（一）电子订货系统的概念

电子订货系统（electronic ordering system，EOS）是指企业间利用通信网络（VAN或互联网）和终端设备以在线连接方式进行订货作业和订货信息交换的系统，是一种通过电子数据交换方式取代传统下单、接单及其相关动作的自动化订货系统，是商业自动化的一种表现形式。

从所涵盖的范围来讲，EOS可分为狭义的EOS与广义的EOS。狭义的EOS是指零售商将订单传送到批发商、供应商为止的自动化订货系统；广义的EOS则是从零售点下单开始经批发商接单后，再经验货、对账、转账等步骤完成所有商品交易动作为止。

EOS包括订货、通信网络及接单3个子系统，若从作业面来看则可分为卖场、信息转换中心及供应商（制造商）3部分。

EOS的作业流程，先是利用扫描器读取货架或订货簿的条码，然后将数量键入计算机或掌上型终端机，再通过通信网络将订货资料传至订货作业处理处，依据订货对象制作供应商分单，并经必要的转换后，再次通过通信网络将订单资料传至供应商接单系统进行处理，如图7-14所示。

图7-14　EOS的作业流程

（二）电子订货系统的特点

连锁经营物流中的EOS有如下6个特点。

（1）商业企业内部计算机网络应用功能完善，能及时产生订货信息。

（2）POS与EOS高度结合，产生高质量的信息。

（3）满足零售商和供应商之间的信息传递。

（4）通过网络传输信息订货。

（5）信息传递及时、准确。

（6）EOS是许多零售商和供应商之间的整体运作系统，而不是单个零售店和单个供应商之间的系统。

EOS在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。

（三）电子订货系统的分类

1.从应用层面分类

从应用层面来区分，EOS可分成企业内电子订货系统和企业间电子订货系统两类。

1）企业内电子订货系统

初期的电子订货是先由企业内部的订货开始，也就是各分店或分公司，由终端机和总公司的计算机连线来传送订货资料，总公司将各分店的订货资料汇总整理，再通过电话、传真等传统的方式下订单给供应商，供应商收到后再重新将订单输入计算机，完成接单后进行后续的作业。比较先进的做法是，总公司也通过数据机或是增值网络中心所提供的E-mail功能来传送订单资料给供应商，但是供应商对于所收到的订单资料还需要经过转档或是印成报表经由人工再输入供应商的订单处理系统中，以便进行后续的拣货、出货动作，若零售商与供应商的主机系统不同无法直接传送时，有些供应商为了接生意另外购买能与对方通话的通信软件或干脆另设一台计算机接收其电子订货资料，这种做法在交易对象多时是很不符合成本效益法则的。

2）企业间电子订货系统

企业间网络连线传递资料并不困难，但是如何解决彼此间的资料格式不符的问题，则并不容易，因此企业间的电子订货的首要任务是建立一套资料交换标准，以利于交易资料的传递。因此企业间的电子订货需要借由EDI及VAN的导入来提供协助。各零售店经过增值网络中心将订货资料传给总公司，经汇总整理处理后将订货资料转为标准EDI格式，再传给VAN中心，由VAN中心将资料传给个别的供应商，或是零售商直接将订单资料传给VAN中心（可先转成标准EDI格式），再由VAN中心传送订单资料给各供应商。供应商可主动或被动地从VAN中心取得订单资料，而后将所取得的标准EDI资料转成公司内部系统所使用的格式，再进行接单作业，然后再进行后续的处理作业。

2.按所订商品的特性分类

电子订货系统按照各类商品特性可分为以下4类：

1）定期性订货商品系统

此类商品通常固定一周订货1～2次，常是些饼干、糖果等干货类，考虑陈列空间及仓库大小，商家会希望以“小量多样”的方式来下单，而也由于这一类的商品标准化作业容易，因此导入电子订货系统初期都是先以此类商品为施行对象。

2）日配品系统

日配品指的是面包、牛奶、鸡蛋等每日要补充的商品，甚至有些商品需要1d数配（如热食、便当）。这类商品通常是由供应商以补货或配货的方式送达，若要导入EOS，因需维持其高度的时效性，所以需要供应商的配送及接单系统能够配合，否则即使导入了EOS，还是看不出其效益来。

3）生鲜食品系统

生鲜食品因为市场价格的变化较大，且保存期限通常都不长，而且往往须经过清洗分装等加工处理，因此，要导入EOS系统是很困难的。

4）新产品或促销商品系统

由于新产品或促销商品的销售数量很难掌握，因此要订多少货及何时订货都很难确定，因此导入EOS的效益也不大。

（四）电子订货系统的效益

1.零售商方面

零售商导入EOS有以下的优点：

（1）下单简便，且迅速正确。通过计算机自动或经手动确认调整等方式下单，不但简单方便，节省人力，且不易发生输入错误或重复输入等人为失误的情况。

（2）交货期缩短，减少缺货。经由计算机网路传递订单，供应商能够很快地接到订单并进行处理，加速货品的送达，可有效缩短交货期进而降低缺货率。(www.daowen.com)

（3）减少库存。在供应商少量、多样、高频率配送的配合下，可减少店内库存量。

（4）管理方便。通过EOS结合POS等信息系统，可方便进行进货、销售、库存、应付账款等管理工作。

2.供应商方面

供应商导入EOS有以下优点：

（1）减少接单处理作业并缩短时间。通过EOS自动接单处理，可减少人工处理、确认及重复输入等工作，不但有效缩短作业时间，降低成本，且能够快速处理顾客的订单，提高服务品质。

（2）降低退货率。顾客若依POS系统分析进行下单，在下单时已考虑市场需求，较不易产生临时取消订单的情况，而且订单资料出现错误的情况极少，较少出现配送错误而发生退货状况。

（3）保持适当的库存量。零售商经由POS系统能够充分掌握市场状况而下单，供应商更可通过此资料来了解市场变动的情况，调整生产及行销计划以维持适当的库存量。

3.对总体连锁经营物流系统方面

（1）对传统的订货方式，如上门订货、邮寄订货、电话和传真订货等，EOS系统可以缩短从接到订单到发出订货的时间，缩短订货商品的交货期，降低商品订单的出错率，节省人工费。

（2）有利于降低企业库存水平，提高企业的库存管理效率，同时也能防止商品特别是畅销商品缺货现象的出现。

（3）有利于提高企业物流信息系统的效率，使各个业务信息子系统之间的数据交换更加便利和迅速，丰富企业的经营信息。

（五）电子订货系统的发展过程

电子订货系统（EOS）的发展，经历了如下过程：

1.早期通过电话或传真传递信息

早期的EOS通过电话或传真在零售商和供应商之间传递订货信息。

2.利用计算机通过专线或电话线传递信息

基于点对点（point to point）方式的EOS零售商和供应商的计算机通过专线或电话线直接相连，相互传递订货信息。这种方式要求双方采用的通信协议、传输速率必须相同，且要求对方开机才能建立连接。在很多情况下，这种方式对供应商不适宜。

3.通过增值网传递订货信息

基于增值网（VAN）的EOS零售商和供应商之间通过增值网传递订货信息。增值网作为信息增值服务的提供者，用于转发、管理订货信息。增值网有两类：

1）地区VAN网络

地区VAN网络由许多中小零售商在各地设立区域性的VAN，即成立区域性的VAN营运公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS运行。

2）专业VAN网络

在商品流通中，常常是按商品的性质进行分类，如食品、医药品、农副产品、生鲜食品、服装等，因此形成了各个不同的专业。各专业为了达到流通现代化的目标，分别建立了自己的网络体系，形成专业VAN。

基于VAN的EOS一般都通过EDI方式传递订货信息。

4.基于Internet/Intranet的EOS

随着Internet在全球范围内的普及，利用Web技术，通过Internet传递订货信息，加速信息传递和共享，是越来越热门的话题。Internet上亿万的用户是巨大的潜在的供应商和零售商。但Internet的安全性和保密性问题制约着EOS的广泛应用。

（六）电子订货系统的发展趋势

电子订货系统未来可能的发展趋势包括以下9点：

（1）使用的商家增多。

（2）除了连锁体系的商店采用，许多中小型的零售业也将相继导入。

（3）除了零售业和批发业之间使用，批发业和制造商之间也开始采用。

（4）运用的范围扩大。有一种发展思路提出开发手机端EOS，使电子订货成为时尚。

（5）从企业内部的系统扩大成为企业间连线系统。

（6）与POS资料结合，经由POS系统及EOS资料的整合，自动列出需进行补货的商品，甚至自动发出订单。

（7）合作开发EOS比率提升。

（8）以业界团体或协会为核心，共同开发及运用同一套EOS系统应用的情况增加。

（9）由异业种批发业与中小型零售商共同推动EOS系统应用的情况增多。