项目定义与决策阶段是项目全过程的首要阶段，这一阶段的工作能够决定项目成败的80％～90％。这一阶段的工作内容如图2-11所示。

图2-11　项目定义与决策阶段的工作流程示意图

由图2-11可知，这一阶段的主要工作内容包括如下几个方面。

（一）项目的机会研究

项目是人们将自己的想法变为现实的根本手段，人类在社会生产和生活中会遇到各种各样的问题和机遇，从而产生出各种各样的设想、主意、建议和计划。项目就是人们抓住机遇或解决问题的工作，所以人们首先要分析和发现自己面临的问题或机遇以及由此产生的项目需求。因此项目定义与决策阶段的首要任务就是机会研究，这方面的主要工作如下。

1.发现问题或机遇并提出设想

人们首先要找出自己为解决什么问题或抓住什么机遇而开展一个项目。此处的所谓问题是指阻碍或限制自己生存与发展的瓶颈，而所谓机遇是指环境变化带来的各种有利的机会。这些是人们开展一个项目的基本前提和必要条件，所以现代项目管理将“发现问题或机遇”作为一个项目的起点。人们在发现问题或机遇之后还需要进一步分析问题或机遇的特性，从而找出解决问题或抓住机遇的具体方案和办法，然后据此提出项目的基本设想。

2.分析解决问题或抓住机遇的条件

在提出项目设想之后人们还需要分析和识别解决问题或抓住机遇所必需的各种条件和资源。这就需要人们对包括自己或组织自身的内部条件进行分析，对自己或组织所处的外部环境条件进行全面分析与研究。人们有许多项目的设想和方案都是非常好的，但常会由于这些项目设想或方案生不逢时，即没有相应的实现条件和资源做保障，所以就根本无法实现。因此对于任何一个项目而言，人们都应分析解决问题或抓住机遇所需的具体条件和资源情况，以及是否具备这些条件和环境。

3.分析并提出项目的提案或项目建议书

在分析了项目的环境和条件以后，人们还需要进一步分析项目能否满足自己或组织的需求以及项目能否实现既定的组织目标。然后，他们就可以制定具体的项目提案（Project Proposal）或项目建议书了。例如，一个企业在做管理信息系统开发项目的时候，首先要分析企业对于这一系统有哪些方面要求，然后根据项目的需求提出这一管理信息开发项目的提案或项目建议书。这种项目提案或项目建议书实际上就是关于项目基本特性的规定文件。

（二）评价项目提案并做出项目立项决策

项目定义与决策阶段的第二项任务是评价项目提案或项目建议书，然后做出项目是否立项的决策。所谓的项目提案和项目建议书二者含义基本是相同的，只是国外习惯使用项目提案的说法，而我国习惯于使用项目建议书的说法。通常，项目提案或项目建议书获得审批后项目就获得了立项，但是这并不等于项目做出了“起始”的决策，而只是做出了可以开展项目可行性研究的决策，因为在项目立项后人们还需要经过详细的可行性研究及其审批才能最终做出项目的决策，这方面的具体工作包括如下内容。

1.项目目标的分析

在项目提案或项目建议书中首先要明确给出项目所要达到的目标和指标，这些目标和指标既包括项目产出物所要达到的目标和要求（如项目产出物的质量、数量等），也包括项目工作所应该达到的目标和要求（如项目的范围、工期、成本等）。项目提案或项目建议书所给出的项目目标要做到科学、具体、可行、可度量、便于检查和表达简洁等方面的要求，只有项目提案或项目建议书达到这些要求才能通过分析和评审。(www.daowen.com)

2.项目产出物的分析

在项目提案或项目建议书的评审中，人们还需要以项目目标为依据，分析和确定项目产出物以及项目产出物的具体要求。这包括：分析和给出项目产出物的质量、效益、技术等方面的具体指标，例如一个信息系统开发项目的系统功能、信息处理速度、可扩展性等指标。项目提案或项目建议书的评审必须按照充分必要的原则进行，即所有为实现项目目标服务的项目产出物一个也不能少，所有不是为实现项目目标服务的项目产出物一个也不能多。

3.项目工作范围的分析

在项目目标确定和产出物确定并通过评审之后，人们还需要根据项目目标和项目产出物分析和界定项目的工作范围。这包括分析和评价人们根据项目目标而界定出的项目工作范围是否能解决问题或抓住机遇，项目的工作和范围是否能满足实现项目目标和生成项目产出物的要求以及是否存在不是为实现项目目标和生产项目产出物而开展的工作和活动等。项目工作和范围的分析既要达到充分必要，又要达到切实可行。

（三）开展可行性研究并做出决策

任何项目的最终决策都需要进行可行性研究，只是不同项目的可行性研究所要求的研究深度、内容和复杂程度不同而已。虽然不同国家对于项目可行性研究的要求有所不同，但是每个项目都需要经过项目可行性研究以后才能做出最终决策。这方面工作的主要内容如下。

1.初步可行性研究

这一工作的主要内容是分析和研究项目的必要性、合理性、风险性和可行性以及分析和评价项目的成本和收益，从而做出项目的初始决策。通常，初步可行性分析也可以同项目提案或项目建议书的工作合并进行，但是其内容要包括初步的项目技术、经济、运营、环境和综合可行性等方面的分析。

2.详细可行性研究

这是在经过初步可行性研究并确定项目立项以后所做的有关项目技术、经济、运营、环境以及项目风险等方面的详细可行性分析，这是分析和确定项目各方面的可行性和项目对环境的影响以及对各个项目备选方案进行优劣选择的工作。项目的详细可行性分析一般要比初步可行性分析更为详细和复杂，它是最终做出项目决策的支持和依据。

3.项目可行性研究报告的审批

项目详细可行性研究报告是由项目提出者或项目业主出资由项目管理专家或委托项目管理咨询单位完成的，但是项目可行性研究报告的审批是由项目的主管部门或项目业主自行完成的。这一工作实际上是项目上马和项目备选方案择优的一种决策，所以项目的可行性研究报告的审批至关重要，对于影响国计民生或关系重大的项目还必须报送国家或地方政府主管部门并由他们对项目可行性研究报告进行审批。

上述项目定义与决策阶段的全部工作都属于项目决策和决策支持工作，不管项目可行性研究报告最终是否通过审批，这一项目阶段的终结就是项目决策的完成。如果项目可行性研究报告未能获得批准，通常项目就会中止或终止。项目可行性研究报告一旦获得审批，那么这一文件就成为以后的项目决策文件，它就是今后项目各种计划、设计、实施的依据。