理论教育 项目集经理必备的关键技能要求

项目集经理必备的关键技能要求

时间:2023-05-31 理论教育 版权反馈
【摘要】:为了有效工作,项目集经理必须营造有助于团队工作的氛围。总而言之,项目集经理是对项目集及冲突对项目集影响的唯一责任人。项目集经理还要确保计划保持一定灵活性,避免计划失去控制。如果项目集经理与高层关系密切,得到管理支持,将会对有效处理各个层面的关系起到重要作用。

项目集经理必备的关键技能要求

以上几节内容主要讲述了PMI对项目经理胜任力标准的描述,这份能力标准主要针对在管理单个项目时项目经理应具有的能力。但是,现今项目更多以项目集的形式出现,根据这一情况,美国管理学家科慈纳在PMBOK 的基础上,总结出为实现项目集管理的有效执行,项目经理需具备的十种特殊技能:

(1) 团队组建;

(2) 领导;

(3) 冲突解决;

(4) 专业技术知识;

(5) 规划

(6) 组织;

(7) 企业家才干;

(8) 行政管理

(9) 管理支持;

(10) 资源配置。

这十种特殊技能分别包含不同的特征与对项目经理的行为要求:

1) 团队组建技能

组建项目集团队是项目经理的一项基本任务,包括一系列的管理技能、要求、识别、调派和协调各种不同的任务组,使他们从传递职能组转变成一个独立的项目集管理系统。为了有效工作,项目集经理必须营造有助于团队工作的氛围。必须培育有以下特征的氛围:

(1) 致力于项目集的团队成员;

(2) 良好的人际关系和团队精神;

(3) 必备的专业知识和资源;

(4) 明确的目的和项目集目标;

(5) 积极支持的管理层;

(6) 良好的项目集领导;

(7) 团队成员和支持组织之间的公开沟通;

(8) 较少的人与人和组与组之间的不理智冲突。

以上内容可以总结为:有效的沟通;成员间不断加强的信任感;项目的承诺。

2) 领导技能

项目集成功的一个极其重要的前提条件是:项目集经理具备在相对松散的环境中依然能领导团队的能力。它包含在缺少或几乎没有正式权力的情况下与项目经理有效的交往;搜集和选取与决策密切相关的重要数据的能力;整合个人需求、要求和限制,作出有利团队整体决策的能力;处理群体间冲突的能力。

一个有效的管理模式具有以下特征:

(1) 清楚的项目领导和指示;

(2) 帮助解决问题;

(3) 有利于新成员融入团队;

(4) 处理人际关系冲突的能力;

(5) 促进群体决策

(6) 计划和制订方案的能力;

(7) 良好的沟通能力;

(8) 团队在更高管理层面前的表现;

(9) 平衡技术、经济与人员因素问题的能力。

与上述技能相应的个人特征有:

(1) 项目管理经验;

(2) 应变能力

(3) 创新思维;

(4) 有创造力、热情;

(5) 受人爱戴、有说服力;

(6) 有组织、有纪律。

3) 冲突解决能力(www.daowen.com)

冲突在项目管理中是普遍存在的,尤其是在组织结构复杂的项目集管理中。但冲突不总是负面的,其具有两面性。有时冲突会对组织协调造成伤害,导致项目集决策质量下降,问题悬而不决,团队工作遭受损失。但是,冲突也有其有利的一面,它能促进参与,带来新的信息,增强竞争意识。因此项目集经理应做到:

(1) 了解组织元素与行为元素之间的项目作用,为团队建设创造一个和谐有利的氛围,促进成员之间积极参与,减少不必要的冲突。

(2) 充分认识和了解冲突的原因及在项目生命周期中存在的时间,通过项目计划、应急计划、承诺等措施干预在冲突发生前,避免对团队和项目集进展不利的冲突。

在应对冲突时,项目集经理应利用其丰富的经验来判断冲突的性质,发生的时机。总而言之,项目集经理是对项目集及冲突对项目集影响的唯一责任人。

4) 技术能力

项目集经理不可能掌握指导项目集所需的全部技术和专业知识,但是项目集经理必须了解技术、市场和业务环境,达到可以预见项目集的整合结果、潜在增长及与其他商机的联系,还要进一步在与项目团队沟通时所需的专业技术、项目评价技术和思想、风险评估及进度控制等技能。这也是为什么现今在复杂问题的求解环境中,众多项目经理都具有专业背景。

技术专家应掌握和理解的技能有:

(1) 项目涉及的技术;

(2) 工程工具和有关的技术;

(3) 特定的市场、客户和要求;

(4) 产品应用;

(5) 技术的趋势和发展;

(6) 支持性技术间的关系;

(7) 技术团体的组成成员。

5) 规划能力

每一个项目都需要规划能力,尤其在大型复杂项目的成功管理上,更是如此。项目规划是项目从开始到取得成功的路线图,项目集规划在组织的各层面都是持续的过程。有效的项目规划所需技能不仅仅是一份进度计划和预算文件,还包含获得项目集必要的资源和行政支持,以及与相关组织的核心人员谈判所必须的资源和获得其承诺的能力。

有效的规划需要具备以下技能:

(1) 信息处理

(2) 沟通;

(3) 资源谈判;

(4) 获得承诺;

(5) 新增的和标准的计划编排;

(6) 确定可测量的里程碑;

(7) 有利于管理层参与。

项目集经理还应保证计划的可行性,避免规划变成过时、无意义的计划。项目集经理还要确保计划保持一定灵活性,避免计划失去控制。

6) 组织技能

项目集经理除了具备具体工作的专业技能,还需具备将不同组织整合为一支有效工作团队的能力。一个良好的团队至少满足以下几点要求:确定汇报关系、职责、直线控制和信息需求。除此之外,清楚的项目集目标,良好的沟通渠道、卓越的领导和管理层支持对组织工作也有很大帮助。

7) 企业家才干

项目集经理不仅要将目光放到项目集内部,也要放到外部更高层面。因为组织目标不只有利润,还包括客户满意度、未来的发展和相关市场活动的培育,一个优秀的项目集经理会充分考虑这些问题。企业家才干可以通过实践经验来培养,也可以通过正式的MBA 培训,特定的研讨会及跨职能的培训计划来实现。

8) 行政管理能力

行政管理技能包括计划编制、人员配备、预算、进度计划编制和其他控制技术。在大型的项目集中,项目经理很少能掌握所要求的全部行政技能,尽管项目集经理了解这些技术和工具十分必要,但他应该从琐碎的行政事务中脱离出来,将一部分行政事务分派给相关小组或项目行政人员。常用的行政管理工具包括:会议;报告;评审;预算和进度控制。项目经理不仅要熟悉行政管理工具,还要知道如何有效地使用它们。

9) 获得管理层支持的能力

项目集经理身处许多支持他或管理他的组织中,因此他对各个层面的了解对项目集能否成功至关重要。如果项目集经理与高层关系密切,得到管理支持,将会对有效处理各个层面的关系起到重要作用。因为每个项目组织都是一个由众多代表着不同利益和办事方式的人员组成的分权体系,权力都有发展不均衡的趋势,而高层的管理支持可以阻止这种不均衡的发展。

项目经理与管理高层建立良好关系能力的因素总结为下列四点:

(1) 长期可靠性

(2) 项目预见能力;

(3) 其项目相对组织其他项目的优先级

(4) 项目经理自身的亲和力。

10) 资源配置能力

项目中常常用到的是矩阵制组织形式,因此造成一个项目集组织往往有许多上司,职能制与项目办公室对人员的管理往往有冲突,任务一旦被批准,人员分配、优先级及间接人力资源成本控制常常很困难。

面对这种情况,详细有效的项目计划编排有利于项目集成员承担责任,加强项目集经理的控制力。计划的各个部分等同于“工作说明”,是资源分配的基础。理论上这些进度计划和预算方案的制订应在项目早期阶段形成,在这一时期项目的目标仍有很大弹性,执行方案、进度计划和预算也能够反复修改和权衡。

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