为了保证会计数据连续、完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前，还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。一般情况下，资产、费用类科目余额在借方，负债、所有者权益、收入、利润类科目余额在贷方。如果是数量金额类科目，还应输入相应的数量和单价；如果是外币科目，还应输入相应的外币金额。

在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。数据录入完毕后，为了保证数据的准确性，满足数据间的平衡关系，系统将自动对数据进行校验。

（一）录入基本科目期初余额

图5-3　总账系统基本工作流程

期初余额栏有三种颜色：白色的可以直接输入数字；灰色的是有下级科目的，不能直接输入数字，当在其下级明细科目中输入了数字，在此上级科目中就会自动出现汇总数字；黄色的也不能直接输入数字，双击就会打开辅助项，只要在辅助项中输入有关数据，在此栏就会出现汇总辅助项的数据。

【操作步骤】

（1）以账套主管（001）身份注册企业应用平台，在用友ERP-U8门户窗口单击“业务工作”→“财务会计”→“总账”，打开“总账”窗口，双击“设置”菜单下的“期初余额”，打开“期初余额录入”对话框。

（2）在“1001库存现金”科目的期初余额栏，输入期初余额“6875.70”，如图5-4所示。

【注意】

如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，并且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

图5-4　期初余额录入

非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

出现红字余额用负号输入。

修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。

凭证记账后，期初余额变为只读状态，不能再修改。

总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。

余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。

（二）录入辅助账期初余额

1.客户（供应商）往来辅助期初余额

【操作步骤】

（1）在“期初余额录入”对话框中，将光标移到“1122应收账款”科目所在行，系统提示这是“客户往来”。

（2）双击“期初余额”栏，打开客户往来窗口，如图5-5所示。

图5-5　辅助期初余额客户往来窗口

（3）单击“增行”按钮，单击选择对应的客户，如图5-6所示。

图5-6　辅助期初余额客户选择

（4）系统默认方向为“借”，输入期初余额“60 000”，如图5-7所示。

（5）用同样的方法录入其他客户的数据。

（6）输入完成后，单击“退出”按钮，此时“应收账款”期初余额栏内显示金额“157 600”。

图5-7　客户往来辅助期初余额录入

【注意】

如果使用应收应付款管理系统，则应该到应收应付款管理系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额，然后将总账与应收应付款管理系统余额对账。

2.个人往来辅助期初余额

【操作步骤】(www.daowen.com)

（1）在“期初余额录入”对话框中，将光标移到“1221其他应收款”科目所在行，系统提示这是“个人往来”。

（2）双击“期初余额”栏，打开个人往来窗口，如图5-8所示。

图5-8　辅助期初余额个人往来窗口

（3）单击“增行”按钮，直接在文本框中输入，或双击后单击“参照”按钮选择，在部门中输入“总经理办公室”、个人中输入“肖剑”，如图5-9所示。

图5-9　辅助期初余额个人往来录入

（4）系统默认方向为“借”，输入期初余额“2 000”。

（5）用同样的方法录入第二个借款人的数据。

（6）输入完成后，单击“退出”按钮，此时“其他应收款”期初余额栏内显示金额“3 800”。

3.项目核算期初余额

【操作步骤】

（1）在“期初余额录入”对话框中，将光标移到“1604在建工程”科目所在行，系统提示这是“项目核算”。

（2）双击“期初余额”栏，打开项目核算“辅助期初余额”对话框。

（3）单击“增行”按钮，直接输入“普通打印纸”，或双击后单击“参照”按钮，选择“普通打印纸”；系统默认方向为“借”，输入期初余额“4 800”。

（4）用同样的方法录入第二个项目的数据，如图5-10所示。

图5-10　项目核算辅助期初余额录入

（5）输入完成后，单击“退出”按钮，此时“其他应收款”期初余额栏内显示金额“4 000”。

（三）试算平衡

期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成，校验完成后，系统会自动生成一个校验结果报告。如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正后，再次进行试算平衡，直至平衡为止。

【操作步骤】

（1）在“期初余额录入”对话框中，首先单击“刷新”按钮，再单击“试算”按钮，查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，如图5-11所示。

（2）单击“确认”按钮。

【注意】

如果期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。

如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

如果对账后发现有错误，可以单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。

（四）对账

【操作步骤】

（1）在“期初余额录入”对话框中单击“对账”按钮，打开“期初对账”对话框，如图5-12所示。

（2）单击“开始”按钮，对当前期初余额进行对账。

图5-11　试算平衡结果

图5-12　期初对账

【注意】

如果对账错误，则需要找到错误并修改，直至对账正确。