在会计核算中，将数据按部门逐级分类汇总，是常用的数据分类方法之一。因此，一个企业的组织结构对于会计核算体系的设置具有重要意义。

（一）部门档案设置

部门档案就是将企业组织结构按照系统要求所形成的软件系统分类方案。它是会计科目中要进行部门核算时的部门名称，以及个人往来核算中的职员所属部门的名称。部门档案包含部门编码、名称、负责人等信息。

部门编码符合编码级次原则，必须录入且必须唯一，保存后不能进行修改；部门名称必须录入；部门负责人、电话、地址、备注等部门辅助信息，可以为空；部门属性输入的是车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，可以为空；信用信息，包括信用额度、信用等级、信用天数等，是指该部门对客户的信用权限，可以为空。如果在销售管理系统——信用控制中选择“部门信用控制”，则也应在这里输入相应信息。

【例4-2】进行部门档案的设置。

【操作步骤】

（1）双击“机构人员”中的“部门档案”，打开部门档案设置窗口。

（2）单击“增加”按钮，在“部门编码”栏输入“1”，“部门名称”输入“管理中心”，“部门属性”输入“管理”，其他栏目可为空；其中，负责人不能设置，以后设置完“职员档案”后再补录。

（3）单击“保存”按钮，“职能科室”增加到部门目录中并在左窗中显示。

（4）重复第（2）（3）步，可设置其他部门，如图4-6所示。

（5）设置完毕后，单击“刷新”按钮，然后单击“退出”按钮，返回“基础档案”窗口。

【注意】

部门编码必须符合在分类编码方案中定义的编码规则。

由于此时还未设置“人员档案”，部门中的“负责人”暂时不能设置。如果需要设置，必须在完成“人员档案”设置后，再回到“部门档案”中以修改的方式补充设置。

部门编号不能修改，其他信息均可修改。若部门被其他对象引用，就不能被删除。

（二）人员类别设置

企业通过人员类别的分类与设置对企业中不同类别的人员进行分类设置和管理。一般是按树形层次结构进行分类，系统预置在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级类别，用户可以自定义扩充人员子类别。

人员类别与工资费用的分配、分摊有关，工资费用的分配及分摊是薪资管理系统的一项重要功能。人员类别设置的目的是为工资分摊生成凭证设置相应的入账科目做准备，可以按不同的入账科目需要设置不同的人员类别。

人员类别设置的主要内容包括档案编码和档案名称。档案编码和档案名称不能为空且不能重复。

图4-6　部门档案设置

【例4-3】进行人员类别的设置。

【操作步骤】

（1）双击“机构人员”中的“人员类别”，打开人员类别设置窗口。

（2）单击“在职人员”，然后单击“增加”按钮，出现“增加档案项”对话框，在相应的栏目中输入对应的数据。例如，在“档案编码”栏输入“1001”，在“档案名称”栏输入管理人员。

（3）单击“保存”按钮，保存数据。(www.daowen.com)

（4）重复第（2）（3）步，可设置其他职员，如图4-7所示。

图4-7　人员类别设置

（5）设置完毕后，在职员档案设置窗口单击“刷新”按钮，然后单击“退出”按钮返回“机构人员”窗口。

【注意】

人员类别是人员档案中的必选项目，需要在人员档案建立之前设置。

顶层人员类别由系统预置，不能增加。

人员类别名称可以修改，但已使用的人员类别名称不能删除。

（三）人员档案设置

人员档案主要用于设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息。除固定资产和成本管理模块外，其他模块均需使用人员档案。需要注意的是，人员一般是按部门分类的，因此，一般必须先设置好部门档案，才能在这些部门下设置相应的人员档案。

人员档案中包含的基本信息有人员编码、人员姓名、性别、行政部门、人员属性、人员类别等。其中人员编码必须录入且必须唯一，一经保存，不能修改；人员姓名必须录入，但可以重复和随时修改。

【例4-4】进行人员档案的设置。

【操作步骤】

（1）双击“机构人员”中的“人员档案”，打开人员档案设置窗口。

（2）选取窗口左侧的职员所在部门，然后单击“增加”按钮，出现增加职员对话框，在相应的栏目中输入对应的值。例如，“人员编码”栏输入“101”，“人员名称”栏输入“肖剑”，“人员类别”选择“企业管理人员”，“行政部门”栏选择“总经理办公室”。如果是业务员，则需要在“是否业务员”前面打“√”（“是否业务员”用于后面个人往来辅助核算）等，如图4-8所示。

图4-8　人员档案添加

（3）输入职员信息后，单击“保存”按钮，保存数据，单击“退出”按钮退出。

（4）重复第（2）（3）步，可设置其他职员，如图4-9所示。

（5）设置完毕后，在职员档案设置窗口单击“刷新”按钮，然后单击“退出”按钮，返回“基础档案”窗口。

图4-9　人员档案

【注意】

人员编码必须唯一，行政部门只能是末级部门。

如果该员工需要在其他档案或其他单据的“业务员”项目中被参照，需要选中“是否业务员”选项。