任何沟通活动都必须有沟通主体和渠道，其中沟通主体包括信息发送者(或称之为信息源)和信息接收者(或称之为信息终点)。沟通主体双方的沟通需要由一定的沟通渠道，并按照一定的沟通步骤实现信息交换和思想交流。图12-2列出了整个沟通过程的完整模式，沟通的主要步骤包括：信息发送者(即信息源)首先要确定自己所要沟通的信息和思想；使用能理解的语言和编码方式将信息或想法进行编码处理；确定合适的沟通渠道作为信息传递的媒介，如面谈、信息网络、信函等；信息接收者接受信息，并将信息进行内容转化与翻译；在汇总、整理、理解信息的基础上对信息发送者做出反馈行为。

图12-2　沟通模型

把信息看作一项产品，它的传输过程也涉及质量的问题。体现信息传输质量的标准有三条：准确性、完整性、及时性。(www.daowen.com)

(1) 准确性需要发布者具有较好的表达能力，能够准确表述自己的思想，也需要接受者具备较强的理解能力，能够准确地领悟对方表达的概念。另外，传输过程中其他环节的工作质量也会影响到信息传输的准确性。准确性要求在信息传输流程中把误差率控制在最小的范围内，是这三条指标中最难达到的。

(2) 完整性要求发布者有意愿也有能力提供完整的信息，同时接受者有意愿完整接受和理解。信息传输中最经常出现信息本身不完备；沟通过程不充分；信息传输过程中的过滤造成信息衰减等问题。

(3) 及时性要求信息及时送达相关干系人，信息接受者及时反馈接受质量。项目管理中与决策相关的信息大多都有时效性，信息沟通滞后往往造成决策失误或延误，构成项目风险。项目干系人和团队成员重视不够，组织架构沟通层次过多而导致低效率信息传递，这些都是信息沟通不及时的原因。