结束采购的主要作用是把合同和相关文件归档以备将来参考。要结束采购，就需要确认全部工作和可交付成果均可验收。因此，结束采购过程可以支持结束项目或阶段过程。

结束采购还包括一些行政工作，例如处理未决索赔和更新记录以反映最后的结果，以及进行信息存档供未来使用等。需要针对项目或项目阶段中的每个合同，开展结束采购过程。在多阶段项目中，合同条款可能仅适用于项目的某个特定阶段。这种情况下，结束采购过程就只能结束该项目阶段的采购。采购结束后，未决争议可能需要进入诉讼程序。

合同提前终止是结束采购的一个特例。合同可由双方协商一致而提前终止，或因一方违约而提前终止，或者为买方的便利而提前终止(如果合同中有这种规定的话)。合同终止条款规定了双方对提前终止合同的权利和责任。根据这些条款， 买方可能有权因各种原因或仅为自己的便利而随时终止整个合同或合同的某个部分。但是，根据这些条款，买方应该就卖方为该合同或该部分所做的准备工作给予补偿，并就该合同或该部分中已经完成和验收的工作支付报酬。

结束采购过程中的主要工作包括：

(1) 检查采购结果是否符合项目管理计划。通过对照项目管理计划进行检查，确定采购过程是否符合项目管理计划，如果有偏差，则应该确定该偏差是否影响项目管理计划的全面落实，或者决定如何纠正这些偏差；

(2) 文件归档。为结束合同，需要收集全部采购文档，并建立索引和加以归档。合同的进度、范围、质量和成本等信息，以及全部合同变更文档、支付纪录和检查结果，都要编入目录。这些信息可以用于总结经验教训，并为以后的合同承包商评价工作提供基础。

(3) 进行采购审计。采购审计是指对从规划采购过程到管理采购过程的所有采购过程进行结构化审查，其目的是找出可供本项目其他采购合同或本采购组织内其他项目借鉴的经验教训。

(4) 采购谈判。结束采购时遗留的全部未决事项、索赔和争议，可以通过采购谈判解决。如果直接谈判无法解决，可以尝试替代争议解决方法(Alternative Dispute Resolution， ADR)，如调节或仲裁。如果上述方法都无效，也可以选择向法院起诉。

(5) 进行正式验收和收尾工作。验收是项目采购过程的最后一道手续，收尾是处理采购过程的一些未完的或零碎的问题。对于物品采购项目，验收分成工厂验收检验和现场验收检验等；对于服务采购项目，如土木工程，其验收过程更复杂一些。

例11-4 某大型国际石化项目的验收

第一阶段：机械完工(Mechanical Completion)(www.daowen.com)

干线完工且完全具备试运条件后，承包商应向业主申请机械完工证书。

第二阶段：临时验收(Provisional Acceptance)

当承包商认为该工程或其中一部分已经完成并达到规定标准时，应向业主发出一份与工程或其中一部分的临时验收有关的书面通知，临时验收合格后，承包商应向业主申请临时验收证书。

按照 (以下称为业主)和 (以下称为承包商)签署的日期为____年____月____日、合同号为 _________的合同中第4 部分第2 节第2.32.3 条之规定，业主特此于 年____月____日____时临时验收了构成本合同项下工程的________(主要设施清单)，条件是所附未完项目清单上规定的承包商有责任的缺陷或不足得到纠正，从而使其符合上述合同要求并达到业主满意的程度。

本证书同时要求承包商履行其合同项下的所有义务，包括严格按照合同要求完成全部工程。

本证中的一切不应被解释为免除 (承包商名称)按照合同保证和担保整个工程的责任。

(签署部分略)

附件：未完项目清单

第三阶段：最终验收(Final Acceptance)

当承包商认为它已经完成了各个方面的工程和完全满足本合同要求并且工程符合合同规定的验收标准时，承包商应发出与最终完工有关的书面通知，最终完工验收合格后，承包商应向业主申请最终完工验收证书。