通过接单作业及信息处理作业，使订单进入物流配送中心进行输入、查实、确认和库存分配等处理，最后生成发货指示书。根据发货指示书可以进行拣货、发货、配送、用户验收签字、结账。因此，对于订单在物流过程中的执行情况，必须进行实时跟踪和处理，以确保订单有效执行。

（一）订单状态追踪

随着物流过程的进展，订单状态也随之而变化，主要有以下几种。

1.已输入订单

把用户订单输入系统中，其内容有商品品项、数量、单价和交易配送条件等。此订单也是发货依据。

2.已分配订单

经过输入确认的订单可进行库存分配作业，并进一步确认订单是否如数拣货。一旦发生缺货应及时处理。

3.已拣货订单

经过库存分配产生的发货订单，是实际的拣货基础。

4.已发货订单

已拣货订单经过分类、装车、发货后，变成已发货订单。

5.已收款订单

已发货订单经过用户的确认验收后，便是实际发货的资料。这种资料是收款的依据。根据这种资料制作发票，便于用户申请款项。收到款项的发货订单就是收款订单。

6.已结案订单

已收款订单经过内部确认后变成已结案订单。已结案订单表示和用户的交易活动已经结束，其成为历史交易档案。

（二）订单相关档案记录

1.订单相关资料及档案

（1）预计销售资料及不合格资料。客户的原始订单资料或电子订货接收的电子订货资料进入订单处理系统，经过确认核实后，将正确的订单资料记录为预计销售资料文件，而不合格的订单资料记录为不合格资料文件。

（2）已分配而未出库销售资料、缺货资料、合并订单档案、补送订单档案。预计销售资料经过库存分配后，转为已分配、未出库销售资料。而分配后缺货的资料记录为缺货资料文件，缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。

（3）已拣货而未出库销售信息包括缺货信息、转录信息、补送信息等。已分配、未出库销售资料经过打印拣货单后转为已拣货、未出库销售资料，如果拣货后发现缺货则转录为缺货资料文件，缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。

（4）在途销售资料。已拣货而未出库资料，出货配送后即转为在途销售资料。

（5）销售资料。在途销售资料经过客户签收确认后即转为销售资料，此为实际的销售资料，为应收账款系统的收款资料来源。

（6）历史销售资料。销售资料经过结账后即为历史销售资料。

2.订单状态资料的查询打印(www.daowen.com)

当订单的状态及相关档案记录完毕后，就可以随时查询并打印订单的状况资料。例如：

（1）订单状态明细表。

（2）未出货订单明细表。

（3）缺货订单明细表。

（4）未取款订单。

（5）未结案订单等。

（三）订单变化处理

一般而言，处理变化订单常遇到的情况有以下几种。

1.取消订单

由于各种原因，常有客户取消订单的情况。一旦客户取消订单就会造成损失，此时一方面要和客户协商；另一方面应从订单系统内部跟踪了解这个订单执行到了什么程度，详细掌握订单状态，然后取消订单交易。

若此订单处于已分配而未出库状态，则应从已分配、未出库销售信息中找到此笔订单，将其删除。与此同时，恢复相关商品的库存信息。若此订单处于已拣货而未出库销售状态，则应从已拣货、未出库销售信息中找到此笔订单，将其删除，并恢复相关品项的库存信息。之后，把已拣出的货品回库上架。

2.新增订单

在物流过程中，经常发生客户增加订单的情况。在这种情况下，首先查询客户订单执行状态，若接受增订，应及时追加此笔订单信息；若客户订单状态处于分配状态时，应修改已分配、未出库销售信息档案中的订单内容。

3.拣货时发现缺货

若现有存货数量无法满足客户需求，客户又不愿以替代品替代，则应按照客户意愿与公司政策来决定应对方式。其处理方式有以下几种。

（1）重新调拨。若客户不允许过期交货，而公司也不愿失去此客户订单时，则有必要重新调拨订单。

（2）补送。若客户允许不足额的订货等待有货时再予以补送，且公司政策也允许，则采用补送方式；若客户允许不足额的订货或整张订单留待下一次订单一起配送，则也可采用补送方式。

（3）删除不足额订单。若客户允许不足额的订货等待有货时再予以补送，但公司政策并不允许分批出货，则只好删除不足额订单；若客户不允许过期交货，而公司也无法重新调拨，则可考虑删除不足额订单。

（4）延迟交货。延迟交货主要包括以下两种情况：

①有时限延迟交货，即客户允许一段时间的过期交货，且希望所有订单一起配送。

②无时限延迟交货，即不论需要等多久，客户都允许过期交货，且希望所有订货一起送达。此时则应等待所有订货到达再出货。对于这种将整张订单延后配送的，也应将这些顺延的订单记录成档。

（5）配送时发现缺货。在物流配送过程中，装车点货时发现缺货，应从已拣货、未出库销售信息中找到这笔缺货订单，加以修改，并重新打印清单。

（6）拒收。当客户对物品和数量等有异议而拒收时，应从在途销售信息中找到此用户订单，并加以修改。