将以上改进措施，再加上时间期限和结果标准，由归口部门经理整理后下发整改通知书，并由负责整改的部门经理签字，进入整改阶段。

接着说上述这个案例，质检部经理应当这样下达整改通知书：

（1）销售部。请你部于4月19号之前发出道歉信，并确认客户的邮件回复。4月20号之前，向客户发送15件合格产品，见OA系统中的《出库单》和《客户验收回执单》。4月28号之前，请客户发回15件不合格品，见《入库单》。以上整改事项由质检部、生产部配合。

（2）销售部。请你部于4月20号之前，提交《生产订单管理流程》修订版，增加技术部与客户进行技术标准确认的流程节点，去掉销售部与客户确认技术标准的环节，该流程经技术部签字确认、总经理批准之后，在公司OA中公告，正式执行。

（3）质检部。我部承诺于4月20号之前，修订《产品质量检验流程》，将抽检比例从30%提高到50%，并在检验流程当中增加生产前检查工序，发现不合格原料时，由质检部确认后下线，由采购部退给供应商。该流程经生产部、采购部经理签字确认，总经理批准后，在公司OA中公告，正式执行。

（4）采购部。请你部于4月20日前修改《采购供应合同》，增加不合格品赔偿条款与费用承担，报总经理审批通过之后，下发采购部执行。(www.daowen.com)

（5）采购部。请你部在下一批采购订单当中，在价格和款项不变的前提下，要求供应商提供102%的原料，采购合同经生产部、财务部、总经理签字之后执行，并在OA中公告。

（6）技术部。请你部于4月22日之前，对生产部出问题的相关工序岗位员工进行新工艺标准培训和现场考核，考核组织工作由生产部经理负责，考核结果由质检部验证，不合格员工可以补考一次，并公布考核评分表。补考不合格者，由生产部提交人力资源部予以劝退，并由人力资源部三日内招聘合格的员工。

以上工作请各部门经理列入各自的周、月计划，进入业绩考核。

如果是比较简单或者比较小的问题改进，用会议纪要，或者口头通知也可以，但是必须明确整改的事项、完成时间和责任人，并要求公示整改结果。如果是比较大的事件，就要下达书面的整改通知书。不管是什么形式，下达整改是检查当中特别重要的一个环节，必须有所动作。否则，有的企业是会开了，措施也定了，但是没有明确的整改通知，每个人对会议内容的理解不一样，检查人也不知道如何跟踪检查，各部门配合也没有信息共享，各干各的，最后整改的结果一定不会理想。