范围识别需要一系列资料和文件为依据，这些文件资料的质量水平直接着影响范围识别的准确与否。因此，获取高质量的依据资料是范围识别首要也是重要的一步。在范围识别中，最重要的依据就是客户需求、范围管理计划以及项目章程。

1) 客户需求

需求是项目产生的最主要原因和驱动因素。项目的所有行动及文件均是围绕着需求展开，范围识别过程也不例外。只有明确客户需求，并对这些需求达成共识，才能识别并界定出合理的项目范围，因此项目团队需要对需求进行有效的管理。

(1) 需求收集。需求管理首要工作是对需求进行收集。需求的状态说明要求完整、简洁、清晰、正确和一致，然而需求描述时常是不充分、不一致、不完整以及模糊不清的，这就要求在需求收集阶段利用多种技术和方法对需求进行开发和细化。

需求收集过程一般可划分为需求获取、需求分析、需求分类、需求排序、需求核实和需求归档这六方面内容。

全面又准确地获取客户、利益相关者需求的关键在于对特定的群体使用适合的方法进行需求诱导，常用的一些诱导技术方法包括：头脑风暴法、访谈、焦点小组、德尔菲法、需求研讨会、观察、文件分析、问卷调查、市场调研及接口分析等。需求获取后的信息是杂乱无章的，这时需要对需求进行分类整理，涵盖以下六类需求。

① 业务需求：组织的高层级管理者的需要。可以理解为解决业务问题或抓住业务机会，以及实施项目的原因。

② 利益相关者需求：利益相关者或利益相关者群体的需要。

③ 解决方案需求：为满足客户需求和利益相关者需求，产品、服务或成果必须具备的特性、功能和特征，解决方案需求又进一步分为功能需求和非功能需求。

◆ 功能需求是关于产品能开展的行为，如流程、数据，以及与产品的互动。

◆ 非功能需求是对功能需求的补充，是产品正常运行所需的环境条件或质量，如可靠性、安防性、安全性、服务水平及可支持性等。

④ 过渡需求：从“当前状态”过渡到“将来状态”所需的临时能力，如数据转换和培训需求。

⑤ 项目需求：项目需要满足的行动、过程或其他条件。

⑥ 质量需求：项目成功完成或项目需求实现应达到的条件与标准。(www.daowen.com)

(2) 需求排序。项目资源是有限的，不可能同时满足所有工作要求。需求优先排序就是决定首先满足哪些需求，其目的就是确保项目资源都用于最重要或最相关的需求上。需求排序过程一般取决于优先权、价值、期望、风险、紧迫性和取舍等标准。需求排序完成后，每一项需求都应获得一定的优先级。

(3) 需求文件形成。需求分类和排序工作完成之后，就需要用一个明确的规范或系统要求的模型记录以上工作活动产出的信息，来作为未来工作的基准，这一成果被称作需求文档。需求文档是一系列资料、文件的汇总，其形式多样，内容包括被识别的需求的属性、内容、影响因素等信息，反映了各方对需要解决的问题的一致性理解。需求文件中一个重要的内容就是需求跟踪矩阵，该矩阵是一个能将产品需求从其来源连接到能满足需求的、可交付成果的表格。使用需求跟踪矩阵把每个需求与业务目标或项目目标联系起来，便于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵有助于管理人员对需求进行全生命周期跟踪，确保需求文件中被批准的各项需求在项目结束时都能交付。需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架。需求跟踪矩阵如表7-1所示。

表7-1　需求跟踪矩阵

(4) 需求控制。获取需求以后还要对其进行控制。项目团队和高层管理者需要建立规则，对需求文件所陈述的需求信息进行核实，保证需求正确、完整、一致。并利用需求文件中的追踪矩阵，在项目实施过程中对需求的完成、变更和更新进行监控。

2) 范围管理计划书

项目范围管理计划书是说明项目范围的管理方式以及项目范围变更的管理方式的文件。在项目范围管理计划中确定了应该采用什么样的方法和标准来识别项目范围，描述项目团队如何定义项目范围，如何制订项目范围说明书，如何制订工作分解结构，如何核实项目范围以及如何控制项目范围。项目范围管理计划书是所有项目计划中最早也是最重要的一份项目计划管理文件。一个标准的项目范围管理计划书应该包括以下内容：

(1) 采用什么样的方法、格式来制订项目范围说明书。

(2) 如何定义项目的可交付成果；这些可交付成果成功交付的标准是什么。

(3) 采用什么方法和标准来制订工作分解结构(WBS)以及描述工作分解结构在项目范围控制过程中的作用。

项目的范围管理计划书应该在项目早期发布给进行范围识别的相关人员，有助于更好地定义项目范围，促使利益相关者对项目范围的理解达成一致，避免在项目的计划和执行过程中发生“黑屋”(Black House)现象，即在项目的工作过程中工作人员不明白项目目标，项目利益相关者不知道项目团队在做什么等类似现象。

3) 项目章程

范围识别的另一项重要依据是项目章程。项目章程中包括项目概况、目标、可交付成果、需求、资源、成本估算和可行性研究等方面的内容，这些内容是范围识别工作的重要基础。关于项目章程的详细介绍见本书第六章。

虽然项目章程和项目范围说明书在一些内容上有重复，但是其用途和详细程度不同。项目章程是说明项目团队已经取得授权并以此来开展项目工作的正式文件，而项目范围说明书是说明项目团队开展项目管理工作的基础和依据。在实际的项目管理过程中，项目团队依据项目章程来制订项目范围说明书，再根据项目范围说明书进行工作范围定义和分解，最后依照工作分解结构来开展项目各项工作。