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使用公式录入基本信息 ，简单易行的方法

时间：2023-05-31 理论教育 版权反馈
【摘要】：在“员工调动管理表”工作表中，可利用VLOOKUP函数和IF函数自动录入员工的基本调动信息。图8-24 创建数据源区域在“员工姓名”列单元格输入公式，以实现只要输入员工编号，可自动录入员工姓名的效果。分别在单元格C6、C8、C10、C12、C14、C16、C18中输入如下公式，即可看到这些公式的执行结果。在B6、B8、B10、B12、B14、B16、B18单元格中分别输入调动员工对应的编号，即可自动输入相应的员工姓名，如图8-32所示。

使用公式录入基本信息 ，简单易行的方法

在“员工调动管理表”工作表中，可利用VLOOKUP函数和IF函数自动录入员工的基本调动信息。具体操作步骤如下：

978-7-111-32424-9-Chapter08-44.jpg在“员工调动管理表”工作表中的单元格区域Y41∶Z53中创建数据源区域，在其中输入员工编号和员工姓名，如图8-24所示。

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图8-24 创建数据源区域

978-7-111-32424-9-Chapter08-46.jpg在“员工姓名”列单元格输入公式，以实现只要输入员工编号，可自动录入员工姓名的效果。选中C4单元格并选择“公式”选项卡，如图8-25所示。

978-7-111-32424-9-Chapter08-47.jpg在“函数库”组中单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图8-26所示。在“或选择类别”下拉列表中选择“逻辑”选项，在“选择函数”列表中选择“IF”函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图8-27所示。

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图8-25 “公式”选项卡

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图8-26 “插入函数”对话框

978-7-111-32424-9-Chapter08-50.jpg在“Logical_test”文本框中输入“B4=""”；在“Value_if_true”文本框中输入“""”；在“Value_if_false”文本框中输入“VLOOKUP（B4，Y42：Z53，2，TRUE）”；单击“确定”按钮，即可在C4单元格中看到输入的公式为“=IF（B4=""，""，VLOOKUP（B4，Y42：Z53，2，TRUE））”。按〈Enter〉键，即可看到C4单元格显示为空，如图8-28所示。

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图8-27 “函数参数”对话框

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图8-28 查看插入的函数

提示

公式“=IF（B4=""，""，VLOOKUP（B4，Y42：Z53，2，TRUE））”的含义为：如果B4单元格为空，则C4单元格为空；否则按VLOOKUP函数对Y42∶Z53之间数据源区域进行查找。

978-7-111-32424-9-Chapter08-53.jpg分别在单元格C6、C8、C10、C12、C14、C16、C18中输入如下公式，即可看到这些公式的执行结果。由于还没有输入员工编号，所以显示为空，如图8-29所示。

=IF（B6=""，""，VLOOKUP（B6，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B8=""，""，VLOOKUP（B8，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B10=""，""，VLOOKUP（B10，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B12=""，""，VLOOKUP（B12，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B14=""，""，VLOOKUP（B14，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B16=""，""，VLOOKUP（B16，Y42：Z53，2，TRUE））

=IF（B18=""，""，VLOOKUP（B18，Y42：Z53，2，TRUE））

978-7-111-32424-9-Chapter08-54.jpg按住〈Ctrl〉键依次选中B4、B6、B8、B10、B12、B14、B16、B18单元格并右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框，并切换到“数字”选项卡，如图8-30所示。

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图8-29 在其他单元格中输入函数

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图8-30 “数字”选项卡

978-7-111-32424-9-Chapter08-57.jpg在“数字”选项卡左边的“分类”列表中选择“文本”选项，单击“确定”按钮，即可将选定的单元格设置为文本形式。

978-7-111-32424-9-Chapter08-58.jpg在单元格B4中输入“01”，按〈Enter〉键，即可自动输入“员工编号”为01的“员工姓名”，如图8-31所示。在B6、B8、B10、B12、B14、B16、B18单元格中分别输入调动员工对应的编号，即可自动输入相应的员工姓名，如图8-32所示。

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图8-31 自动输入“员工编号”为01的“员工姓名”

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图8-32 自动输入其他调动员工的姓名

978-7-111-32424-9-Chapter08-61.jpg在“员工调动管理表”工作表中为避免输入错误的数据，可对输入的数据设置数据有效性。按住〈Ctrl〉键，依次选中D4、D6、D8、D10、D12、D14、D16、D18单元格，并选择“数据”选项卡，如图8-33所示。

978-7-111-32424-9-Chapter08-62.jpg在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，如图8-34所示。在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“部门经理，项目经理，普通员工”（其中的逗号必须是在英文状态下输入）。

978-7-111-32424-9-Chapter08-63.jpg选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“职位”；在“输入信息”文本框中输入“请输入目前的职位”，如图8-35所示。

978-7-111-32424-9-Chapter08-64.jpg选择“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“停止”选项；在“标题”文本框中输入“错误”；在“错误信息”文本区域中输入“请输入正确的职位”，如图8-36所示。单击“确定”按钮，在“员工调动管理表”工作表中单击D4单元格，即可看到提示输入信息，如图8-37所示。

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图8-33 “数据”选项卡

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图8-34 “数据有效性”对话框

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图8-35 “输入信息”选项卡(www.daowen.com)

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图8-36 “出错警告”选项卡

978-7-111-32424-9-Chapter08-69.jpg单击D4单元格右边的下拉按钮，在下拉列表中可显示设置的三种职位，即“部门经理”、“项目经理”、“普通员工”，在其中选择相应的职位，如图8-38所示。

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图8-37 显示的提示信息

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图8-38 在下拉列表中选择相应的职位

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图8-39 “错误”提示框

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图8-40 填充其他员工所属部门

978-7-111-32424-9-Chapter08-74.jpg如果设置三种职位以外的数据，将会打开“错误”提示框，如图8-39所示。在其中会看到设置的错误提示信息，此时需要单击“重试”按钮，重新选择相应的职位。

978-7-111-32424-9-Chapter08-75.jpg填充D6、D8、D10、D12、D14、D16、D18单元格，如图8-40所示。为F列单元格设置同种内容的有效性，可以将设置的数据有效性复制到其他单元格中。复制D4单元格，按住〈Ctrl〉键并依次选中F4、F6、F8、F10、F12、F14、F16、F18单元格，如图8-41所示。在右击快捷菜单中选择“选择性粘贴”选项，在弹出的子菜单中单击“保留源格式”按钮978-7-111-32424-9-Chapter08-76.jpg，即可将设置的数据有效性粘贴到选定的单元格中。

978-7-111-32424-9-Chapter08-77.jpg分别单击F4、F6、F8、F10、F12、F14、F16、F18单元格右边的下拉按钮，在下拉列表中选择相应的职位，如图8-42所示。

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图8-41 复制并粘贴数据有效性

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图8-42 输入调动员工的“目前职位”

978-7-111-32424-9-Chapter08-80.jpg按住〈Ctrl〉键，依次选中G4、G6、G8、G10、G12、G14、G16、G18单元格并右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，如图8-43所示。

978-7-111-32424-9-Chapter08-81.jpg在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入“yyyy-mm-dd”，单击“确定”按钮，即可将所选单元格设置为自定义类型。在G4、G6、G8、G10、G12、G14、G16、G18单元格中输入各个员工的入职时间，且必须是上面自定义的格式，如图8-44所示。

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图8-43 “数字”选项卡

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图8-44 输入各个员工的入职时间

978-7-111-32424-9-Chapter08-84.jpg单击E4单元格，选择“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮，在快捷菜单中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，如图8-45所示。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“日期”；在“数据”下拉列表中选择“小于或等于”；在“结束日期”文本框中输入“=G4”。

978-7-111-32424-9-Chapter08-85.jpg选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“入部门时间”；在“输入信息”文本区域中输入“请输入详细的入部门时间，精确到日！”，如图8-46所示。

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图8-45 “设置”选项卡

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图8-46 “输入信息”选项卡

978-7-111-32424-9-Chapter08-88.jpg选择“出错警告”选项卡，在“标题”文本框中输入“重新输入时间”；在“错误信息”文本区域中输入“入部门时间应大于等于入职时间”，如图8-47所示。

978-7-111-32424-9-Chapter08-89.jpg单击“确定”按钮返回到“调动员工管理表”工作表，单击E4单元格即可看到设置的数据有效性，如图8-48所示。在E4单元格中输入不大于“2003-03-15”的时间，如图8-49所示。不难看到对时间设置有效性，由于符合条件的时间比较多，所以不会出现下拉列表，此时需要手动输入时间。

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图8-47 “出错警告”选项卡

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图8-48 设置的数据有效性

978-7-111-32424-9-Chapter08-92.jpg如果输入的时间大于2003-03-15”，即可弹出“重新输入时间”提示框，如图8-50所示。此时需要单击“重试”按钮重新输入符合条件的世界。

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图8-49 输入“张美丽”的入职时间

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图8-50 “重新输入时间”提示框

978-7-111-32424-9-Chapter08-95.jpg复制E4单元格，使用“选择性粘贴”方法将其粘贴到E6、E8、E10、E12、E14、E16、E18单元格中，在这些单元格中输入符合条件的时间，如图8-51所示。

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图8-51 输入其他员工入部门时间

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