在电子商务改变了传统的贸易关系之后，B2B的网上交易迅速发展起来，成为企业间贸易的新途径。而在B2B领域里，电子化采购有着很重要的地位。电子化采购取代了纸质的、低效的、人工的操作过程，使采购过程成为有效的、可控制的过程。电子化采购能降低采购成本，使企业的员工方便快速地完成采购项目。他们通过把自己的电脑与因特网连接，利用各种在线产品目录选择要购买的产品，通过网络与供应商联系。当采购请求得到同意后，它就会转变成产品订单，并自动地将订单信息传递给卖方。

企业采购的任务是减少开支并发展与供应商的关系，改善采购流程。传统的采购流程缺乏技术的支持，而电子化采购是以IT为基础的采购流程，它为企业节约了大量的费用，因此目前大多数企业都采用了电子化采购。

电子化采购项目的执行可分为两种，一种是直接采购，指制造商对生产原料的采购；另一种是间接采购，主要指对消费品、文具用品、旅行用品、电脑、日常维护用品的采购。在电子化采购中快速获得投资回报的是对自动化直接原料的采购，它通过网络来传递各种采购所需的信息，完成各种货物的采购流程。

1.协作的电子化采购

协作的采购解决方案把重点集中在设计、采购和供应链的合作上，以最小的采购费用获得最大的效益，它的特点是“合作”和“完全”。这种电子化解决方案也被称为下一代采购解决方案。

协作的电子化采购具有主动性，通过“策略资源”和“供应链实施”使所有在供应链上的成员都获得最大的效益。因为采购活动是企业开支最大的活动，因此只要做出一点改进，就会使企业节约费用，大大降低运营成本，从而使供应链上的每一个成员都从节约采购开支中获得实际效益。协作的电子化采购解决方案能很好地适合企业的采购需求。

2.企业传统采购中存在的问题

传统的采购面临着一些共同的问题，而这些问题对电子化采购影响更大，例如，采购与流程的分隔、缺少整合性的规划与决策支持、缺少可视性管理等。这些问题被认为是企业采购的瓶颈。虽然这些都是非技术性的问题，但对企业采购有重大影响。企业实现电子化采购，对解决这些问题、改进采购流程、减少库存起着重要的作用。

（1）企业缺乏整合的采购模式。许多企业只是把采购看成单一的业务流程，没有把设计、工程、制造等方面与采购决策紧密地联系起来，这就是缺乏整合的采购。对大多数企业而言，产品的设计不考虑采购方面的问题，如采购的效率、采购的流程等；制造过程也不会去预见可能出现的高额采购成本；整条供应链的设计过程也没有把供应商作为重要因素来考虑。这些就是缺乏整合。如果采购没有把企业中所有相关的元素考虑在内，就会导致企业运营成本的增加，就会缺乏良好的客户服务、缺乏生产原料，最终导致供应商和客户的不满等各种问题出现，因此采购要考虑到整合。图5-2所示的为目前大多数企业所采用的非协作的采购模型。

图5-2　非协作的采购模型

（2）企业在关键的采购过程中缺乏决策支持。采购过程如合同的谈判、供应商的管理、采购物的管理、供应链的设计、库存计划等都需要决策支持，这就要改善企业决策制定的考虑因素，决策中要有支持有关采购行为的决策要素。

（3）企业缺乏可视性管理。采购流程中最重要的难题是缺乏透过企业价值链的可视度。许多企业在采购的过程中不注重企业的价值链，不知道企业赖以生存的各种元素，这就是“企业价值链可视度”的问题。要解决这个问题，就必须注意采购所涉及的各种元素的费用，决策者要掌握各种开销费用的信息或关键的费用数据，这对增加“企业价值链可视度”、减少企业采购成本有重大意义，并最终促进企业生产力的发展。

（4）企业内存在不规范采购。不规范采购是一种非合同的采购行为。它是由于员工不按企业有关规定而产生的购买行为。典型的例子是采购部为了供应商的折扣而订购某种货物。当员工进行这种非合同的采购时，原已核准的供应商不被采用，企业为此要付出额外的费用。另外，一般还要产生大约 30％的间接费用，同时会使维护、修理、操作的费用平均上升15％～27％。不规范采购对企业有负面影响。

（5）企业无力控制外包制造商。企业都企图将自己的非核心组件外包给有能力（设计和产品开发）的制造商，但是这并没有改善双方的买卖行为。如果不能控制好外包的部分，就会导致库存管理不良、客户服务减少、产品的质量不好、产品不能按期交货等问题。

3.协作的电子化采购的基本框架

协作的电子化采购解决方案强调企业间跨系统的协作。企业进行间接采购时关注需求和产品目录，进行直接采购时则关注战略资源和供应链执行。因此，协作的电子化采购可以提供给企业下列能力。

（1）战略资源。通过供应链跨企业间信息系统，将采购连接到设计和制造方面，使企业可以优化供应链。

（2）供应链执行。通过采购行为，在供应链中链接更多的贸易伙伴，形成供应链伙伴关系，优化企业规划和供应链执行流程。(www.daowen.com)

通过以上两点，形成了协作的电子化采购的基本框架，如图5-3所示。

图5-3　协作的电子化采购的基本框架

协作采购使采购流程中的各方形成协作的工作流，强调企业系统间的整合，因此协作的采购解决方案对系统整合有以下要点。

①战略资源能力对降低费用很重要。

②供应链执行能力将降低库存和改善供应链。

③事件管理。

④关注各种类型物料的费用。

⑤关键的战略资源和采购基础是产品内容目录和内容服务。

⑥访问各种在线商场，在公共商场上进行信息共享。

综上所述，协作的电子化采购形成了3大优势：采用整合的方法形成了“协作采购”的商业机会；支持战略资源和供应链执行；形成了决策支持、执行、合作的能力。

4.协作的电子化采购解决了企业在采购上的问题

主动地改善采购流程与改善订单流程是互动的。许多策略要依赖MRP和ERP系统的自动化及跟踪产品采购。该系统的要点集中在订单的易用性上，是在预测生产需求的基础上自动产生采购订单。同样，电子化采购解决方案在过去几年也是以需求作为采购基础的，重点集中在改善订单流程上。

ERP系统的重点是企业内部的管理，它如果不与供应链管理的企业间系统协作，就不能通过因特网获得商业机会。因此，在企业中，ERP和客户关系管理是一个互动的过程，通过两者的整合，形成的协作的电子化采购有以下优势。

（1）给企业提供广泛的可视性管理。发展战略资源需要企业的开支、供应商操作、采购合同、采购作业等具有可视性。大多数企业有各式各样的系统，如果没有整合，就不能形成一种跨企业系统的可视化管理，这可能促使供应商的价格下降和双方更激烈的谈判。协作的电子化采购解决方案可以可视化或能快速管理谈判的执行机制，这对直接和间接的采购都是至关重要的。

（2）采购战略获得决策支持。ERP系统对采购决策的支持是有限的，如供应商管理、采购合同分析、采购物料分析等。目前大多数企业都被迫依赖电子制表软件来支持它们的采购战略，这既费时又费力。在协作的电子化采购中，可以形成对采购战略的决策支持。

（3）最大限度地利用了网络的优势，保持了合作规划的能力。以因特网为基础的在线询价和在线商场功能将大大简化业务谈判流程，使业务谈判更加容易进行。供应链管理的电子化采购系统可以大量利用网络的优势。企业与供应商的合作依赖快速的通信与互动，这对供应链的优化和保持库存的最小化是重要的，对企业的采购活动有重大的意义。

（4）可以支持非生产性物品的采购。ERP系统需要训练有素的客户，因此不适合一般的客户用个人电脑进行非生产材料的购买，但协作的电子化采购则可以做到这一点，企业员工通过个人电脑连入因特网，就可直接进行电子化采购。

（5）支持直接的原料的采购。目前一些电子化采购解决方案有不足之处，因为它们没有将重点放在需求规划和产品目录的管理上，不注意企业作业流程对采购的影响，所以许多企业的电子化采购只停留在“间接采购”的水平上。在大多数企业中，直接材料的采购费用经常超过企业采购费用的80％。电子化采购解决方案如果不能管理复杂供应链上的直接采购，就失去了电子化采购的重大意义。这就要求企业做好企业需求规划、合作规划、订单管理、传递需求规划、直接材料的合作和决策支持。