一个良好的货币资金内部控制应该达到以下几点:
▲货币资金收支与记账的岗位分离;
▲货币资金收支要有合理、合法的凭据;
▲全部收支及时准确入账;
▲控制现金坐支,当日收入现金应及时送存银行,并且支出要有核准手续;
▲按月盘点现金,编制银行存款余额调节表,以做到账实相符;
▲加强对货币资金收支业务的内部审计。
岗位分工及授权批准
●岗位分工
单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。
●授权批准
单位应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员对货币资金业务授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
图17-1 货币资金与各业务循环的关系
(资料来源:《审计与保证服务:整合法》第九版)(www.daowen.com)
单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
资产及相关实物的管理
●现金和银行存款的管理
单位应当加强对现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应及时存入银行。根据《现金管理暂行条例》的规定,结合本单位的实际情况,确定本单位现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。单位现金收入应当及时存入银行,不得用于直接支付单位自身的支出。因特殊情况需坐支现金的,应事先报经开户银行审查批准。单位借出款项必须执行严格的授权批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。
单位取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账。单位应当严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。单位应当严格遵守银行结算纪律,不准签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据,套取银行和他人资金;不准无理拒绝付款,任意占用他人资金;不准违反规定开立和使用银行账户。单位应当指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。单位应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理。
●票据及有关印章的管理
单位应当加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。
单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。
监督检查
单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期和不定期进行检查。
货币资金监督检查的内容主要包括:
(1)检查货币资金业务相关岗位及人员的设置情况,重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象;
(2)检查货币资金授权批准制度的执行情况,重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为;
(3)检查支付款项印章的保管情况,重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。
对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。
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