理论教育 团队沟通的最佳方式

团队沟通的最佳方式

时间:2023-05-31 理论教育 版权反馈
【摘要】:沟通方式的分类有以下几种:1) 口头沟通、书面沟通、非语言沟通和电子媒介沟通语言沟通是利用语言、文字、图画和表格等形式进行沟通,包括口头信息沟通和书面信息沟通。非语言沟通在项目管理中得到越来越多的使用。非语言沟通是指通过某些媒介而非讲话或文字来传递信息,包括身体语言沟通、语调、物体操纵和手势,甚至空间距离等多种形式。公函、工作指令、红头文件等都是正式沟通的具体形式。

团队沟通的最佳方式

沟通一般是指人与人之间的信息交流过程。沟通方式的分类有以下几种:

1) 口头沟通、书面沟通、非语言沟通和电子媒介沟通

语言沟通是利用语言、文字、图画和表格等形式进行沟通,包括口头信息沟通和书面信息沟通。口头信息沟通是所有沟通形式中最直接的方式,它的优点是快速传递和及时反馈,缺点在于信息从发送者开始的接力式传送过程中,存在着巨大的失真可能性。书面沟通是指用书面形式所进行的信息传递和交流,如通知、文件、报刊和备忘录等。书面记录具有有形展示、长期保存、法律依据等优点;缺点在于书面沟通耗费时间较长,不能及时提供信息反馈。在项目管理环境中,通过文件、报告等形式的书面沟通是实际工作中采用的主要沟通形式。

非语言沟通在项目管理中得到越来越多的使用。非语言沟通是指通过某些媒介而非讲话或文字来传递信息,包括身体语言沟通、语调、物体操纵和手势,甚至空间距离等多种形式。身体语言沟通是通过动态无声的目光、表情、手势语言等身体运动或者是静态无声的身体姿势、空间距离及衣着打扮等形式来实现的沟通方式。此外,人们也能通过物体的运用、环境布置等手段进行非言语的沟通。

电子媒介沟通是随着沟通网络化后兴起的一种新的沟通方式。电子媒介沟通是书面沟通的电子媒介形式,即具有一部分书面沟通的优点,还能极大地满足项目信息交流快捷、信息量大以及留存性的要求,可以促进项目的信息沟通。但是,目前在我国,电子媒介沟通的有效性还没有得到法律确认,不能在正式的外部沟通中独自使用,只能作为其他方式的附带方式。在项目中的内部沟通上,为了加快信息发布和传递的速度,对可以采用电子媒介的沟通都附加采用,并以管理制度形式确立电子邮件的正式有效性。

2) 项目内部沟通和外部沟通

内部沟通就是指项目组织内部进行的沟通,它发生在组织的内部成员之间,发生的地点主要在组织的工作场所。例如,利用头脑风暴法激发灵感的会议,或者宣扬项目组织沟通氛围的行为。内部沟通作用是协调组织内部各成员的思想和行为,是项目组织行使管理职能的行为,在项目中它还可以激发灵感,激励成员,协调行为,使团队成员与组织的目标保持一致,以确保实现组织的整体目标。

外部沟通是项目组织与外部进行信息交流的过程。其作用是保证项目组织满足外部环境的要求,与外部环境相适应,组织可以通过和外部的沟通引入国际、国家标准,了解技术发展的方向,市场客户潜在的需求,以及获得政府支持,接受政府质量、安全等相关部门的监督和指导。(www.daowen.com)

3) 正式沟通和非正式沟通

正式沟通附带着组织的权威性,即是以组织信用做担保的沟通方式,因此正式沟通具有严肃性和权威性的特点,可以作为事后的依据。公函、工作指令、红头文件等都是正式沟通的具体形式。正式沟通的传递路线是沿着组织的组织结构或者层次系统逐层进行的,因此传递速度往往较慢,而且在沟通链条较长时信息损失较大。非正式沟通是指沿着正式沟通之外的途径所进行的沟通,非正式组织中进行的沟通都是非正式沟通。非正式沟通总是带有较大的虚假性,并在一定程度上损害正式组织的利益;但其传播速度快,只要运用得当还是有利于项目管理。在实际项目中,项目经理为了提高信息传递速度,往往在正式沟通之外同时采用非正式沟通渠道。

4) 上行沟通、下行沟通和横向沟通

项目管理中的上行沟通是指下级对上级的沟通。项目管理中由于制度的建设有一个渐进的过程,各方面的制度不够完善,上级因此往往具有更大的权力,处于沟通中的强势地位,其可以利用权势地位来主导沟通的内容和效果,所以上行沟通对下级来讲是一种有压力的沟通。下级传来的信息虽然是第一手材料,但是往往也会具有片面性,不能代表事务的总体情况,因此上行沟通对也是一场需要信息过滤的沟通。

下行沟通和上行沟通的传递方向相反。很多人简单地认为下行沟通就是下命令、布置工作或者通知事务,不需要下属的理解,都是单向的。但是在现代实际的项目管理之中,随着员工知识能力的不断增强,项目工作内容的繁杂,技术运用能力的增强和不断提高的精细化标准都要求沟通要更加的详尽、细致、准确,并满足人性化管理要求,因此下行沟通应该是一场开放心态的沟通。

横向沟通是指处于组织架构同一层面上的部门成员之间的沟通。在实践中,这种沟通的障碍在于个别部门过多地考虑本部门的利益、价值或想更多地占有资源。主要解决办法就是平衡利益、分清权责,所以是一场充满睿智、挑战的沟通,并要具有大度心态的沟通。

由上面的分析可以得出,上行沟通、下行沟通和横向沟通不但在沟通对象、沟通范围上存在着不同,而且还在沟通障碍上存在巨大的区别。所以在项目实践中,项目经理应分清类别,根据沟通的具体内容和要求,针对这三种方式的沟通障碍选择有效的沟通方式。

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