为了满足项目总体目标要求和项目采购实施过程的需要，必须根据整个项目集成计划和资源需求确定整体项目需求。项目需求包括以下六个要素：

(1) 需求的标的物。标的物必须是合法的、明确的和可获得的，否则就有合同无法履行或落空的风险。

(2) 发生需求的时间。根据项目的整体时间计划和相关标的物特定的使用时间和采购周期等时间因素，确定留有余地的采购时间。

(3) 获取方式。根据市场的具体情况、标的物的具体特点和采购政策等因素，对不同的标的物或对不同的供应商采用不同的获取方式。

(4) 需求数量。需求数量包含两个概念，一个是项目所需的某种标的物的总量，另一个是当需要分批采购或分批交付时各批物品或各阶段服务成果的批量。某种标的物的总量由项目总体规划确定，某种标的物的各个批量由项目进度计划确定。

(5) 供应商。当项目组织决定采取外部采购的方式获取资源时，供应商应按照项目采购政策通过项目规定的程序进行确定。不同项目的采购程序可能是不同的，同一项目采购的不同标的物的采购程序也可以是不同的，单独符合相关的强制性约束条件。(www.daowen.com)

(6) 标的物价格。标的物价格包含三个概念：一是业主根据以往经验和当前市场价格确定的内定价格，在采用招投标方式进行采购时，就是相关标的物的标底价格；二是相关采购合同中规定的合同价格；三是合同执行完成后结算的最终价格。

项目资源的来源可以分成两个部分，一是内部，二是外部。因此，明确项目需求后，采购需求管理要进一步考察这些需求是否可以、应该或必须通过采购的方式从项目组织外部获得满足，以此决定是否要进行采购以及要采购什么、采购多少。有时，虽然项目组织内部具备相应的能力，但由于相关资源正在从事其他项目，为满足进度要求，也需要设法从组织外部获取资源。

预算制约因素和市场状况会影响自制或外购决策。如果决定从组织外部获取资源，则应继续选择购买或租赁。原材料初级品等消耗性物品在进行采购规划时，主要面临外购还是自制的选择；资本性设备在进行采购规划时，主要面临租赁还是购买的选择。在分析过程中，既要考虑购买产品本身的实际支出(直接费用)，也要考虑为支持采购过程和维护该产品所发生的间接成本(间接费用)，力争达到总费用最优。

确定采购需求后，需要根据进度计划、用料清单和存量管制卡确定采购数量和时间。通过合理的运筹方法，确定合理的进货批量和进货时间，使储存和运输的总成本最低，这个批量被称为经济订货量或经济批量。