沟通需求分析是确定项目干系人的信息需求，包括确定所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值的过程。项目资源只能用来沟通有利于项目成功的信息，或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。

项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总量为n(n-1)/2，其中，n 代表干系人的数量。例如，有10个干系人的项目，就有10×(10-1)/2=45条潜在沟通渠道。因此，在规划项目沟通时，需要做的一件重要工作就是，确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接收何种信息。

常用于识别和确定项目沟通需求的信息包括(但不限于)：组织结构图；项目组织与干系人之间的责任关系；项目所涉及的学科、部门和专业；有多少人在什么地点参与项目；内部信息需要(例如何时在组织内部沟通)；外部信息需要(例如何时与媒体、公众或承包商沟通)；来自干系人登记册的干系人信息和沟通需求。

按照框架式思维模式，我们可以把项目沟通的需求内容提炼为5W：WHO， WHAT， WHEN， WHERE， WAY。这5W 问题有了答案，干系人及其需求就基本明确了。

(1) WHO。与谁沟通，要确定需要沟通的干系人。若以项目经理为中心来看，他需要对项目发起人和投资人负责；授权并鼓励团队成员和技术骨干努力工作；满足客户和政府相关部门的需求和法规；从供应商或分包商那获取资源和劳务支持；与同业竞争者、新闻媒体、项目支持者和项目反对者进行周旋。(www.daowen.com)

(2) WHAT。沟通什么内容，这个内容包括两个方面：一是需要向WHO 发布哪些信息，例如，向高层领导汇报项目进展情况，向下面的员工下达分工任务指令；二是需要从WHO 获得哪些信息，例如，从前面客户处获取他们的质量需求，从后面的供应商处获得其报价。

(3) WHEN。信息需求时效性和沟通的时间跨度(周期)。

(4) WHERE。在何处沟通，在会议室，还是在餐馆，或是高尔夫球场。

(5) WAY。选择干系人喜欢并熟悉的方式进行沟通，例如，与老板沟通，要看对方喜欢口头汇报还是文字报告，喜欢看电子文件还是打印文件，这些都需要事先调查清楚，作为后续计划的依据。