1.筹资循环的内部控制
筹资循环由借款交易和股东权益交易组成。企业的借款交易涉及短期借款、长期借款和应付债券,这些内容基本相似,股东权益增减变动的业务较少而金额较大,注册会计师在审计中一般直接进行实质性程序。
(1)筹资的授权审批控制。适当授权及审批可明显提高筹资活动效率,降低筹资风险,防止由于缺乏授权、审批而出现的一系列舞弊现象。
对于债务筹资,无论是贷款、交易或结算发生的债务,总有一定的经济业务依据,协议、合同、凭证或有关文件只有经过有关主管人员的批准后,才能据以执行业务活动。对于权益筹资,无论是最初的资本投入还是以后的增资、减资、转让以及业务在经营结束或破产清算时的结算、分配、归还资本金等业务,以及形成资本公积、提取盈余公积及分配股利等业务都必须经过企业最高权力机构审核与授权,方可办理。
(2)筹资循环的职务分离控制。职责分工、明确责任是筹资循环内部控制的重要手段,筹资业务中应进行职务分离的包括:
①筹资计划编制人与审批人适当分离,以利于审批人独立的评价计划的优势。
②经办人员不能接触会计记录。通常由独立的机构代理发行债券和股票。
③会计记录人员同负责收、付款的人员相分离,有条件的应聘请独立的机构负责支付业务。
④证券保管人员同会计记录人员相分离。
(3)筹资收入款项的控制。为了能使企业的内部控制有效执行,客观、公正地证实企业会计记录的可信性,防止以筹资业务为名进行不正当活动或者以伪造会计记录来掩盖不正当活动的事项发生,企业最好委托独立的代理机构筹资。
(4)还本付息、支付股利等付出款项的控制。无论何种筹资形式都面临利息的支付或股利的发放等支付款项的问题。由于企业债券受息人社会化的特征,企业可开出单张支票,委托有关代理机构代发,从而减少支票签发次数,降低舞弊的可能性。另外,还应定期核对利息支付清单和开出支票总额。股利发放,要以董事会有关发放股利的决议文件为依据,对于无法递交的支付利息或股利的支票要及时注销或加盖“作废”戳记。对各种费用的开支,要核查金额是否正确,依据是否真实有效,尽量避免支付不合理的费用。(www.daowen.com)
(5)实物保管的控制。债券和股票都应设立相应的登记簿,详细登记已核准发行的债券和股票有关事项,如签发日期、到期日期、支付方式、支付利率、当时市场利率、金额等。
(6)会计记录的控制。筹资业务的会计处理较为复杂,因此会计记录的控制尤为重要。企业应及时按正确的金额、合理的方法、在对应的账户和合理的会计期间予以正确记录。
2.投资循环的内部控制
投资循环的内部控制应该包括以下几个方面:
(1)投资计划的审批授权控制。投资必须编制投资计划,详细说明投资的对象、投资目的、影响投资收益的风险。投资计划执行前必须严格审核,审核的内容主要有:证券市场的估计是否合理;投资收益的估算是否正确;投资的理由是否恰当;计划购入的证券能否达到投资目的等。所有投资计划及其审批应当用书面文件予以记录。
(2)投资业务的职责分工控制。合法的投资业务应在业务的授权、执行、会计记录以及资产的保管方面等都有明确的分工,任何一项投资业务的全过程或过程中的某一重要环节不得由一人或一个机构独立负责。这种合理的职责分工所形成的相互牵制机构,有利于避免或减少投资业务中发生错误或舞弊的可能性,并且如果发生,也能及时发现,从而将企业的损失控制在最低限度。
(3)投资资产的安全保护控制。企业对投资资产(股票和债券)一般有两种保管方式。一种方式是由独立的专门机构保管。例如,企业在拥有数额较大的投资资产的情况下,委托银行、证券公司、信托投资公司等进行保管。这些机构拥有专门的保存和防护措施,可以防止各种证券及单据的失窃或毁损,并且由于他们与投资业务的会计记录工作是完全分离的,可以大大降低舞弊的可能性。另一种方式是由企业自行保管,在这种方式下,必须建立严格的相互牵制制度,即至少要由两名以上人员共同控制。不得一人单独接触证券。对于任何证券的存入和取出,要将证券名称、数量、价值及存取的日期、数量等内容详细记录于证券登记簿内,并由在场经手人员签字。除无记名证券外,企业在购入股票或债券是应在购入的当日尽快登记于企业名下,切忌登记于经办人员名下,防止冒名转移并借其他名义谋取私利的违法行为的发生。对于企业所拥有的长期投资资产,应由专门人员进行定期盘点,检查是否确为企业所有,并将盘点记录与账面记录相互核对以确认账实的一致性。
(4)投资业务会计记录控制。对于股票或债券类投资,无论是企业拥有的还是由他人保管的,都要进行完整的会计记录,并对其增减变动及投资收益的实现情况进行相关会计核算。具体而言,应对每一种股票或债券分别设立明细分类表,并详细记录其名称、面值、证书编号、数量、取得日期、经纪人(或证券商)名称、购入成本、收取的股息或利息等内容,对于联营投资类的其他投资也应设置明细账,核算其他投资的投出及其投资收益和投资收回等业务,并对投资的形式(如流动资产、固定资产、无形资产等)、投资的投向(即接受投资的单位)、投资的计价以及投资收益等做出详细的记录。
(5)投资收益控制。不同投资形成的投资收益内容是不同的。短期投资因为主要是购买有价证券,所以对投资收益的监控就是及时掌握证券市场的行情变动,由投资管理部门或者由财务部门进行该项控制。而对于长期投资,若以非证券购买方式进行投资,应对接受投资方行使所有权进行监督;若以证券购买方式进行投资,则应对证券市场行情和投资的使用情况进行控制。
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