同工作任务分工类似，管理职能分工也是组织结构的补充和说明，体现对于一项工作任务，组织中各任务承担者管理职能上的分工。管理是由多个环节组成的、有限的循环过程，如图3-15所示。

图3-15　管理职能

这些组成管理的环节就是管理的职能。管理的职能在一些文献中也有不同的表述，但其内涵是类似的。

以下以一个示例来解释管理职能的含义：

(1) 提出问题——通过进度计划值和实际值的比较，发现进度延迟。

(2) 筹划——加快进度有多种可能的方案，如改一班工作制为两班工作制，增加夜班作业，增加施工设备和改变施工方法，应对这三个方案进行比较。

(3) 决策——从上述三个可能的方案中选择一个将被执行的方案，增加夜班作业。

(4) 执行——落实夜班施工的条件，组织夜班施工。

(5) 检查——检查增加夜班施工的决策有否被执行，如已执行，则检查执行的效果如何。

如通过增加夜班施工，工程进度的问题解决了，但发现新的问题，施工成本增加，这样就进入了管理的一个新的循环：提出问题、筹划、决策、执行和检查。整个施工过程中，管理工作就是不断发现问题和不断解决问题的过程。

以上不同的管理职能可由不同的职能部门承担，如：

(1) 进度控制部门负责跟踪和提出有关进度的问题。

(2) 施工协调部门对进度问题进行分析，提出三个可能的方案，并对其进行比较。

(3) 项目经理在三个可供选择的方案中，决定采用第一方案，即增加夜班作业。

(4) 施工协调部门负责执行项目经理的决策，组织夜班施工。(www.daowen.com)

(5) 项目经理助理检查夜班施工后的效果。

管理职能分工表(表3-7)是用表的形式反映项目管理班子内部项目经理、各工作部门和各工作岗位对各项工作任务的项目管理职能分工。表中用拉丁字母表示管理职能，管理职能分工表也可用于企业管理。

表3-7　管理职能分工

在等级层次组织中，每个人的职责是由他在等级结构中的职位确定的，当组织结构比较扁平或完全扁平时，每个人的职责界限便不甚清晰。加之项目的环境和组织随公司及项目的不同而各异，因此多数公司为每一个项目管理职位确定项目的职责说明，如表3-8所示。

表3-8　项目管理职位和职责

职责表是表达项目对成员期望的有用工具，应被视为项目组织结构的另一必要补充。职责表的基本形式是由表示可交付物活动的行和涉及组织机构单元的列组成，对于每一项活动，职责表会向相关的组织机构分配不同的职责。表3-9为空白职责表，用符号字母表示各类人力资源在产生对应可交付物中的参与角色和责任，表3-10为角色和责任的种类。

表3-9　空白项目职责表

表3-10　项目组织责任和角色的种类

职责表可用于定义项目管理流程、原则及方针，也可用于定义实现里程碑的角色和责任。表3-11是苏黎世机场建设工作的管理职能分工表，它将管理职能分成七个，即决策准备、决策、执行、检查、信息、顾问和了解。每项任务都有工作部门或个人负责决策准备、决策、执行和检查。我国多数企业和建设项目的指挥或管理机构，习惯用岗位责任制的岗位责任描述书来描述每一个工作部门的工作任务(包括责任、权力和任务等)。而工业发达国家在建设项目管理中广泛应用管理职能分工表，以便管理职能分工更清晰、更严谨，并会暴露仅用岗位责任描述书时所掩盖的矛盾。如使用管理职能分工表还不足以明确每个工作部门的管理职能，则可辅以使用管理职能分工描述书。

表3-11　苏黎世机场建设工作管理职能分工表