要制订一份清晰并能为项目有关各方都接受且能取得预期效果的项目风险管理计划,人们必须首先理解项目风险管理计划编制的基本过程、基本方法和主要依据,只有这样才能够在制订项目风险规划的过程中做到有的放矢。
(一)项目风险管理计划的依据
在制订项目风险管理计划时主要的依据包括:项目章程、组织风险管理政策、项目风险管理的角色和任务、项目利益相关主体风险承受程度、组织项目风险计划模板和项目工作分解结构(WBS),等等。它们的具体内涵分述如下。
1.项目章程
项目章程是指项目管理的“根本大法”,它正式授权项目经理和项目团队并规定为开展项目所提供资源的权力。它的主要作用包括:承认和确认项目的存在,授权项目经理为完成项目而在执行组织中使用资源,总体描述业务需求、项目结果与项目目标。
2.组织风险管理政策
这是项目实施组织在应对项目风险时使用的一些基本原则,它是整个组织处理各种风险问题的基本指南和指导性原则。组织的任何风险管理活动都必须遵照这一基本原则展开,项目的风险管理也不例外,其管理必须符合组织的风险管理的基本政策。
3.定义角色和任务
这是在进行项目风险管理过程中最基本的风险管理人员与责任的安排,在项目风险管理计划过程中必须有关于项目风险管理的角色和任务的规定,这可以使用责任矩阵的方法给出,它可以有效地确保主要的项目风险由专门的人员负责。
4.利益相关主体风险承受度
项目利益相关主体的风险承受度是制订项目风险管理计划必须考虑的内容之一,因为任何组织对风险的看法、认识和容忍程度是不同的,组织对项目风险的偏好也是不同的。在项目风险管理计划中必须了解项目相关组织对待风险的态度以及他们可以接受的风险程度。
5.组织项目风险管理计划的模板(www.daowen.com)
组织的项目风险管理计划模板是项目团队编制项目风险管理计划的重要依据之一,这种模板是组织在以往项目风险管理过程中不断积累起来的各种知识的集合。在项目风险管理计划中使用这种模板可以使项目风险管理计划更加系统化和完善化,从而提高计划效率和质量。
6.项目风险管理的约束
项目风险管理的约束包括:资源能力、风险管理能力等各方面的约束。其中,组织的资源能力是项目风险管理计划制订过程中必须依据的,因为项目风险管理必须要花费资源。项目风险管理能力也是在制订项目风险管理计划时必须考虑的核心内容之一,因为这是由组织项目管理成员对待风险管理的态度、认识、知识状况等构成的项目风险管理制约条件。
(二)编制项目风险管理计划的方法
项目风险管理计划所采用的主要方法是计划会议的方法,项目各利益相关主体通过开会协商与分析而最终形成一个项目的风险管理计划。这种方法所涉及的主要要素分述如下。
1.参会的主要成员
参加项目风险计划编制会议的人包括项目经理、项目团队成员和项目相关利益各方、项目实施组织中负责管理风险计划和实施的人员以及其他应参与人员。由于项目经理在项目风险管理中的主导地位和角色,使他成为项目风险规划会议的主导者,项目相关利益主体和项目团队成员都必须参会,因为他们必须参与项目风险管理计划的编制和实施。
2.会议的主要内容
项目风险管理计划会议上必须对项目风险管理的基本过程、项目风险管理的基本原则、项目风险管理决策形成的过程、风险管理汇报关系、项目风险管理过程中冲突的解决方法等内容进行充分的协商,达成广泛的共识,同时还必须将项目风险管理计划与项目的时间、成本、质量等计划进行集成,使整个项目的计划形成一个有机的整体。
3.会议的结果
项目风险规划会议的结果就是项目风险管理计划,风险管理计划描述如何安排与实施项目风险管理,它是项目管理计划的从属计划。风险管理计划可包括以下内容:方法论、角色与职责、预算、管理频度、风险类别等。
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