在内部控制比较健全的企业，处理采购与付款业务需要使用很多凭证和记录，一般而言，采购与付款循环所涉及的凭证与会计记录主要有：

（1）请购单。请购单是由资产的使用部门或仓库管理部门填写的，用于申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。

（2）订购单。订购单是由采购部门填写的，用来记录企业要向供应商购买指定的商品、劳务或其他资产的名称、数量及有关资料的书面凭证。

（3）验收单。验收单是企业收到商品、资产时所编制的，用来记录收到的商品、资产的名称、种类、数量及其他资料的凭证。

（4）卖方发票。卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件以及开单日期等事项的凭证。(www.daowen.com)

（5）付款凭单。付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证，是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。

（6）付款凭证和转账凭证。付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。转账凭证是记录转账业务的记账凭证。

（7）应付账款明细账和库存现金、银行存款日记账。企业通常应按供货单位设置应付账款明细账，用来记录企业向各供货单位的赊购余额、存款支付及应付账款余额等内容。货款的支付应及时登记库存现金日记账和银行存款日记账。

（8）卖方对账单。卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常与采购方相应的应付账款的期末余额一致。