为了加强对采购与付款循环的有效管理和控制，采购与付款循环的主要凭证，除外部单证如供货单位的销售发票、提货单、运输部门的运单（或提单），以及银行机构的转账结算凭证以外，企业应制定相关的内部凭证。

典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：

请购单

请购单是由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。请购单一般应包括生产通知单编号，所需要的材料和零件的型号、数量，库存数量，请购数量等。请购单应由有关授权人员签字确认。

订购单

订购单是由采购部门填写，向另一企业购买指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。订购单应标明所需商品的品名、规格、数量、价格等。

验收单

验收单是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况等，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还应送交会计部门。

退货单

采购过程中，如发现所收的材料与合同、发货单明显不符时，应办理手续，予以退回。退回时应填制退货单。退货单一般应填列的内容包括原合同号数、原发票号数、退货原因、退货商品的名称、发票数量、退货数量、退货金额等。退货单应有授权人员的签字确认。

图14-1　采购与付款循环中的账户

（资料来源：《审计与保证服务：整合法》第九版）

卖方发票(www.daowen.com)

卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。

付款凭单

付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商，应付款金额和付款日期的凭证。它是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。

材料采购明细账

材料采购明细账应分别材料的类别，如原材料、辅助材料，燃料、包装物、低值易耗品等分设账页，根据收料单、付款凭证、发票账单等登记。

应付账款明细账

企业以赊销方式购入的商品验收合格后，应根据供应商提供的销售发票和企业内部的验收单等原始凭证登记应付账款明细账。企业应分别供应商登记，如需要按合同核算的，还应按合同明细核算。

转账凭证是记录转账业务的记账凭证

它是根据有关转账业务（即不涉及现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。

付款凭证

付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。

卖方对账单

卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差异等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。