项目风险管理计划是项目风险管理的首要工作,由此给出的项目风险管理计划书是项目团队开展项目风险管理的计划安排和工作指南。
(一)项目风险管理计划的主要任务
项目风险管理计划工作的根本任务是给出一份项目风险管理计划书,它规定了项目风险管理中的风险识别、风险分析与度量、风险应对措施的制订以及风险监控等各项工作的基本原则,给出了系统全面的、有机配合的、协调一致的项目风险管理策略和方法以及项目风险管理的有效、协调和系统的技术和工具。因此,项目风险管理计划的主要任务包括如下两个方面。
1.制订项目风险管理的一般性指导原则
在项目风险管理的一般性应对原则中,人们主要根据项目章程、项目利益相关主体的风险偏好与风险承受能力、组织的风险管理政策等,制订一套项目风险管理过程中能够为有关各方所普遍接受的指导性原则。这是在项目风险管理过程中共同遵循和共同协作的平台,通过这个平台可以解决有关各方的冲突与矛盾,从而达到化解矛盾、规避风险、提高项目风险管理的效果、提高项目成功率的目的。
2.制订项目风险应对的计划和原则
项目风险的应对计划和原则是具体指导人们应对各种项目风险的计划和原则规定,它规定着什么样的项目风险是可以接受的,什么样的项目风险是无法接受的,什么样的项目风险需要进行规避,什么样的项目风险需要购买保险,什么样的项目风险可以使用风险管理储备金等。这套项目风险应对的计划和原则是制订项目各种合同的重要参考和依据,因为任何项目合同都会涉及项目风险分担问题,所以都需要按照项目风险应对计划和原则办事。
(二)项目风险管理计划的主要内容
项目风险管理计划的内容主要包括:项目风险管理的方法、角色和责任、预算、时间安排、度量和应对方法、项目风险阈值、项目风险报告内容及其格式、项目风险跟踪评估等。
1.项目风险管理方法
这主要是指项目风险计划要定义出可用来开展项目风险管理的方法、工具和数据来源等。任何项目风险的管理工作都必须采用一定的方法进行,项目管理团队在进行项目风险管理方法的选择中必须结合自身的知识和经验,从团队成员的知识水平、管理水平、团队文化氛围以及团队应对风险的能力与资源等实际情况出发,选择适合于项目的风险管理方法。
2.项目风险管理角色和责任
这是指项目风险管理计划要定义出项目风险管理每种行动的领导者、支持者以及风险管理小组的角色和责任。这些项目风险管理小组通常由项目组织外的人员组成,这样才能进行独立的、没有偏见的项目风险分析。在进行项目风险管理的过程中,项目业主和项目团队以及项目的其他利益相关者都有自己项目风险管理的义务和责任,但是他们之间所承担的责任和所担负的角色并不相同,只有各自承担好自己的角色和责任项目风险才能管理好。(www.daowen.com)
3.项目风险管理的预算
这是指在项目风险管理计划中要计划和安排好项目风险管理所需的资金,因为项目风险管理必然会耗费资源而形成花费,所以必须要有项目风险管理的预算。项目风险管理的资源包括:数据收集所需的资金和人力资源、购置项目风险分析工具和软件所需的资金、购买项目风险分析与识别的外脑资源所需的资金、项目风险应对措施所需的各种资源等。这些项目风险管理的资源都需要资金,所以必须在项目风险管理计划中给出相关预算安排。
4.项目风险管理的时间安排
这主要是指在项目风险管理计划中要计划和安排好项目风险管理所需的时间,这包括在项目生命周期内多长时间进行一次项目风险的识别和度量以及何时开展何种项目风险应对措施,等等。项目风险管理必须在项目的整个生命周期内对项目风险进行不断的识别和度量以及持续不断的监控,以便能够及时发现问题和识别出以前尚未识别出的项目风险。在项目风险管理计划中必须制订出有关各方都能够接受的项目风险管理时间表,必须制订严格的项目风险报告时间表,这样才能够保证项目风险管理的及时和有效。
5.项目风险度量和应对方法
这主要是指在项目风险管理计划中要给出项目风险度量所需的定性和定量项目风险分析类型、与时间相关的项目风险度量和应对的方法等。在进行项目风险管理过程中风险度量是其中不可或缺的重要环节,所以在项目风险管理计划中必须根据项目各方自身期望和要求以及他们对项目风险的偏好与承受能力制定必要的项目风险定性和定量分析方法及相关的度量与应对方法。这对于项目风险度量以及项目风险信息的传达将起到重要的作用,对于是否应该对某一项风险采取行动以及如何采取行动都是非常重要的。
6.项目风险阈值(征兆)
这主要是指在项目风险管理计划中要给出风险管理所需的确定项目风险阈值的条件(包括由谁以何种方式使用风险阈值进行评判)。由于项目业主/顾客和项目团队会有不同的风险阈值,因而必须制定人们可接受的项目风险阈值以指导项目风险的应对。在项目风险管理中由于不同项目利益相关者所关注的重点不同和风险偏好不同以及风险承受能力不同,造成他们对什么是风险、什么是要关注的风险、什么是要管理的风险以及什么是必须高度重视的风险等有不同的理解,所以项目风险阈值的规定是非常必要的。
7.项目风险报告的格式和内容
项目风险管理计划中还应该规定项目风险报告的格式和内容,这主要包括项目风险识别报告、项目风险度量报告、项目风险应对计划报告和项目风险监控报告的内容和格式。在项目风险管理过程中严格的报告时间(报告周期和频率)、报告格式和内容是保证项目风险管理效率和效果的基础,为此必须很好地制定出严格的项目风险报告时间、内容和格式。项目风险报告格式一般由项目利益相关主体的习惯和项目风险管理体系决定,只要能够保证需要项目风险管理信息的组织和成员能够获得所需的必要信息和能够保证项目风险管理沟通的效率即可。
8.项目风险的跟踪评估
项目风险管理计划中的项目风险跟踪评估主要是指:各种项目风险管理活动的文档化管理规定(这可为当前项目和未来项目积累经验教训并带来好处),各种项目风险管理工作和过程的审计规定,各种项目风险的跟踪识别和度量的规定,等等。项目风险管理的一项非常重要的作用是在项目风险管理中积累经验和知识,所以项目团队和相关利益主体必须在项目风险管理过程中记录和积累这方面的经验和教训,必须记录项目实施过程中遇到的风险事件和风险后果以及项目团队如何应对这些项目风险,这些项目风险管理的经验和教训在将来的哪些项目或工作中可能使用等等。
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