出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账，以及为长期未达账提供审计报告。

（一）查询日记账及资金日报表

现金日记账功能用于查询现金日记账，现金科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。可在“我的账簿”中选择已保存的查询条件，或设置新的查询条件进行查询。

银行日记账功能用于查询银行日记账，银行科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。

资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表，在企业财务管理中占据重要位置。

【操作步骤】

（1）首先重新注册更换操作员，在“总账”窗口中，单击“出纳”菜单中的“资金日报”菜单，打开“资金日报表查询条件”对话框。

（2）输入日期或单击“参照”按钮选择日期。

（3）单击“确认”按钮，即可显示当日的资金日报表。

（二）银行对账

银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。在计算机总账系统中，要求银行对账的科目是在设置科目时定义为“银行账”辅助账类的科目。

系统提供两种对账方式：自动对账和手工对账。自动对账，即由计算机进行银行对账，是计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、勾销；手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账项未勾出来而被视作未达账项。为了保证银行账能够彻底、准确，可以通过手工对账进行调整勾销。

银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初数据、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。

1.录入银行对账期初数据

第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。

【操作步骤】

（1）在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“银行对账期初录入”，打开“银行科目选择”对话框。

（2）选择“工行存款”，单击“确定”按钮，打开“银行对账期初”对话框，如图5-47所示。

图5-47　“银行对账期初”对话框

（3）单击日期按钮，确定启用日期为“2018.04.01”；在“单位日记账”和“银行对账单”的“调整前余额”栏中输入数字。

（4）单击“对账单期初未达项”按钮，打开“银行方期初”对话框，如图5-48所示。

图5-48　“银行方期初”对话框

（5）单击“增加”按钮，分别输入对账单和日记账期初余额，单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

【注意】

在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。

2.录入银行对账单

要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。

【操作步骤】

（1）在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“银行对账单”菜单，打开“银行科目选择”对话框。

（2）选择“工行存款”，单击“确定”按钮，打开“银行对账单”窗口，如图5-49所示。

图5-49　“银行对账单”窗口

（3）单击“增加”按钮，输入银行对账期初数据，单击“保存”按钮。

（4）单击“退出”按钮。

【注意】

输入每笔经济业务的金额后，按Enter键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。

若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。

3.银行对账

银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。

【操作步骤】(www.daowen.com)

（1）在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“银行对账”，打开“银行科目选择”对话框。

（2）选择“工行存款”，单击“确定”按钮，打开“银行对账”窗口，单击“对账”按钮，打开“自动对账”对话框，如图5-50所示。

图5-50　“自动对账”对话框

（3）单击日期按钮，选择截止日期“2018-04-30”；单击“日期相差12之内”“结算票号相同”“结算方式相同”复选框，取消这个对账条件的限制，以最大条件进行银行对账。

（4）单击“确定”按钮，系统进行自动对账，并显示自动对账结果，如图5-51所示。

图5-51　银行自动对账

【注意】

对账条件中的方向、金额相同是必选条件。

对账截止日期可以录入，也可以不录入。

对于已达账项，系统自动在单位日记账和银行对账单双方的“两清”栏上打上红圆圈标志，其所处行背景色变为绿色。如果没有红圆圈，可能就是未达账款。

有时可能存在不规范的人工录入情况，造成自动对账无法勾销，此时可以使用手工对账功能。双击左右两侧的对应记录，系统显示手工对账两清的标记“√”。

单击“检查”按钮，系统在“对账平衡检查”对话框中显示平衡检查结果。如果不平衡，则需继续通过手工对账功能进行调整，直至平衡为止。

4.编制余额调节表

对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。

【操作步骤】

（1）在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“银行对账”，打开“余额调节表查询”对话框。

（2）单击“查看”按钮，可查看详细的银行存款余额调节表，如图5-52所示。

图5-52　查看银行存款余额调节表

【注意】

此余额调节表截止到对账截止日期，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。

5.核销已达账

在总账系统中，用于银行对账的单位日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过对上述对账的结果和对账明细情况的查询，确信对账准确后，可以通过核销已达账功能核销用于对账的单位日记账和银行对账单的已达账项。

1）查询对账勾对情况

在进行核销已达账之前，应先查询单位日记账及银行对账单的对账结果，用户在检查无误后，即可核销已达账项。核销后的单位日记账及银行对账单的数据将不再参与以后的银行存款的勾对。

【操作步骤】

①在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“查询对账勾对情况”，打开“银行科目选择”对话框。

②选择“工行存款”，单击“确定”按钮，打开“查询银行勾对情况”窗口，单击“银行对账单”和“单位日记账”选项卡进行检查，如图5-53所示。

③检查无误后，单击“退出”按钮。

图5-53　查询银行勾对情况

2）核销银行账

核销用于对账的单位日记账和银行对账单的已达账项，核销后已达账项消失，不能被恢复。如果银行对账不平衡，则不能使用核销银行账的功能。核销银行账不影响单位日记账的查询和打印。

【操作步骤】

①在“总账”中，单击“出纳”→“银行对账”→“核销银行账”，打开“核销银行账”对话框。

②选择“工行存款”，单击“确定”按钮，系统弹出“您是否确实要进行银行账核销？”的提示对话框。

③单击“退出”按钮，银行账核销完毕，如图5-54所示。

图5-54　核销银行账