在电算化会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、存储和输出与手工流程相比都发生了很大的变化，如图2-3所示。

（一）数据输入

在电算化会计信息系统中，会计数据的输入方式有以下几种：

图2-3　电算化会计数据处理的一般流程

1.直接输入方式

直接输入方式是指财会人员根据原始凭证或记账凭证（如销售发票、出差单据等），通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机存入凭证文件的一种方式。采用这种方式输入的凭证称为人工凭证，类似于手工填制凭证。

2.间接输入方式

间接输入方式也称脱机输入方式。财会人员首先将会计数据录制在磁介质上，然后将其转换成计算机所能接收的凭证，并保存在凭证文件中。

3.自动输入方式

自动输入方式是指计算机自动编制凭证，并保存在凭证文件中。这种方式生成的凭证称为机制凭证，包括以下两种。

（1）各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证。如固定资产子系统转来的固定资产增加、减少、计提折旧等凭证；材料子系统转来的材料、发料等凭证；工资子系统转来的工资费用分配凭证；销售子系统转来的销售凭证等。

（2）财务子系统自身自动生成的机制凭证。如月末辅助生产费用的分配结转凭证；月末制订用的结转凭证；月末把本期销售成本、销售税金、期间费用、销售收入等科目余额结转年利润科目等形成的凭证等。

由于机制凭证是计算机自动生成的，它不需要人工干涉，所以这种方式产生的凭证及时、准确、效率高。

（二）数据处理

在电算化会计信息系统中，会计数据处理工作都是由计算机自动完成的，目前最常见的会计数据处理方式有以下两种。(www.daowen.com)

1.成批处理

成批处理是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。例如，输入并审核1～50张凭证后，要求计算机对这50张凭证进行记账，或者输入并审核了一天或一周的凭证后，要求计算机对一天或一周的凭证进行记账。计算机会自动、准确、高速地将这些数据分别登记在总账、明细账、日记账等“电子账簿”中。由于登记账簿的工作是由计算机自动完成的，不会出现人工记账时的错误，所以不需要进行总账和明细账的核对、总账和日记账的核对。成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式。当财会人员发出成批处理的命令后，计算机便进行成批处理。在处理过程中，人和计算机不发生任何交互作用，财会人员一般不需要介入，计算机便自动、高速地完成工作。

2.实时处理

实时处理就是当产生一次数据或会计人员有一次要求时，计算机就立即进行一次处理。例如银行办理存取款业务，就必须进行实时处理，否则就会发生差错。实时处理要求计算机必须随时接受处理要求，及时进行处理，对系统的响应时间、可靠性、安全性要求都比较高。目前很多财务软件已经具备实时处理的功能。

（三）数据输出

在电算化会计信息系统中，会计数据是保存在磁性介质的文件中的，会计信息的使用者要看到这些信息，就要从磁性介质的文件中提取信息并输出。会计信息输出常见的方式有以下几种。

1.屏幕显示输出

屏幕显示输出是指计算机以字符或图形的形式，将磁性介质文件中的会计数据按照会计人员的要求输出到显示器上。这种输出方式的特点是信息的使用者可以准确地获取所需的信息，尽管这些信息是临时性的，不能长期保存，但可以实现交互式信息输出，并且时间很快，一般可用于随机查询信息。

2.打印输出

打印输出是指计算机以字符或图形的形式，将磁性介质文件中的会计数据按照会计人员的要求输出到打印机，并打印到纸上，形成可以长期保存和阅读的纸质资料。这种输出方式的特点是会计信息的使用者可以方便、快捷地得到永久性拷贝资料，并可以长期保存。

3.移动存储设备

移动存储设备是指将会计信息系统中，无论是凭证、账簿还是会计报表，所有会计数据都以文件形式保存在磁性介质中，肉眼无法看见，必须借助计算机才能查看。

（四）数据存储

在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿还是会计报表，都是以数据库文件形式保存在磁性介质中的。

在电算化会计信息系统中，原来手工处理过程中的登记总账、明细账、日记账及根据账簿编制报表等操作将由计算机自动完成，处理速度快，数据准确性高。同时，由于数据输出方式的变化，使信息输出速度和质量都有了很大的提高，并且网络技术的应用也为数据共享提供了极大的便利。