识别项目风险的关键是找到足够的项目信息和依据,然后通过分析识别出项目风险。
(一)项目风险识别的依据
人们可以用作项目风险识别的依据主要包括如下几个方面。
1.项目产出物的描述文件
这是项目风险识别的主要依据之一,因为项目风险识别最重要的是识别出项目能否按时、按质、按量和按预算生成项目的产出物和实现项目的目标,所以项目风险识别首先要根据项目产出物的描述和要求识别出各种影响项目产出物质量、数量和交货期的项目风险。
2.项目的计划文件和信息
这包括项目的集成计划和各种专项计划以及它们之中所包含的全部信息。这些信息有两方面的作用,一是作为项目风险识别的依据,二是作为项目风险识别的对象。例如,一个项目的成本计划(预算)信息可以是分析与识别项目质量风险的重要依据,因为如果项目预算缺口比较大,就会出现由于资源不足而造成项目的质量问题。同时,项目成本计划也是项目风险识别的对象,人们需要通过对项目成本计划实现的可能性进行分析去识别出项目超预算的风险情况。
3.历史项目的资料和信息
这是完成类似项目的实际发生情况(或风险)的历史资料,它们对于识别新项目风险是非常重要的信息和依据。这种“前车之鉴”在项目风险识别中是最重要的参考和依据之一,所以在项目风险识别中要全面收集各种有用的历史项目信息,特别是各种历史项目的经验与教训。这些历史项目的资料中既有项目风险因素分析和各种风险事件发生过程的记录,也有项目风险带来的损失等方面的信息,这些对于项目风险的识别是非常有用的。一般历史项目的资料包括三种。
(1)历史项目的各种原始记录。这可以从实施历史项目的组织方得到,人们一般都会保留历史项目的各种原始记录,这些原始记录对于项目风险识别是非常有帮助的。在一些专业应用领域中某些项目管理组织及其成员也保存项目的原始记录,如造价工程师和造价师协会都会保留历史项目的各种成本资料。
(2)商业性的历史项目数据库。有许多项目管理咨询公司保留有大量的历史项目信息、统计资料或数据库,他们就是通过提供这种资料和开展相关经营活动而盈利的,所以可以通过这类商业性项目管理咨询公司获得项目风险识别所需的各种历史项目信息和资料。
(3)历史项目团队成员的经验。有许多人会保留自己参与的历史项目经验,经验是一种思想型的历史项目信息,它也是项目风险识别的重要依据。但是这种信息通常比较难以收集,多数需要通过与历史项目团队成员面谈的方式获得,而且这需要在历史项目的团队成员主观愿意的情况下才能够实现。
(二)项目风险识别的方法
项目风险识别的方法有很多,既有结构化的方法也有非结构化的方法,既有经验性的方法也有系统性的方法。使用最多的项目风险识别方法有如下几种。(www.daowen.com)
1.假设条件分析法
这是一种通过在项目计划和决策过程中对于项目各种条件和成果的假设进行分析,从而识别和找出项目风险的方法。因为在项目的计划和决策过程中有很多不确定性的条件和因素,人们不得不对这些不确定性的条件和因素进行必要的假设。但是在后续的项目实施过程中,这些假设的项目条件和后果都会发生各种各样的变化,所以我们必须使用所谓的“假设条件分析法”去分析和找出由于这些假设的条件和成果已经发生了变化而带来的各种项目风险。实际上,项目风险都是由于人们在计划和决策中所做的假设与客观实际不相符合而形成的,所以这种“假设条件分析法”是识别项目风险的根本方法。
2.系统分解法
这是一种利用系统分解的原理将一个复杂的项目分解成一系列简单和容易认识的子系统或系统元素,从而分析和识别出项目各子系统、系统要素和整个项目中的各种风险的方法。例如,投资建造一个化肥厂项目就需要根据该项目本身的特性将项目风险分解成市场风险、投资风险、经营风险、技术风险、资源及原材料供应风险、环境污染风险等子系统风险,然后可以对这些项目子系统风险做进一步的分解(如将市场风险进一步分解成竞争风险、替代风险和需求风险等等),从而全面识别这一投资项目的各种风险。
3.流程图法
项目流程图给出了一个项目的工作流程,给出了项目各工作流程之间的相互关系。流程图包括项目系统流程图、项目实施流程图和项目作业流程图等各种不同详细程度的流程图。在项目风险识别中使用这些流程图去分析和识别项目风险就叫流程图法,这种方法的结构化程度高并且对识别项目风险和风险要素非常有效。例如,一个建设项目会有一个由项目可行性分析、技术设计、施工图设计、计划、施工组织等一系列的环节构成的流程,这些流程构成的项目流程图就可以用来分析和识别该项目的各种风险。
4.头脑风暴法
头脑风暴法是一种非结构化的方法,它是运用创造性思维和发散性思维以及专家经验,通过会议等形式去识别项目风险的一种方法。在使用这种方法识别项目风险时,要允许与会的专家和分析人员畅所欲言,共同分析和发现项目存在的各种风险。此时组织者要善于提问和引导并能及时地整理项目风险识别的结果,促使与会者能够不断地发现和识别出项目的各种风险和项目风险影响因素。在使用这种方法时需要专家们回答的问题包括:如果实施这个项目会遇到哪些项目风险,这些项目风险的后果严重程度如何,这些项目风险的主要成因是什么,项目风险事件的征兆有哪些,项目风险有哪些基本的特性,等等。
5.情景分析法
这是通过对项目未来的某个状态或某种情况(情景)的详细描绘与分析,从而识别出项目风险与项目风险因素的方法,在具有较高独特性和创新性的项目风险识别中需要使用这种方法。项目情景(项目未来某种状态或情况)的描述可以使用图表、文字或数学公式等形式,对涉及的影响因素多、分析计算比较复杂的项目风险识别作业可借助于计算机情境模拟系统进行情景分析。使用情景分析法识别项目风险需要先给出项目情景描述,然后找到项目变动的影响因素,最后分析项目情景变化造成的风险与风险后果。
6.风险核检清单法
这是利用历史项目风险管理的经验,首先设计一份某个领域或专业的项目风险核检清单,然后对照这份项目风险核检清单,核检和找出具体项目的风险。例如,霍尼韦尔公司(中国)的自动化集成项目风险识别就使用了项目风险核检清单,他们将这种项目的风险划分成技术风险、商务风险、分包风险和项目服务风险四类,然后将找出的每类可能出现的风险构成一份项目风险核检清单,随后他们就可以使用这一核检清单去识别他们所开展的各个自动和集成项目的风险了。这种方法简单实用,是一种十分有效的项目风险识别方法。
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