（一）EOS的组成

电子订货系统（EOS）采用电子手段完成供应链上从零售商到供应商的产品交易过程。EOS的基本运作流程如图7-15所示，因此，一个EOS系统必须由以下4个元素组成：

（1）供应商：商品的制造者或供应者（生产商、批发商）。

（2）零售商：商品的销售者或需求者。

（3）网络：用于传输订货信息（订单、发货单、收货单、发票等）。

（4）计算机系统：用于产生和处理订货信息。

图7-15　EOS的基本运作流程

（二）EOS的结构和配置

EOS的结构：订货系统、通信网络系统和接单计算机系统。就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡（或订货簿），再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接做订单处理，打印出出货单和检货单，就可以说已具备EOS的功能。但就整个社会而言，标准的EOS绝不是一对一的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统，而是多对多的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。根据EOS的整体运作程序来划分，大致可以分为以下3种类型。

1.连锁体系内部的网络型

连锁体系内部的网络型电子订货系统的连锁门店有电子订货配置，连锁总部有接单计算机系统，并即时、分批次用电子信箱等方式传输订货信息。这是多对一与一对多相结合的初级形式的EOS。

2.供应商对连锁门店的网络型

其具体形式有2种：一种是直接的“多对多”，即众多的不同连锁体系下属的门店对供应商，由供应商直接接单发货至门店；另一种是以各连锁体系内部的配送中心为中介的间接的“多对多”，即连锁门店直接向供应商订货，并告知配送中心有关订货信息，供货商按商品类别向配送中心发货，并由配送中心按门店组配向门店送货，这可以说是中级形式的电子订货系统。

3.众多零售系统共同利用的标准网络型

其特征是利用标准化的传票和社会配套的信息管理系统完成订货作业。其具体形式有2种：一是地区性社会配套的信息管理系统网络，即成立由众多的中小型零售商、批发商构成的区域性社会配套的信息管理系统营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS的运行；二是专业性社会配套信息管理系统网络，即按商品的性质划分专业，从而形成各个不同专业的信息网络。这是高级形式的电子订货系统，必须以统一的商品代码、统一的企业代码、统一的传票和订货的规范标准的建立为前提条件。

无论采用何种形式的电子订货系统，皆以门店订货系统的配置为基础。门店订货系统配置包括硬件设备配置与电子订货方式确立2个方面。

第一，硬件设备配置。

硬件设备一般由3个部分组成：电子订货终端机、数据机和其他设备。电子订货终端机的功能是将所需订货的商品和条码及数量，以扫描和键入的方式，暂时储存在记忆体中，当订货作业完毕时，再将终端机与后台计算机连接，取出储存在记忆体中的订货资料，存入计算机主机。电子订货终端机与手持式扫描器的外形有些相似，但功能却有很大差异，其主要区别：电子订货终端机具有存储和运算等计算机基本功能，而扫描器只有阅读及解码功能。数据机是传递订货主计算机与接单主计算机信息资料的主要通信装置，其功能是将计算机内的数据转换成线性脉冲资料，通过专有数据线路，将订货信息从门店传递给商品供方的数据机，供方以此为依据来发送商品。其他设备如个人计算机、价格标签及店内码的印制设备等。

第二，确立电子订货方式。

EOS的运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确立电子订货方式。电子订货簿是记录包括商品代码/名称、供应商代号/名称、进/售价等商品资料的书面表达。利用电子订货簿订货就是由订货者携带订货簿及电子订货终端机直接在现场巡视缺货状况，再由订货簿寻找商品，对条码进行扫描并输入订货数量，然后直接接上数据机，通过电话线传输订货信息。电子订货簿与货架卡并用。货架卡就是装设在货架槽上的一张商品信息记录卡，显示内容：中文名称、商品代码、条码、售价、最高订量、最低订量、厂商名称等。利用货架卡订货，不需携带订货簿，而只要手持电子订货终端机，一边巡货一边订货，订货手续完成后再直接接上数据机将订货信息传输出去。采用安全存量订货法，就是将每次进货数量输入计算机，销售时计算机会自动将库存扣减，当库存量低于安全存量时，会自动打印货单或直接传输出去。

（三）电子订货系统的作业流程(www.daowen.com)

1.电子订货流程

电子订货流程如图7-16所示。电子订货需注意以下4点：

图7-16　电子订货流程图

（1）现场人员要进行订货作业时，须先赴卖场查看商品的销售状况，并确认是否仍有库存未上架。

（2）若确认后仍有订货需求，则可以在下列2种方式中择其一进行订货。

①在订货簿上记入订货量，再持掌上型终端机登录储存订货信息。

②手持掌上型终端机，直接赴卖场，扫描价格卡，以登录商品条码及数量。

（3）将储存在掌上型终端机的订货信息输入计算机，再由计算机通过数据机，把订货信息传至总公司的计算机。

（4）总公司的计算机汇总各分店的订单后，可以下列3种方式向供货厂商（或物流中心）订货。

①用数据机将汇总的订货信息传至供货厂商的计算机，此种方式较适合大型供货厂商，发展计算机与计算机沟通的界面软件效益较高。

②将总公司的订货信息直接传给供货厂商的传真机。此种做法系针对中小型供货商，由于与其计算机连线作业不易，故需利用地区计算机网路（LAN/FAX；Local Area Network）来传递信息，至于传递时间最好在夜间，由总公司计算机自动传送订货信息至厂商的传真机上，如此可节省作业时间，准确度高。

③将总公司计算机汇总的订单资料打印出来，交给供货厂商的业务人员带回。此种方式最费时，是在上述第①、②种方式均未采行时，方采用的原始方法。

2.盘点流程

盘点作业流程如图7-17所示。对盘点作业流程图说明如下：

图7-17　盘点作业流程

（1）当进行盘点作业时，盘点人员手持掌上型终端机赴后场仓库及卖场，扫描货架标签卡或商品上的条码，再输入清点数量。

（2）把所有商品的存货数量清点输入完毕之后，再将掌上型终端机连接到店内个人计算机上，以便传输盘点信息。

（3）通过数据机把盘点信息传至总公司计算机，运算之后产生盘点统计表、盘盈（亏）表及其他管理报表。

系统从以往单纯的订货作业，发展到盘点作业，甚至其他管理信息的传递，可谓应用层面甚广；另外由于EOS投资小、可控制因素多、成功率高，实为中小型商店推行自动化作业优先考虑采用的系统。