单据处理是应付款管理系统处理的起点，可以录入采购业务中的各类发票及采购业务之外的应付单据。其基本的操作流程是：单据录入→单据审核→单据制证→单据查询。

（一）单据录入与修改

对未付款项的单据进行录入，录入时，首先用代码录入供应商名称，与供应商相关内容由系统自动生成，其次进行货物名称、数量和金额等内容的录入，最后保存退出。

在进行单据录入之前，首先应确定单据名称、单据类型及方向，然后根据业务内容录入有关信息。

1.单据录入

【操作步骤】

（1）进入“应付款管理系统”，选择“应付单据处理”，双击“应付单据录入”，系统弹出“单据类别”对话框，如图10-22所示。

图10-22　单据类别

（2）选择单据名称、单据类型和方向，单击“确定”按钮。系统打开相应单据类型对话框，这里是采购专用发票，如图10-23所示。

（3）单击“增加”按钮，录入数据，单击“保存”按钮，如图10-24所示。如果前面数据录入不完整，则需要返回原来的界面进行补充后再进行单据录入。

（4）单击“关闭”按钮，结束本次操作。

图10-23　采购专用发票

图10-24　录入业务的采购专用发票窗口

2.单据修改

【操作步骤】

（1）如需修改，选择“应付单据处理”下的“应付单据审核”，打开“应付单查询条件”窗口，如图10-25所示。

图10-25　应收单过滤条件

（2）输入查询条件，单击“确定”按钮，系统弹出“应付单据列表”窗口。

（3）双击需要修改的票据，系统打开一张待修改的票据，如图10-26所示，单击“修改”按钮进行修改，单击“删除”按钮进行删除。(www.daowen.com)

图10-26　待修改单据

【注意】

已经审核的凭证不能修改和删除，需取消审核后才能修改与删除。

（二）单据审核与取消审核

单据审核是在单据保存后对单据的正确性进行进一步审核确认。审核人和制单人可以是同一个人。单据被审核后，将从单据处理功能中消失，但可以通过单据查询功能查看此单据详细资料。

本小节主要提供用户批量审核。系统提供用户手工审核、自动批审核的功能。在“应付单据审核”界面中显示的单据包括所有已审核或未审核的应付单据，以及从采购管理系统传入的单据。做过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据，在“应付单据审核”中不能显示。对这些单据的查询，可以在“单据查询”中进行。

在应付单据审核列表界面，用户也可在此进行应付单的增加、修改、删除等操作。

【操作步骤】

（1）选择应付款管理系统菜单中的“应付单据处理”，单击“应付单据审核”，出现“应付单查询条件”对话框，如图10-25所示。

（2）选择单据名称“采购专用发票”，选择单据类型、单据日期，然后单击“确定”按钮，出现应付单据一览表，如图10-26所示。

（3）双击需要审核的凭证，弹出应付单据，单击“审核”按钮对发票进行审核，如图10-27所示。

图10-27　凭证审核

（4）也可以直接选择单据进行审核，如图10-28所示。

图10-28　应付单据列表

【注意】

当选项中设置单据审核日期依据为单据日期时，该单据的入账日期选用自己的单据日期。审核时若发现该单据日期所在会计月已经结账，则系统将提示不能审核该单据，除非修改审核方式为业务日期。

当选项中设置审核日期的依据为业务日期时，该单据的入账日期选用当前的登录日期。

不能在已结账月份中进行审核处理；不能在已结账月份中进行弃审处理。

这里可以显示所有已审核、未审核的单据。

已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理；已经做过后续处理（如核销、转账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。