项目沟通的核心是相互理解，人们在沟通中不仅需要获得信息，还需要沟通双方全面完整地理解对方。因此在项目沟通管理中要求人们必须掌握各种沟通技巧，这既包括项目沟通中的信息发送方面的技巧，也包括项目沟通中信息接收方面的技巧。在项目沟通中要充分理解对方就必须掌握听、说、读、写四个方面的技巧，而其中最为重要是听和说的沟通技巧。有关听和说所涉及的问题和技巧主要有如下内容。

（一）聆听中的问题和技巧

在项目沟通技巧中聆听是最为重要的技巧之一，但是项目管理中有许多管理人员和专业技术人员在口头沟通中常会出现各种聆听的问题。

1.聆听中的问题

项目沟通中在聆听方面最主要的问题有如下几种。

（1）被动地听。这是指人们也想听清和听全对方的说话，但是由于速度和反应跟不上对方的讲话，所以听了大半天还是毫无头绪，听到的各种信息多数是处于一种无序状态，不能形成完整的含义和思想。随后人们的厌烦情绪就产生了，听的效果就更差了。这种被动的聆听会漏掉许多重要的信息，形成了“听而不闻”的沟通问题和障碍。

（2）注意力分散。这是指人们在听的过程中注意力不集中或注意力分散，这也是在项目口头沟通中经常发生的问题。人们在听的过程中发生“不注意”的根本原因，是人们的“注意力”转移到了其他方面。在注意力分散的情况下听，会出现信息丢失的问题。

（3）偏见和固执。这是指在对方讲话之前自己就已经有了偏见，所以在其听的过程中只能听到“想听”的信息和观点、不听或听不到“不想听”的信息和观点。这是一种有选择性的听，对于信息发送者的观点、服饰、相貌、语调等方面的反感是这种问题产生的原因。

（4）过早下结论。这是指在说话的人讲话没完，听者还没有足够信息时就开始下结论。这样就无法静心听完事情的全貌或所有事实，所以往往会误解或误会对方的意思。这会严重伤害项目沟通的有效性而造成沟通的中断或不完全，从而导致一系列项目沟通问题。

2.聆听中的技巧

项目沟通中有关改进聆听技巧方面的研究发现，善于聆听者表现出一些共同的技巧和行为，这些对提高项目口头沟通效果十分有用，最主要的聆听技巧包括如下几个方面。

（1）正确使用目光接触和对视。说话时不看对方，大多数人对此会理解为冷漠、鄙视或不感兴趣。在口头沟通中目光接触和对视是一个最为重要的技巧，人们通过目光接触传递信息和判断对方是否倾听和理解。沟通双方使用目光接触可以实现有效的口头沟通。

（2）及时展现赞许性的表示。善于聆听者会对所听到的信息给出表示感兴趣、理解和收到的表情与身体语言。这是通过非语言信号表示的，如赞许性的点头和恰当的面部表情等。这可以向说话的人表明你在聆听，而且明白对方的真实含义并乐意进一步听下去。

（3）避免分心的举动或手势。人们表现出对于对方讲话不感兴趣的做法是使用各种表明这种思想或情感的举动与手势，如不断看表、随心翻阅书籍或文件、拿笔乱写乱画等都属这类举动。因为这会使对方感受到你的厌烦或不感兴趣，所以会给沟通造成不必要的危害。

（4）适时与合理地提问。好的聆听者会分析自己所听到的信息和思想内容，并适时与合理地向对方提问。这不但可以向对方提供反馈信息，而且能够帮助听者更好地理解对方所谈的内容和思想。但是在很多时候人们提问的时机不当，结果造成感情伤害或者思想冲突。

（5）正确有效地复述。这是指人们根据自己的理解，使用自己的话去重述对方所说的内容。善于聆听者会正确有效地复述对方的话，这有两个用处：一是这可以检验自己理解的准确性；二是可以核查沟通的实际效果和给对方一个再次解释的机会。

（6）避免随便打断对方。人们要尽量先让对方讲完，至少让对方讲出一个完整的部分。人们不能凭空猜测他人的意思和想法，只有等他人说完你才会知道其完整想法，所以不能随便打断他人的讲话，这样可确保口头沟通的有效性并避免沟通中发生冲突。(www.daowen.com)

（7）尽量做到多听少说。大多数人乐于畅谈自己的想法而不愿意聆听他人说话，很多人之所以听仅是因为这样才能让别人听自己说。一个好的沟通者必须知道在口头沟通中“多听少说”的道理，如果双方都坚持这个原则就可以使项目口头沟通进行得更为有效。

（8）顺利实现角色转换。在大多数项目沟通中，听者与说者的角色是不断转换的，聆听的技巧包括使一个有效的听者能够十分顺利地实现从听者到说者的角色转换。这既要不伤害对方的感情，又要能够保证沟通的顺畅和有效。

（二）表述中的问题和技巧

在项目沟通技巧中表述的技巧也是最为重要的技巧之一，但许多项目管理人员和专业技术人员在沟通中存在着各种表述方面的问题。

1.表述中的问题

（1）逻辑不清。有人很想表述清楚自己的想法和观点给对方以足够的信息，但是他们在表述中使用的逻辑混乱不清。其中既有单义的形式逻辑或数理逻辑，也有多义的艺术逻辑，并且不断地混用它们。结果造成聆听一方无法按照既定的逻辑理解他的表述，毫无头绪而不能形成完整的意思和思想，这种表述会造成项目口头沟通的障碍和问题。

（2）编码错误。在表述的过程中没有按照信息接收者能够理解的编码进行表述，而是按照“想说什么就说什么”和“想怎么说就怎么说”进行表述，结果导致沟通不畅或根本无法进行。这也是在项目口头沟通中经常发生的问题，主要是人们没有进行过合理编码方面的严格培训，任何一个项目的沟通管理和项目团队成员都应该进行这种培训。

（3）缺乏互动。表述者在讲话中很少注意聆听者是否接受和理解了自己所说的内容，只顾一路“演讲”下去而很少给聆听者提问和反馈的机会，甚至有意压制对方提供信息反馈或进行申诉说明的意图与要求。这样会造成项目口头沟通过程的强制性单向化，聆听者会认为表述者只是在表述自己的主观意志而不是在做真正的沟通，从而使听的过程出现问题。

（4）语言不生动。表述者在表述过程中只是平铺直述，且声调也缺乏抑扬顿挫，说话犹如“和尚念经，喃喃不清”，特别是很少使用眼神对视和互动等沟通技巧，缺乏调动聆听者积极参与的方式和做法。结果造成聆听者不知何处是重点、不知主要的信息和思想观点所在，最终形成一种聆听者集体疲惫和沟通没有效果的不良结果。

2.表述中的技巧

项目沟通中有关表述技巧有很多种，表述者可以使用这些技巧去提高项目沟通的效果。这些表述中的技巧在项目口头沟通中是经常使用的，其中最主要的技巧包括如下几种。

（1）预先准备思路和提纲。人们在做任何表述之前都必须预先准备思路和提纲，这是一个确定表述顺序和逻辑的过程，是为将信息和思想有效地传递给对方的思想准备过程。这种准备工作有时候只是一个整理思路的过程（打腹稿的过程），有的时候则需要严格的预备过程（为表述进行严密的程序和书面提纲准备工作），人们需要根据沟通的实际情况选用。

（2）及时调整和修订编码。善于表述者会根据项目口头沟通过程中对方反馈的信息而不断调整和修订编码，从而使聆听者能更好地理解所表述的信息和想法。人们要使用各种手段去提高表述编码的有效性，如积极的目光接触、恰当的面部表情与必要的提问等。同时，使用聆听者熟悉的编码会使其更好地理解信息和思想，获得受到尊重的感觉。

（3）及时合理地征询意见。有经验的讲述者会根据听众的表情和动作了解到聆听者对自己讲述内容的理解情况，并根据具体情况在适当时机及时地向听众提问和征询意见。这种做法不但可以获得听众提供的反馈信息，而且能帮助表述者更好地组织自己的讲述内容和及时地调整编码。在征询意见时必须注意对象、时机和方式方法，不要使自己陷入僵局。

（4）避免过度表现自己。在做表述的过程中，有许多人会自然而然地表现出一种自我表现的意识和行为，这种自我表现的意识和行为经常会使整个表述偏离了原有的主题和应有的内容。作为一个说者，在沟通中必须努力克服这种自我表现的意识和行为，一定不要过度地表现自己。这既有利于保证和提高沟通的效果，又有利于说者的个人形象。

（5）尽量言简意赅。一些人在表述过程中会不顾时间和听众的感受而“畅所欲言”，这是口头沟通中表述方面的一个十分严重的问题。很多人一旦进入说者的角色就开始“知无不言，言无不尽”，实际上“多说”的东西作为冗杂的信息不利于人们的接收和理解。所以在沟通过程中，说者最重要的技巧是言简意赅。