人力资源部门对所绘制图表数据进行分析时，一般会按照数据大小或重要程度进行排序，以便更直观了解信息的重要程度。对数据自动降序排列的操作步骤如下：

编制有效数据检测公式。在“数据分析”工作表中分别选中A12、A13单元格，在其中分别输入“其他辅助函数”和“有效数据检测”，再选中B13单元格，在其中输入公式“=8-COUNTIF（M12：M19，"=0"）”，即可在B13单元格中显示计算结果，如图4-167所示。

图4-167 编制有效数据检测公式

编制排名公式。在“数据分析”工作表中选中K11单元格，在其中输入“排名”，再选中K12单元格并输入公式“=RANK（N12，OFFSET（N$12，，，$B$13，1））+COUNTIF（N12：$N$12，N12）-1”，即可在K12单元格中输出计算结果。使用拖曳方法将K12单元格中的公式复制到K19单元格中，即可得到其他计算结果，如图4-168所示。

编制降序公式。在“数据分析”工作表中选中L24：O32单元格区域并输入相应标题数据信息，选中N24单元格并输入公式“=OFFSET（$A$2，，（$N$8-1）^*3+1，1，1）”，即可在N24单元格中输出结果“部门分析”，如图4-169所示。

图4-168 编制排名公式

图4-169 获取“部门分布”数据

在“数据分析”工作表中选中M25单元格并输入公式“=VLOOKUP（$L25，$K$12：$N$19，3，0）”，即可在M25单元格中输出结果“生产部”，如图4-170所示。

在“数据分析”工作表中选中N25单元格并输入公式“=VLOOKUP（$L25，$K$12：$N$19，4，0）”，即可在N25单元格中输出结果“16”，如图4-171所示。

(www.daowen.com)

图4-170 编制“生产部”信息

图4-171 获取“生产部”员工人数

在“数据分析”工作表中选中O24单元格，在其中输入“累计比率”，再选中O25单元格，在其中输入公式“=SUM（N$25：N25）/SUM（OFFSET（N$25，，，$B$13，1））”，即可在O25单元格中输出结果“1”，如图4-172所示。

由于“累计比率”项的数据是以百分比形式显示，因此还需要调整相应列单元格的格式。在“数据分析”工作表中选择O25单元格，按下〈Ctrl+L〉组合键，即可打开“设置单元格格式”对话框，在其中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“百分比”，在“小数位数”文本框中将小数位数调整为“1”，如图4-173所示。

图4-172 编制“生产部”的累计比率

图4-173 “设置单元格格式”对话框

在“数据分析”工作表中选择M25：O25单元格区域，用拖曳方法将该区域的内容复制填充到M26：O32单元格区域，如图4-174所示。

图4-174 复制填充公式