物流是一个极其复杂的系统，不同的业务环境都有自己独特的管理体系，对信息系统的构思必须根据企业具体的组织结构、业务特点、作业流程及系统设计的目标和原则来进行。综合各项物流作业的主要内容，基于物流作业流程的信息系统的基本功能模块关系如图7-13所示。

图7-13　配送中心信息系统基本功能模块关系示意图

物流信息系统基本业务功能模块主要包括采购进货管理、供应商管理、补货管理、存货管理、库存货位管理、仓储管理、订单管理、销售出货管理、运输配送管理、客户管理、财务管理、绩效管理、营运决策制定等11个子系统。

（一）采购进货管理子系统

采购进货是物流企业信息系统资料和实物流程的起点，该系统的主要目的是有效控制从采购活动的发生到货物入库可供出货的全过程的货物数量与状态。采购进货管理子系统应具备的主要功能如下：

（1）采购订货数据处理。以采购作业及预定交货资料为主，包括供货厂商、预定交货日期等基本资料，另外必须特别注意交货前置时间、最小订货单位等项目。

（2）货源与报价管理。对于商品取得的货源、替代品及厂商报价等记录作定期维护管理，并在建立采购订单的同时，采用这些数据。

（3）采购订单下达。根据用户需求提供的采购申请生成采购订单。

（4）采购时程管理。对采购物品交货时程与预定交货期的准确性进行管理，并适时修正采购前置时间，并加入采购时间预警建议功能。

（5）采购合同管理。建立和维护采购和合同资料，监督合同执行情况并进行合同资料汇总。包括处理其他币种业务、供应商信用查询、采购合同查询、采购合同档案管理。

（6）进货操作管理。接收产品时，系统应自动通知质检部门安排检验，在检验通过后再入库。除了基本进货验收与核查外，还须考虑是否有进一步的管理需求，如制造日期及到期日的核对、入库托盘存放标准建议、进货卷标处理等，另外须考虑实际进货种类、数量、日期等信息与预定交货信息的差异及调整。同时，应支持联机采购材料接收处理，并能自动更新相关的库存记录和采购订单。

（7）采购查询。对相关供应商交货信息、质量信息、成本信息等进行综合查询；可以按采购的物品名、供应商或客户订单号等联机实时查询采购订单，及时获取订单量，再检验数量、收到数量、已计成本数量及其登记日期、交货期限和供应商交货进度等方面的信息；应能获得有关报价信息和采购历史信息。

（8）付款申请。在登记完销货发票与材料合格接收的信息以后，系统会自动向财务会计子系统提出该项付款的申请。

（9）采购报告。提供对应供应商采购单的执行情况报告。

（10）采购绩效评价。通过采购事务、质量检测等信息，对供应商提供货物的及时性、数量、质量情况等做出评价。同时，要能根据采购的难易程度和采购工作量等对采购人员做出评价。

（二）供应商管理子系统

建立供应商档案，对供应商和采购部门的绩效评估可以协助确定采购环节中尚待完善的地方，同时采购部门应和成本核算部门建立有意义的信息通信，以保证企业的某一环节所提供的信息能在其他所有有关的环节中反映出来。供应商管理子系统的主要功能包括以下3点：

（1）建立供应商基本资料档案。供应商基本资料档案的内容包括每一个供应商的代号、负责人、联络方式、基本资料、供货情况、交易形态（如买断、代理、委托配送等）、交货方式、交货时间、财务情况、产品质量等信息。另外，记录供应商付款条件、应付金额、累计等，作为应付账款管理依据。

（2）建立供应商产品资料档案。由于每家供应商可能供应多种产品，因此应建立按供应商分类的产品资料档案，特别是在商品代码尚未实现标准化的条件下，这项工作尤为重要。在建立供应商产品资料档案的基础上，可保证“供应商代号—产品代号”的唯一性，以便作为多项物流作业的依据。

（3）建立供应商报价单档案。通过供应商报价单档案的建立和维护，可对产品进价进行分析，对供应商的谈判和报价进行管理和比较，对价格实行控制，以取得最佳的效益。资料的维护除了供应商代号、产品代号、产品品质及数量外，最主要的是记载报价有效时间，作为采购决策的重要依据。

（三）补货管理子系统

（1）商品资料建档维护。建立商品基本资料、包装特性、包装规格、储存环境需求特性、进货有效周期等信息档案，并进行动态维护。

（2）货位管理维护系统。根据储区及货位的配置，记录货位储存内容、储存单位及相对应位置等信息，并配合商品在不同储区和不同货位的变动情况进行动态维护调整。

（3）库存控制系统。一般的系统应进行进、销、库存数据处理及所有进出库记录明细的档案维护。进一步则可考虑进行商品库存的动态管理，包括如下内容：

①在库量：在配送中心内的实际货物数量。

②订单保留量：客户订单输入系统后所预定分配的出货量。

③在途量：即将交货或由其他配送中心调拨的库存量。

④可用库存量：尚可接受订单的剩余库存量，即在库量与订单保留量的差额，若考虑到交货期因素，可将预定出货日之前的在途量并入计算，计算公式为：可用库存量=在库量-订单保留量+在途量。

⑤到期日期管制系统：包括对产品进货日期及出货有效周期的管理，物品先进先出作业的管制，并对已经过期或即将到期产品的分析及处理。

⑥盘点操作系统：包括库存冻结作业、盘点资料输入输出处理、盘差分析、盘盈盘亏调整及库存解冻作业等。

（四）存货管理子系统

存货管理是物流管理信息系统中最基本的功能，是确保企业高效运转并为客户提供良好服务的重要环节，其基本管理目标是帮助企业维护准确的库存量。存货管理子系统要求反映各种物品库存状况、库存变化过程以及发展趋势，并能从多方面去察看库存状况，提供基本的库存分析报告，帮助评价库存管理的绩效。存货管理子系统应具备如下7个主要功能：

（1）入库商品建档维护。建立入库商品基本资料、包装特性、包装规格、存储环境需求特性、商品有效期等信息。

（2）出库商品档案维护。商品出库信息对库存档案的修改和维护。

（3）库存状态查询。提供在库商品的收、发、加工及销售等情况的信息。

（4）库存报告。包括库存货物的收、发、存报告，积压物品报告。(www.daowen.com)

（5）缺货预警。当商品库存低于安全库存时，系统应自动报警，并将缺货报告传送至采购进货子系统。

（6）盘点。包括各种盘点表单的生成，盘点资料的录入处理、盘差分析、盘盈盘亏调整、盘点结果的报账。

（7）库存期末的结算。进行库存期末结算处理，计算下一周的期初库存，同时，将库存进行统计汇总。

（五）订单管理子系统

订单管理作为商业交易的环节，是物流企业与客户的互动作业，从客户下单、物流企业接单、订单资料输入处理到出货商品的拣货、配送、签收、申请付款、取款，这一连串的数据处理需要物流企业与客户相互配合才能很好地完成，因此，订单的信息管理极为重要。订单管理子系统在订单资料接收之后，主要的信息处理作业是将其输入系统建立资料档案，进行订单确认和库存分配，并将处理结果（如拣货单、出货单等）打印输出，再根据这些输出单据进行出货物流作业，提供全程的订单状态信息，直至订单结案。订单管理子系统的主要功能归纳如下：

（1）建立订单资料档案。订单资料档案内容应根据实际需求进行设计，以符合作业要求，尤其应考虑不同的订单交易类型，因为不同交易类型的订单可能有不同的数据处理方式，甚至需要设计成不同的档案来分别进行信息维护。

（2）订单资料查核及确认。订单资料确认工作主要包括以下内容：

①客户信用状况确认。检查客户的应收账款是否已超过信用额度。

②订单类型确认。检查订单交易类型以便进行不同的处理。

③库存确认。输入商品代号、名称，检查此商品是否缺货，若缺货系统应提供替代商品资料或缺货商品的已购未入库资料，以便接单人员与客户协调，提高接单处理效率。

④价格确认。不同的客户，不同的订购量，可能有不同的售价，系统将检核确认。

⑤加工包装确认。确认客户对订购商品是否有特殊包装、分装、贴标或赠品的包装要求。

⑥订单数据处理输出。订单资料经上述处理后，即可打印出货单据，开展后续物流作业。

⑦拣货单（出货单）。拣货单据的产生，在于提供商品出库指示资料，作为拣货的依据。

⑧送货单。物品交货时，通常附上送货单据请客户清点签收，所以其正确性及明确性很重要。

⑨缺货资料单。库存分配后，对于缺货的商品或缺货的订单资料，系统应提供查询或报表打印功能，以便进行处理。

（3）订单状态信息提供。订单进入配送中心后，处理状态将一直随作业流程而变动，系统要有效把握订单处理的各个阶段。一般可分为订单输入、资料确认、库存、批次汇总、出货指派拣货、装载上车、客户签收完成确认等多个状态。

（六）销售出货管理子系统

销售出货管理子系统通过销售合同档案建立、发货及开票处理、出货管理，以及市场信息搜集、销售统计、销售分析与市场预测等工作，充分了解市场销售情况，做出及时合理的反应，从而更好地满足用户的需求，进一步促进销售业务的开展，并为物流管理决策提供科学依据。销售出货管理子系统应具备如下5个主要功能：

（1）建立销售合同档案。建立和维护销售合同档案是该系统的基础性工作，在登录销售订单的同时，系统应能够通过客户管理子系统提供客户的历史购货量、信用度等信息，或将新客户列入客户档案。该系统还应能够进行自动库存分配和合同跟踪，包括外币处理、销售合同价格自动生成人工维护、可供订货量查询（计算和显示现在或将来可供库存状况、销售合同跟踪），查询销售合同的执行和明细情况，并按客户类型打印报告、销售合同档案管理。

（2）发货及开票管理。根据客户合同、交货期、商品库存情况制定发货计划，根据最终提货单自动确定该提货项目的具体库存位置，并联机打印发货单元和发票。

（3）销售合同货运计划。根据合同的交货要求和商品的库存状况，生成商品发货计划，包括商品名称、数量、体积、重量和发货日期。

（4）出货操作管理。出货操作管理的主要目标是提供订单处理、退货处理、客户服务查询以及异常情况处理等的信息管理，确保客户能在适当的时间和地点准确接收到订购的货物。

（5）销售分析与市场预测。对以往销售的历史数据自动进行分类和汇总，进行商品流量和流向分析（包括用户、地区、销售数量等信息），以及销售周期、季节变动、市场动态和市场趋势的预测，以便为物流管理决策提供科学依据。

（七）输配送管理子系统

输配送是物流作业流程的最后一个环节，也是物流服务时效性不平衡的集中体现。该子系统接收来自采购和销售系统的指令信息，作为物流作业和企业内部成本核算的依据。输配送管理子系统应具有以下主要功能：车辆基本资料档案、司机基本资料档案、车辆排班计划、派车（车辆调度）管理信息、出货签收单据资料档案、主要承运商资料档案、车辆维护和审检记录、车辆里程、油耗管理、运输入员管理。

（八）客户管理子系统

如何留住老客户，争取新客户，已经是现代经营的重要手段之一，因为市场激烈竞争的结果使得许多商品的品质区别越来越小，商品的同质化倾向越来越强，其结果使得商品品质不再是客户消费选择的唯一标准，越来越多的客户更加看重商家能否为其提供个性化服务，以及服务的质量和及时程度。为此，客户关系信息的搜集工作，即建立客户主文件。客户关系管理系统一般包括以下几方面的内容：建立客户基本资料档案、客户调查统计资料分析、客户管理投入记录。

（九）财务会计子系统

财务会计子系统的目标是用计算机搜集、处理财务数据，从而帮助财务管理人员进行预算控制和成本分析等财务管理工作。因此，财务会计子系统应满足2个主要要求：一是进行记账、核算、银行对账、编制财务报表等会计核算工作；二是为财务管理决策提供支持。

一般而言，财务会计子系统应包括以下几方面的功能：总账管理、应收账款管理、应付账款管理、人事工资管理、固定资产管理、物流作业成本分析和报表管理、财务分析与控制、物流计费管理。

1.绩效管理子系统

绩效管理子系统是对物流系统实施控制的重要依据，系统的总体思路、框架应按一定的评价指标体系构成。根据各项分指标可生成部门绩效评价统计报表和整个物流系统的绩效评价统计表，并能进行各项分指标的查询及同期绩效比较。

对各项指标评价信息的采集来自物流管理系统各子功能模块产生的信息，绩效管理子系统主要包括商品销售绩效管理、事务处理绩效管理、配送中心保管效率管理、配送效率管理、设备使用管理和承运人绩效评价等几方面的内容。该子系统所提供的各项具体功能如下：商品销售绩效管理、事务处理绩效管理、配送中心保管效率管理、配送效率管理、承运人绩效评价。

2.营运决策制定子系统

为提高配送效率，形成各项物流配送功能，配送中心需要对各项活动的执行方式制定具体的营运决策。营运决策制定子系统涉及多个方面：供货种类、服务内容、订货方式、订购批量限制、订单处理、订单记账截止时限、交货方式、退货处理、库存量和采购量的确定、库存管理、盘点政策、多配送中心存货数量的选择及货物种类的分布、进出货方式及进出货管理方法、存货单位的选用、包装方式及容器的选用储区规划、货位分配管理、入库容器及拣货单位、拣货方式、拣货区的补货、容器托盘的处理、财务管理与成本分析、配送路线及装车原则、人员的使用、机器设备工具等的选用、自动化设备引进的程度。