根据上述项目的特性和分类,人们可以进一步将人类活动划分为两大类。一类是在相对封闭和确定的环境下所开展的具有重复性、持续性、周而复始的活动,人们通常将这种活动称为日常运营或常规工作(Operation/Routine)。例如,企业定型产品的生产与销售、铁路与公路客运系统的经营与运行、政府的日常办公等都属于日常运营的范畴。另一类是在相对开放和不确定的环境下所开展的独特性和一次性的活动,人们通常将这种活动称为项目(Project/Program)。例如,建设建筑物、开奥运会、研发新药等都属于项目活动的范畴。这两种不同的人类社会活动有许多本质的不同,充分认识这些不同之处将有助于人们对于项目和项目管理的认识与掌握,项目与日常运营最主要的不同之处和相互关系包括下述几个方面。
(一)二者的根本目的和作用不同
项目的根本目的是为创造具有某种独特性的新成果,所以有人又将项目称为“独特性任务”(Unique Assignment)[4]。但是,日常运营的根本目的是使用相关项目所生成的成果去开展周而复始的工作从而获得相应的回报。这既包括对于日常运营活动的回报,也包括对于相应项目工作投入的回报。实际上在人类社会中通常都是先有项目的投入,后有日常运营的开展和对于前期投入的回收。换句话说,人类社会的活动总是先有项目,然后才有对于项目成果的运营。例如,人们只有完成工厂建成项目才能投产运营,人们只有建成运动场馆才能使用和运营,人们只有完成新产品开发项目才能投入新产品的生产和经营。实际上人类社会中没有哪种日常运营活动是不需要先行完成项目工作并取得成果就能开展的,但是却有只有项目而没有日常运营的情况存在。例如,奥林匹克运动会对于任何一个主办城市来说都是一个伟大的项目,但是没有哪个主办城市专门做奥林匹克运动会的日常运营。
(二)二者之间的关联和相互关系
就某个具体事物而言,项目和日常运营之间具有直接的关联和严格的相互关系,这种关系可以由图1-2给出示意。由图中可以看出,从广义的角度,人类社会活动都属于项目的范畴,只是这种广义的项目进一步可以分成项目建设期和项目运营期,二者共同构成了一个项目的全生命周期。从狭义的角度上说,项目指的就是项目建设期的全部活动,而日常运营则是指项目建成后使用项目成果所开展的运营活动。需要特别注意的是,有些项目是没有运营期的,此时狭义的项目和广义的项目是一致的,这种项目的成果都是一次性的。
(三)二者的结果和收益模式不同
项目工作的结果是获得创新性的成果,这种成果可能是一次性的,也可是供日后日常运营使用的。例如,每一届奥林匹克运动会的成功举办都是这种项目的一个伟大成果,但是这一伟大成果中有关比赛成绩部分都是一次性的成果,然而因举办奥运会所留下的场馆设施则可日后投入运营使用,并且人们必须通过使用和经营这些场馆收回建设场馆的投入。日常运营工作的结果是使组织通过这种运营活动获得收益和收回项目投入。这种获得收益和收回项目投入的运营工作必须是周而复始持续一段较长时间的,而且是在一定的经营目标或指标的指导下开展的,多数情况下人们会持续地使用这些经营目标并且运营下去,直到最终达到全部目标或意外终止为止。
图1-2 项目和日常运营的关联和相互关系示意图(www.daowen.com)
(四)二者的工作性质与内容不同
一般在日常运营中存在着大量的确定性、程序性、常规性和不断重复的活动,而在项目中则存在较多创新性、一次性、非程序性和具有某种不确定性的活动。因为日常运营是周而复始的,所以日常运营工作基本上是重复进行的常规性和程序化的作业。但是,因为每个项目是独具特色和一次性的,所以项目中的许多工作是开创性的。因此,二者在工作性质与内容上有很大不同,这种不同使得二者的管理也具有很大不同。例如,企业的日常生产经营工作内容多数是相同的,只有在出现异常时才会有一些发展或变化,而且这种发展变化本身如果有创新的成分,它就可以被视为一个新的项目。但是像企业的新产品研发项目的工作内容总是不同的,每一个新产品的研发都是一次创新性的工作,而且如果没有或不需要创新就不会有这种新产品研发项目了。
(五)二者的工作环境与方式不同
一般而言,日常运营的环境是相对封闭和相对确定的,而项目的环境是相对开放和相对不确定的。因为日常运营的很大一部分是在组织内部开展的,所以它的运营环境是相对封闭的,如企业的生产活动主要是在企业内部完成的。同时,日常运营涉及的外部环境也是一种经过多次重复以后而相对确定的,如企业产品的销售环境在经过一段时间后就会相对确定了,虽然也会有一些变化和竞争,但相对而言是比较确定的。日常运营环境的这种相对封闭性和确定性,使得日常运营管理方法相对比较固定。然而,项目基本上是在组织外部环境下开展的,所以它的工作环境是相对开放性的。例如,多数工程建设项目只能在露天的外部环境中完成,新产品研发项目主要面对的是外部市场和顾客全新的需求等。正是项目所处环境使得项目具有较高的不确定性和风险性,因为做新的尝试就必然有各种发展变化的可能性。
(六)二者的组织与管理都不同
由于日常运营是重复性的和相对确定的,所以开展这种活动的组织是相对固定的,日常运营的组织多数是基于分工的直线职能制组织。而项目是一次性的和相对不确定的,所以项目组织是相对变化的和临时性的,项目的组织形式多数是基于团队合作的。同时,日常运营的管理是以基于职能的管理和直线指挥管理相结合为主,而项目管理主要是以基于过程和基于活动的管理为主。例如,企业产品的生产管理是按照供应、生产、销售等职能部门去开展管理和控制的,但工程项目的管理则基本上是围绕项目立项、可行性分析、工程设计、工程施工、完工交付等阶段所构成的项目过程及其中各项具体活动的管理而展开的。二者的管理模式、管理主体、管理方法和管理内容都有很大不同,人们充分认识这些之后才能避免现在经常犯下的“使用日常运营的方法去管理项目”这种常见的管理错误。
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