有了上述项目活动分解的依据之后,人们就可以根据下面的项目活动分解方法给出项目时间管理所需的项目活动分解及其结果了。
(一)项目活动分解的方法
项目活动分解要确定一个项目究竟需要开展哪些具体的项目活动,所以项目活动分解的结果就是要给出一份包括所有项目活动的清单。分解给出一份项目活动清单可以采用很多不同的方法,而且不同项目所需的活动分解方法也有所不同。对于不确定性很高的“开放性”项目人们可以采用“头脑风暴法”或“专家法”等集思广益的办法,借助专家经验分解、给出项目活动及其清单,而对于相对确定性的“封闭性”项目,人们可以使用结构化的项目活动分解方法分解、给出项目活动及其清单。
1.项目活动层次分解法
项目活动层次分解法就是将项目工作分解结构进一步向下分解一层,从而给出每个项目工作包中包含的各项具体项目活动的方法。借助这种方法得到项目活动清单是一种结构化和层次化的,所以这种方法被称为项目活动层次分解方法。这种方法通过在“项目范围管理”一章中讨论的内容,人们使用项目工作分解方法所得项目工作包,进一步向下再分解出一层项目活动的技术方法。这种方法有利于人们按照“充分必要”的原则去检验按照层次分解得出的项目所有具体活动,这是借用项目工作分解的程序和做法去分解项目活动的方法。所以这种项目活动层次分解方法实际上就是项目工作分解方法的延伸,这种方法的示意图如图4-3。
图4-3 项目全过程的工作分解与活动分解示意图
由图4-3可知,一个项目的全过程可以按照逐层开展项目阶段分解、项目工作分解和项目活动分解的方法,将项目全过程先分解成一系列项目阶段,然后将这些项目阶段分解成项目工作包,进一步将项目工作包分解成项目具体活动,最终给出一个项目的活动清单。例如,“项目范围管理”一章中的工程项目工作分解结构就可以进一步分解其中的项目工作包,从而给出项目具体活动的分解。
下面的图4-4给出了一个工厂建设项目的项目工作分解结构和项目活动分解的示意图,该图中的项目工作分解结构部分就是在前一章的图3-5中所给出的该工厂建设项目的工作分解结构,而该图中最下面的部分就是根据图3-5中的该项目工作分解结构,通过进一步分解而获得的项目活动分解结构。这里需要说明的是,在项目活动的分解之前首先要分解和找出每个工作包中所包含的所有项目可交付物,因为生成任何一个项目可交付物的全部步骤就构成了项目的一项活动。
图4-4 借助项目分解结构进行项目活动分解的示意图
2.项目活动分解平台法
项目活动分解平台法也叫原型法或模板法,这是使用一个项目活动清单标准模板或原型作为新项目活动分解的平台,或一个已完成项目的活动清单作为平台,然后根据新项目的具体限制条件与假设条件以及要求,通过在这个选定的平台上增减项目活动的方法,最终分解出一个项目的全部活动及其项目活动清单。这种方法的优点是简单快捷和简便易行,且具有较高的结构化水平,但有时可供使用的平台或原型中的缺陷会对新项目活动分解带来不良影响。这种方法的示意由表4-1给出。
表4-1给出的是一个建设项目活动分解的平台,其中不但包括需要完成的项目活动,也有这个具体项目不会开展的活动,如102.1的“评估报告”活动的成本为0,这表示该活动不会开展也不会发生费用。由此可见,这种平台法中的平台范畴较大,而实际项目所包含的项目活动只是这种平台中的某些部分,这就是命名其为平台法的意义所在。
表4-1 某建设项目活动分解的平台示意图(www.daowen.com)
3.项目活动分解的其他方法
除了上述两种项目活动分解方法以外,还有一些其他的技术方法。其中,使用最多的是专家法,即借助专家经验进行项目活动分解的方法。另外,像滚动计划方法等也可以用于项目活动的分解,其好处是计划近期将要完成的项目活动会分解得比较详细,而计划远期完成的项目活动会分解得比较含糊,这使得临近计划的工作有更好的项目活动分解。这些方法虽然都可用于项目活动的分解,但是都不如前两种方法科学可靠。
另外,项目活动分解和计划在项目生命期中的不同阶段会有不同的详尽程度,因为人们所拥有的项目活动信息不同。在信息不完备的项目早期阶段,项目活动分解的详细程度会比较低,而随后人们逐渐有了更多信息就可以更好地分解出项目活动分解结构了。总之,人们所拥有的项目信息越详细,人们就能更好地去分解项目活动。
(二)项目活动分解的结果
项目活动分解的结果是给出一系列文件和信息,其主要信息和文件如下。
1.项目活动清单
项目活动分解工作给出的最主要文件是项目活动清单,它开列出了项目所需开展和完成的全部活动,它是在项目工作分解结构基础上通过进一步的分解和界定得到的。所以项目活动清单给出的项目工作信息远远比项目工作分解结构所给出的项目工作信息要详细、具体和具有可操作性。项目活动清单不但要包括项目必须开展的全部活动,而且不能包含任何不必要的项目活动内容,这就是项目活动分解的“充分必要”原则。另外,在项目活动清单中还应该包括项目工作范围的描述(即项目工作包及其相互关系等),以便项目团队能够清楚地知道项目活动的“来龙去脉”从而更好地开展项目活动。同时,项目活动清单还应包括项目活动属性或特性的说明和描述,如项目活动性质、代码、名称、责任人、先行活动、后继活动、资源需求、强制性日期制约等。
2.项目活动清单的支持细节
这是用于支持和说明项目活动清单的各种细节的文件,它既包括项目假设条件和项目约束条件的说明,也包括对于项目活动清单的各种解释和说明等。项目活动清单的相关支持细节通常须单独成文,并且以项目活动清单附件的形式存在。这样人们在项目时间管理中就可以很方便地使用它们,特别是在修订和变更项目活动清单的时候能够更好地使用它们。这种项目活动清单的支持细节的主要内容包括:项目活动之间的逻辑关系说明、项目活动提前与滞后时间的要求(必要时)、项目活动的强制性日期要求、各种制约因素和假设条件等。这些是制订项目进度计划的依据和信息,人们借此可确定项目活动的顺序和项目进度计划。
3.其他项目活动分解的结果
除了上述项目活动清单及其支持细节以外,项目活动分解的结果还应包括项目里程碑清单,它给出了项目的里程碑和这些里程碑的特性。另外,项目工作分解结构的更新也是项目活动分解的结果之一,它给出了人们在项目活动分解之后重新对于项目工作分解结构的界定和修订,所以在项目活动清单分解过程中人们需要更新原有的项目工作分解结构。
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