数据有效性功能的具体应用体现在：在限定的有效输入范围内控制输入名称或数据的取值范围。数据有效性的具体使用方法如下：

设置数据的有效性。在“加班统计表”工作簿中单击工作表标签“加班表”返回到“加班表”工作表中，选中C3单元格，选择“数据”主选项卡，在“数据工具”工具栏中单击“数据有效性”按钮，从弹出的菜单中选择“数据有效性”选项，如图3-8所示。

图3-7 “新建名称”对话框

图3-8 选择“数据有效性”选项

在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，在其中单击“允许”下拉按钮，从下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“=部门序列”，如图3-9所示。单击“确定”按钮，即可在“加班表”工作表中看到添加的结果显示，如图3-10所示。

图3-9 “数据有效性”对话框

(www.daowen.com)

图3-10 添加数据有效性

复制单元格格式。这时移动光标到C3单元格的右下角，当光标变成十字形状时，按住鼠标左键不放向下拖曳至C7单元格，松开鼠标即可完成对C4：C7单元格区域单元格格式的复制，如图3-11所示。

利用数据有效性添加部门信息。在“加班表”工作表中选中C3单元格，在单元格的后面会出现一个“”按钮，单击该按钮选择相应的部门，如图3-12所示。再分别为C4：C7单元格选择相应的信息，添加后的显示效果如图3-13所示。

图3-11 复制C3单元格格式到C7

图3-12 利用数据有效性添加部门信息

图3-13 添加其他部门信息