不同的报表文件，其最主要的区别就在于报表格式的不同，但无论是内部报表还是外部报表，一般情况下其格式设计的内容包括：设置表尺寸、定义报表的行高和列宽、画表格线、定义组合单元、输入固定项目内容、定义单元属性、设置关键字、录入单元公式和保存报表。

（一）报表的单元属性

报表的单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。单元类型有数值型、字符型和表样型。

数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可以直接输入，也可以由单元中存放的公式运算生成。在建立一个新表时，所有单元的单元类型均默认为数值型。

字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入，也可以由单元公式生成。

表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号、数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。

（二）关键字

关键字是一种特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

UFO报表管理系统共提供了以下6种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。(www.daowen.com)

（1）单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称；

（2）单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号；

（3）年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度；

（4）季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度；

（5）月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份；

（6）日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期。

除此之外，UFO报表管理系统有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。