表象发现其中的真实情况，以防止因“表面现象”蒙蔽而编制出错误的项目沟通计划；“由此及彼”是指要找努力借助成功的历史类似项目的信息，并且根据收集和加工处理的信息（这些都是历史类似项目的信息）去归纳和推演出可用于本项目沟通计划编制的信息。

上述这些项目沟通计划编制准备工作既可以由专门的专业信息收集人员完成，也可以由项目沟通计划编制人员完成，或者是由二者共同合作完成。