定义转账凭证是进行期末账务处理的第一步。自动转账凭证必须先定义后使用。其过程是先登记一个转账凭证模板，然后对转账凭证模板进行定义。登记转账凭证模板包括设置转账序号、输入转账摘要、选择凭证类型等；转账凭证模板的定义包括设置科目编码、方向及金额公式等。定义转账凭证主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、期间损益结转、汇兑损益结转等。

（一）自定义转账设置

由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义自动转账凭证，以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、税金的计算及期间损益转账凭证的设置等。

自定义转账设置的内容包括转账序号、转账说明、凭证类别、摘要、科目编码、部门、项目、方向、金额公式等。其中，摘要是录入每笔转账业务的主要文字说明，如果预先设置了常用摘要，则可单击“参照”按钮参照输入；科目编码是录入每笔转账凭证的科目，可单击“参照”按钮参照输入；方向是指结转科目的结转借贷方向；金额公式可以录入计算公式，也可使用“参照”按钮，通过“公式向导”选择“公式名称”“函数名”“科目”等，完成自动转账的设置。

1.输入转账目录条件

定义计提短期借款利息业务的自动转账分录格式。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口中，单击“期末”→“转账定义”→“自定义结转”，打开“自定义转账设置”对话框。

（2）单击“增加”按钮，打开“转账目录”对话框。

（3）输入转账序号“0001”、转账说明“计提短期借款利息”，单击“凭证类别”下拉列表框中的下三角按钮，选择“转　转账凭证”选项，如图5-59所示。

图5-59　“转账目录”对话框

2.定义借方转账分录信息

【例5-3】按短期借款期末余额的0.2%计提短期借款利息。

借：财务费用/利息支出（660301）　QM（2001，月）∗0.002

贷：应付利息（223101）　JG（）

【操作步骤】

（1）在“转账目录”对话框中，单击“确定”按钮，返回到“自定义转账设置”对话框，单击“增行”选项，如图5-60所示。

图5-60　自定义转账设置

（2）输入科目编码“660301”，双击“金额公式”栏，出现“参照”按钮，单击“参照”按钮，打开“公式向导”对话框，如图5-61所示。

（3）选择公式名称“期末余额”或函数“QM（）”。

（4）单击“按默认值取数”单选按钮，选中“继续输入公式”复选框，再单击“乘”单选按钮。

（5）单击“下一步”按钮，输入常数“0.01”，单击“完成”按钮，返回“自定义转账设置”对话框，如图5-62所示。

（6）单击“增行”选项，选择科目“计提短期借款利息（223101）”。

图5-61　公式向导

图5-62　自定义结转账设置

（7）打开“公式向导”对话框，选择公式名称“取对方科目计算结果”或函数“JG（）”。

（8）单击“保存”按钮，单击“退出”按钮退出。

【注意】

转账序号不是凭证号，其可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。

转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账凭证对应一个转账序号。

转账科目为末级科目，部门可为空，表示所有部门。

科目缺省，取对方所有科目的金额之和。

如果使用应收应付款管理系统，在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。

如果公式的表达式明确，可以直接输入公式；输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可以采用向导方式输入金额公式。

3.定义贷方转账分录信息

计提短期借款利息业务的自动转账分录的贷方信息：科目“应付利息”、金额公式“JG（）”。

【操作步骤】

（1）在“转账目录”对话框中，单击“确定”按钮，返回到“自动转账设置”对话框。

（2）输入科目编码“2231”，双击“金额公式”栏，出现“参照”按钮，单击“参照”按钮，打开“公式向导”对话框，如图5-63所示。

（3）选择公式名称“取对方科目计算结果”或函数名“JG（）”。(www.daowen.com)

（4）单击“下一步”按钮，选择科目。

（5）此处科目缺省，单击“完成”按钮返回。

图5-63　公式向导

（二）对应结转设置

对应结转功能只能结转期末余额，它用于两个科目之间一对一的结转，也可以用于科目的一对多结转。对应结转的科目可以是上级科目，但其下级科目必须一一对应，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

对应结转设置需要输入的主要项目包括编号、转出科目、转入科目及凭证类别等。

【例5-4】定义“制造费用4105”结转至“生产成本4101”，系数“1”。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口中，单击“期末”→“转账定义”→“对应结转”，打开“对应结转设置”对话框。

（2）输入编号“0002”，单击“凭证类别”下拉列表框中的下三角按钮，选择“转　转账凭证”选项，输入摘要“对应结转”。

（3）输入或单击“参照”按钮，选择转出科目编码“5101”；单击“增行”按钮，输入转入科目编码“500104”、结转系数“1”，如图5-64所示。

图5-64　对应结转设置

（4）单击“保存”按钮。

（5）单击“增加”按钮，继续定义其他对应结转分录，再单击“退出”按钮。

【注意】

对应结转只结转期末余额。

一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可以不相同。

如果同一凭证转入科目有多个，并且同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。

（三）销售成本结转设置

此功能是将月末库存商品销售数量乘以库存商品的平均单价来计算各类库存商品的销售成本并进行结转。在设置销售成本结转时，要求库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目下的明细科目必须设置为数量核算，并且这三个科目的下级必须一一对应，同时，都不能带辅助账类核算。如果想对辅助类的科目进行成本的自动结转，可以在“自定义转账”中进行定义。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口中，单击“期末”→“转账定义”→“销售成本结转”，打开“销售成本结转设置”对话框。

（2）单击“凭证类别”下拉列表框中的下三角按钮，选择“收　收款凭证”选项。

（3）输入或单击参照按钮，选择库存商品科目“140502”、商品销售收入科目“6001”、商品销售成本科目“6401”，如图5-65所示，单击“确定”按钮返回。

图5-65　销售成本结转

【注意】

库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目的账簿格式必须是数量金额式。

一张凭证可以定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可以不相同。

库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目的下级科目的结构必须相同，并且都不能带往来辅助核算，如果想对带往来辅助核算的科目结转成本，需到“自定义转账”中定义。

（四）期间损益结转设置

为了及时反映企业利润的盈亏情况，在一个会计期间终了时，需要将损益类科目的余额结转到本年利润中去。期间损益结转设置可以对管理费用、营业费用、账务费用、主营业务收入、其他业务收入、营业外收入、营业外支出、投资收益等科目进行设置。

此外，有外币核算业务的单位也可以通过设置汇兑损益结转，在期末对汇兑损益进行自动计算并自动结转。注意，系统中已经设置好了期间损益结转，学生可以不用再设置。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口中，单击“期末”→“转账定义”→“期间损益”，打开“期间损益结转设置”对话框，如图5-66所示。

（2）单击“凭证类别”下拉列表框中的下三角按钮，选择“转　转账凭证”选项，输入本年利润科目或单击“参照”按钮，选择“4103”。

（3）单击“确定”按钮。

图5-66　期间损益结转设置

【注意】

本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。