从管理角度而言，合同收尾是一个处理合同结束的程序(过程)，包括解决所有遗留问题，它标志着采购的真正结束。合同收尾既是产品验收，也是行政收尾。合同条款和条件可以规定合同收尾的具体手续。

合同收尾一般有两种情况，一种是项目已经按照合同要求完成，合同收尾就是了结合同并结清账目，包括解决所有尚未了结的事项；另外一种情形就是合同没有全部履行而提前终止，是一种特殊的合同收尾，也必须进行总结分析。

在合同收尾过程中，应该对从项目采购计划到合同管理过程的所有合同文件(Contract Documentation)进行采购审计，生成包括完整索引在内的合同文档(Contract File)作为整个项目记录(Project Records)的一部分。同时，按照在合同中规定的与验收和收尾有关的要求，向供应商提供合同完成的正式书面通知。项目采购合同收尾过程如图11-11所示。

图11-11　项目采购合同收尾过程

1) 合同收尾的依据

(1) 采购管理计划。采购管理计划主要说明如何管理从制订采购文件到合同收尾的采购过程，即全面描述了未来所需开展的采购工作的计划和安排，包括从项目采购的具体工作计划到招投标活动的计划安排以及有关供方的选择、采购合同的签订、实施及合同收尾等各项工作的计划安排。

(2) 合同管理计划。对于重大采购项目而言，将依据合同买方规定的具体内容(例如，买卖双方必须遵守的文件、交付和性能要求)编制合同管理计划，该计划涵盖了合同整个生命期内的合同管理活动。合同管理计划是项目管理计划的子计划。

(3) 合同文件。合同文件包括但不限于合同以及所有支持性进度计划、未批准的合同变更请求和批准的变更请求。合同文件也包括卖方制订的技术文件和其他工作绩效信息，例如，可交付成果、卖方绩效报告、保修、财务票证，包括发票和付款记录，以及合同检验结果。

2) 合同收尾的工具和技术

(1) 采购审计。采购审计指的是复审相关的过程，以确定这些过程是否符合正确的需要，并且是能够按照标准得到了正确的实施。采购审计，也就是能对从采购计划编制到合同管理的整个采购过程的系统审查。

采购审计的目的是总结出在采购过程中获得的经验教训，包括成功和失败的经验，以便本项目其他采购过程或组织内其他采购项目借鉴。

(2) 合同档案管理系统。该系统作为项目管理信息系统的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体过程、相关的控制职能和自动化工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。

3) 合同收尾的结果

(1) 进行正式验收和收尾。负责合同管理的人员或组织应给卖方发出合同已经完成的正式书面通知。合同中通常会定义正式验收和收尾要求。

在结束采购的过程中，需要针对项目或项目阶段中的每个合同开展结束采购的工作。在多阶段项目中，合同条款可能仅适用于项目的某个特定阶段。在这种情况下，结束采购过程就只能结束该项目阶段的采购。

(2) 向供应商发出结束合同关系的正式书面通知。在业主认为完全满意的时候，业主应该向供应商发出结束合同关系的正式书面通知。关于正式采购结束应满足的要求，通常都已在合同条款和条件中进行了明确规定并包括在采购管理计划中。

例11-4 某项目索赔问题的最终解决的书面意见交换(www.daowen.com)

承包商提交业主的索赔信

主题： 索赔项目及金额汇总清单尊敬的××先生：

根据额外工程产生情况，我方在项目实施过程中曾致信你方申明我方关于各个额外工程及费用的观点。因为信函较多，为便于你方最后进行全面审核，我方将有关额外工程及费用的索赔信函进行了详细统计并汇总成索赔项目及金额汇总清单。具体内容请见附表。

附表：索赔项目及金额汇总清单

业主对上述承包商索赔信的回复

主题：关于索赔项目尊敬的××先生：

我方注意到了目前正在与贵方进行的索赔问题协商过程。按照合同第2.22条规定，与你方所做附加工程有关的所有索赔应该在特定的期限内，按照合同第11章——合同管理第11.12条中明确规定的变更单请求格式进行提交，同时附有支持性证明资料。但是，在事实上，你方没有完全遵守这些合同规定，而是在相关事件发生后比合同规定期限晚得多的日期提交了各种附加工程索赔，这违反了合同要求。

由于你方没有遵守合同规定和没有在适当的期限内提交与附加工程有关的索赔要求，已经使我方目前无法确定这些附加工程是否存在或者已经不能核实相关的具体细节。我方的观点是：你方这种未能按照合同行事的做法已经导致承包商丧失了要求相应经济补偿和/或相应工期延长的索赔权。

尽管如此，在不损害合同规定的我方权利的条件下，我方仍准备对你方提出的与附加工程有关的逾期索赔项目进行最终审查和核实。为此，我方要求你方提供与每一项索赔有关的支持性文件资料，包括但不限于以下内容：

——与索赔有关的所有附加工程的说明和范围；

——在索赔的合同或法律依据方面，应提出相关的合同条款或相关的H 国法律条文；

——各个相关附加工程持续时间的详细说明；

——各个相关附加工程的实际费用；

——确定各个索赔额的依据和经过证明的记录，其中包括所有的以合同规定的单位费率或人员费率或设备费率为基础进行的计算，或者用经过证实的第3方物资和服务成本；

——在索赔中使用的与索赔相关的所有文件的复印件，即：信件、会议纪要、报告、电子邮件、表格、图纸、草图、照片等；

——对合同进度时间表的影响(如果有的话)。