1.职责分工控制

在采购与付款循环中，不相容职务应当分离。应当分离的职务主要有：物资的采购人员、保管人员、使用人员与记录人员相分离；采购人员应与审批付款人员相分离；审批付款人员应与执行付款人员相分离；记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购控制

一个企业可以针对不同情况下商品或劳务的请购，制定不同的请购制度，确定不同的请购方法，但无论在什么情况下请购商品或劳务，其关键控制均应包括以下内容：

（1）请购商品或劳务应填写请购单，请购单的内容必须完整。请购单主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、用途等内容。

（2）请购单应由仓库管理部门或其他部门根据授权填写，一般来说，企业正常生产经营所需的物资由经一般授权的人员提出请购，并填写请购单；固定资产、无形资产等资本性支出应由经特殊授权的特定人员提出请购，并填写请购单。

（3）请购单必须经有关主管人员审批，审批后的请购单送交采购部门。

3.订购控制

无论什么情况下的请购，采购部门在收到请购单后，都应首先明确订购的数量、订购的时间和供货单位等问题，然后及时编制订购单。订购单的关键控制包括：

（1）订购单内容必须正确、完整。订购单的内容主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、供货商名称和地址、付款条件等。

（2）订购单应预先连续编号，以确保日后能被完整地保存，会计人员能对所有订货单进行处理。

（3）在订购单发出前，必须由专人检查订购单是否得到授权人的签字，以及是否有经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保订购单的有效性。

（4）由专人复查订购单的编制过程和内容，包括复查从请购单中摘录的资料、有关供货商的主要文件资料、价格和数量及金额的计算等。

（5）订购单一式多份，正联送交供应商，副联分别送交企业内部的验收部门、请购部门、财务部门、仓库及计划采购部门自身留存。

4.验收控制(www.daowen.com)

货物的验收应由独立于请购、采购和财务部门的部门及人员来承担，验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。

（1）验收人员应通过计数、过磅或测量等方法来证明收到的货物与货运单或订购单上所列的数量是否一致。

（2）验收人员应检验有无因运输造成的损坏，并在可能的范围内对货物的质量进行检验。在货物质量检验需要有较高专业知识或者必须经过食品检验或者实验才能进行的情况下，验收部门应该将部分样品送交专家或实验室对其质量进行检验。

（3）验收人员验收完毕之后，必须填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及货运人名称、原订购单编号等内容的验收单或验收报告，并经验收人员签字。验收单或验收报告应当预先连续编号，并要求一式多联，分别报送采购部门和会计部门等。

5.记录应付账款控制

及时、正确地记录应付账款是内部控制基本要求，记录应付账款控制的主要内容包括：

（1）应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来进行。

（2）应付账款的入账必须已审核无误的供货商的发票、付款凭单等凭证为依据

（3）企业必须分别设置应付账款的总账和明细账来记录应付账款，并在月末进行总账和明细余额核对，已检查记账过程中的差错。

6.支付货款控制

企业货款结算有许多方式，不同的结算方式，其相应的内部控制不同，下面以支票结算方式为例，介绍有关的内部控制。

支票结算方式关键的控制有：独立检查已签发支票的总额与所处理的该批付款凭单的总额是否一致；支票应当由被授权的财务部门的人员负责签署；被授权签发支票的人员应确定每张支票都附有一张已经审批的未付款凭单，同时还应确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致性；支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款；不应签发无记名或空白的支票；支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；应确保只有被授权人员才能接近未使用的空白支票。

7.对账控制

每月月末，应由独立于应付账款明细账记录的人员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对。企业还应定期取得银行对账单并与银行存款余额进行核对。