1) 范围变更控制内涵

项目范围变更控制是指项目范围发生变化时，对其采取的检查和纠偏的活动过程，即用事先确定的项目整体变更控制的组织构架和规范化程序来控制范围变更。

范围变更控制工作通常分为两个活动。第一是发现变更，即项目经理在管理过程中必须通过监督绩效报告、当前进展情况以及一些技术，例如偏差分析，来分析和预测可能发生的变更。第二是对已发生的变更进行控制。

一些国外专家提出，在发生变更时，没有必要马上在项目中实施这些变更。在实践中得到的经验告诉我们，不经过认真评估就立刻实施范围变更，项目就会形成一种混乱且不稳定的氛围，进而严重破坏项目的控制和管理，并且增加不必要的管理成本。

因此项目范围变更管理活动的核心任务就是建立一个评估流程，来分析和评估提出的项目范围变更请求，只有对项目成功有影响的变更请求才能予以批准。范围变更控制中就包含一套严格、高效、实用的变更程序，其过程主要包括提出：

(1) 范围变更申请。业主、承包商与咨询工程师都可以就合同工作范围提出变更请求。业主提出变更，通常是为了提高项目质量和使用功能。如一个教学大楼的项目，业主要求在每个教室增加监控系统。承包商要求变更主要是为了便于生产，或是现有技术与设计要求相冲突，或者发现设计缺陷。承包商提出变更请求不仅要说明变更原因，还需要说明变更对项目影响。咨询工程师提出变更，通常是发现原有设计的缺陷，可要求设计方或承包商修改。

(2) 审核及批准范围变更申请。对项目工作范围的任何变更，变更提出方都要通知业主，在取得业主同意后，由设计、承包、业主三方签字后发布正式的工程变更通知。一般来说，批准工作范围变更的原则包括：变更不能降低产品的使用功能和质量标准；变更工作在技术上可行；业主同意支付变更所造成的费用增加；变更不能对项目的工期产生严重的不利影响。

(3) 范围变更后的工作。变更文件一般由变更通知和变更通知附件组成。变更通知一般包括：变更通知的编号和签发日期；项目名称和合同号；变更原因和变更具体内容说明；变更产生的费用变化；设计工程师签字；承包商签字；业主最后审核签字。变更通知附件通常包括变更工作的工作量表、设计资料、设计图纸以及与变更相关的其他文件。

一般处理范围变更的流程可以总结如图7-2所示。

图7-2　项目范围变更控制流程

实际项目范围管理中也可能会遇到集中式大规模的变更请求，为应对这样的情况，使得项目既根据变更及时地修订计划，又不会因为过多的变更请求打扰项目的工作和节奏，则需要建立缓冲区域来控制对项目范围变更的请求。这个缓冲区域用于囤积变更请求，等到确实需要进行范围变更时，才在项目中通过对变更请求的许可。引入这种范围变更，保证了范围变更与项目工作有序进行。对于创新性较强的项目，因为其不确定性相比普通项目更大，尤其应该定期地暂停项目来消化吸收最新范围变更的评估结果，以此来修改和进一步制订项目的各项计划。

项目范围变更及控制不是独立的，因此在进行范围控制时，必须同时全面考虑其他因素或方面的控制，尤其是对时间、费用和质量的控制。同时还要注意，在项目生命周期中随时可能发生范围的变更，因此项目范围变更管理工作应在项目全生命周期中进行。通过在项目中随时随地监控项目范围，可以及时发现问题和变更，以避免项目范围发生完全性的变化，有助于将项目变更的影响降至最小。

2) 项目范围变更控制系统

(1) 范围变更控制系统的含义。为使项目范围变更控制工作各环节能相互连接，确保工作进展更顺利，在项目中通常会建立项目范围变更控制系统，它是一套事先确定的修改项目范围时应该遵循的程序。它规定了项目范围变更的基本控制程序、控制方法和控制责任等，包括范围文件系统、项目执行跟踪系统、偏差系统、项目范围变更申请和审批系统等。(www.daowen.com)

(2) 范围变更控制系统设计。在整个项目范围变更控制系统中，前期进行范围变更控制系统的设计是最重要的环节。很多失败的变更管理经验表明，如果在项目设计和项目范围定义时就出现了错误，那么项目各方在处理变更请求的时候就会发现，再良好的变更控制系统也无法起到控制的作用。项目范围变更控制系统的主要任务除了对项目范围的变更实施管理外，同时也是项目的信息沟通系统，所以项目范围变更控制系统的建立应该遵循不断提高的原则，并充分体现项目利益相关者对管理变更的需求。

(3) 范围变更控制系统实施。在使用变更控制系统进行范围管理时需要注意的是，任何变更申请都应列入范围变更控制系统中进行管理，再小的范围变更也要经过正规的变更管理流程。在实践中，项目团队往往不愿意为小的范围变更去执行正式的变更管理过程，认为降低了管理效率，浪费了时间。但正是由于这种观念才使得项目范围逐渐变得不可控制，从而影响项目的进度和协调等其他过程，导致项目失败。

3) 范围变更控制辅助工作

在范围控制活动中，除了依靠范围变更控制系统对变更活动进行及时规范化操作，还应对范围变更的依据和来源进行有效识别和管理以配合变更控制系统的使用。为保证项目变更控制的有效实施，项目团队还需要开展以下活动。

(1) 让客户参与制订项目范围变更计划设计阶段，遇到问题及时与客户沟通。在沟通的过程中可以使用头脑风暴法，列出各种可能的可交付成果，然后与客户反复商讨，就项目最终可交付成果形成一个较为形象化的描述。如果项目范围的扩大是不能避免的，则需要在客户的参与下再次确定项目范围。

(2) 在项目初期定义项目要求时，定义“必要部分”。在项目的各交付阶段，识别每项“必要部分”的工作风险并追踪它们在发展过程中的动态，这个过程将帮助项目团队检验可交付成果，提早发现变更的可能。

(3) 在项目范围说明书中明确项目可交付成果的相关要求和具体特征，并且尽量列出那些可能会被误解为应该包括在项目范围内的成果。例如，应该列明项目的可交付成果不包括对客户的培训，对项目产品功能的分析报告等。

(4) 对于项目的正式变更应该界定正式的变更流程。

(5) 为客户解释在变更发生后，执行变更后的范围将会怎样影响项目的预算、时间和资源选择。

4) 范围变更控制的成果

项目范围控制的结果是生成或更新一系列项目文件，用以记录变更对项目的影响。这些文件对后续项目的实施具有重大意义，因此需要对它们保持重视。这些文件包括：

(1) 项目范围变更文件。因为范围变更会涉及成本、进度、质量等项目目标的调整，项目范围变更一旦确定就要对相关的项目文件进行更新，并及时向利益相关方通报范围变更信息和相关文件。

(2) 项目管理计划，包括范围基准更新和其他基准更新。如果批准的变更请求会对项目范围产生影响，那么范围说明书、WBS及WBS 词典都需要重新修订和发布，以反映这些通过实施整体变更控制过程批准的变更。如果批准的变更请求会对项目范围以外的方面产生影响，那么相应的成本基准和进度基准也需要重新修订和发布来反映变更。

(3) 组织过程资产。组织过程资产指组织指导工作的过程和程序以及存储和检索信息的组织公用知识库，组织过程资产的更新包括纠正措施文档和经验教训文档。为了完成预定的项目目标，项目团队要对执行过程中的偏差采取有效的纠正措施，并形成文档。纠正措施有两种情况：一是根据项目的执行情况，采取措施消除偏差的影响，使项目的进展情况与计划一致；二是根据经过审批后的项目范围要求采取一些纠正措施。经验教训文档内容包括项目团队对变更选择纠正措施的理由以及从变更控制中取得的经验教训，用书面形式记录下来作为历史资料的一部分，为项目今后活动提供参考。