由于员工人数很多，在输入员工工号时，很有可能会重复输入同一员工的工号，可利用Excel提供的数据有效性功能防止工号重复输入。具体操作步骤如下：

设置数据的有效性。在“人事数据表”工作表中选中B3：B32单元格区域，选择“数据”选项卡，在“数据工具”工具栏中单击“数据有效性”按钮，从弹出的菜单中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，在其中单击“允许”右侧下拉列表框按钮选择“自定义”选项，在“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF（B：B，B3）=1”，如图4-11所示。

选择“输入信息”选项卡，在其中勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“输入信息”文本框中输入“每个员工请分配唯一工号”，如图4-12所示。

选择“出错警告”选项卡，在其中勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“错误信息”文本框中输入“此列有重复数据，请核对！”，单击“样式”下拉列表框按钮，在弹出的菜单中选择“警告”选项，如图4-13所示。

图4-11 “设置”选项卡

(www.daowen.com)

图4-12 “输入信息”选项卡

图4-13 “出错警告”选项卡

在“数据有效性”对话框中单击“确定”按钮，在“人事数据表”工作表中选中B3：B32单元格区域，在其中分别输入员工的工号，若不小心输入了重复的员工号，则会弹出“警告”对话框，提示用户要重新输入工号，如图4-14所示。单击“是”按钮返回到Excel工作界面，重新输入员工的工号，如图4-15所示。

图4-14 “警告”对话框