沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。制订项目沟通管理计划的依据有以下几点：

(1) 确定沟通的干系人。沟通对象是客户还是老板，是供应商还是团队成员。与谁沟通是沟通计划的首要问题，沟通对象确定了，后面一系列的问题由此而定。

(2) 信息需求的时效性。一方面是沟通对象什么时候需要信息，另一方面是需要何时从沟通对象那里获得信息。例如，项目投资人需要了解项目财务状况的截止日期，或者要求供应商递交标书的最后期限。

(3) 项目本身的特点。这将决定信息沟通的特点。例如，IT 行业项目中的信息交流可能更多依赖电子文件的传输；而服务业的项目，可能会更多地依赖微笑服务之类的非语言方式与客户沟通。

(4) 参与人员的素质。这将决定你采取什么方法，并在什么层面上进行沟通。如果参与沟通的人员均为懂得电脑的技术人员，那么最好的办法是使用网络，并且可以运用曲线图表之类的技术工具阐述问题。如果你的客户多是文化水平较低的家庭妇女，那么在介绍商务理念时就需要使用比较通俗并带有人情味的语言。

(5) 沟通工具的功效。如果你学会了发视频或语音，自然就知道在什么情况下使用它能方便沟通。要是你掌握了甘特图和箭线图的功能区别，就该知道在表达时间计划时是使用甘特图或者箭线图。

(6) 项目管理计划。各项管理计划决定了什么时候需要与哪些干系人沟通，多长时间沟通，沟通内容是什么。例如，成本管理计划需要定期与投资者沟通，质量管理计划需要定期与客户沟通。

项目沟通管理计划包括如下信息：干系人的沟通需求；需要沟通的信息，包括语言、格式、内容和详细程度；发布信息的原因；发布信息及告知收悉或做出回应(如适用)的时限和频率；负责沟通相关信息的人员；负责授权保密信息发布的人员；将要接收信息的个人或小组；传递信息的技术或方法，如备忘录、电子邮件和/或新闻稿等；为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径；随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法；通用术语表；项目信息流向图、工作流程(兼有授权顺序)、报告清单和会议计划等；沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。

沟通管理计划中还可包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件信息等的指南和模板，沟通管理计划中也应包含对项目所用网站和项目管理软件的使用说明。(www.daowen.com)

表12-1是一个关于项目沟通管理计划的初始模板，该模型每一行都包括了与特定项目文件有关的信息。

(1) 文件包含了以下内容：项目章程，合同和附加条款，项目沟通计划，要求，项目范围，质量方法，工作分解结构，责任分配模型，网络图，时间进度表，预算，风险管理计划，项目程序，工程变更通知，设计文件，图纸，说明书，材料清单，安装手册，培训手册，考核计划，考核结果，正式验收，议事日程，会议记录，可提供时间和已完成报告，出差申请和费用报告，进程报告，分包合同和变更方案，采购订单和发货单。

(2) 发送方应是负责创建或准备文件的人的姓名或职务。

(3) 日期频度可以是文件必须完成并发放到接收人手中的具体时间。例如，像初步说明这样的要验收的项目文件，客户都会要求完工日期，并且这些文件同项目的按进度付款相联系。其他的像进度报告这样的文件，通常要定期完成并发布，可以是一周一次或一月一次。还有一些文件，如合同修订、采购订单、修改图纸或说明书等，可能就没有限定日期或要求定期发布，但是基本上随时都可能会用到它们。

(4) 接收方包括接收文件的人的姓名和职务。这一项可视为一个文件的通信组列表。

(5) 行动要求说明了在接收者接到文件后各自应该采取的行动。例如，把一个文件发给利益相关者可能只是为了收集信息，也可能提供给接收者来检查和给出一个文件，这个文件可以是一个设计或报告。

(6) 备注这一项可能包含特殊的注解或针对特殊情形的文件，如在一周内要交的申请，要翻译成西班牙语的文件，涉及专利权或机密的文件等。

表12-1　项目沟通管理计划