场景再现

阿拉创意饰品店生意很红火，总店的年创收利润上百万。去年店长得到一大笔风投资金成立了饰品公司，业务越做越好，商品甚至远销东南亚。总经理计划明年在华南地区扩建20个分店。因为是刚刚发展起来的小型连锁企业，总经理以及企业高层对连锁运营模式不是很了解，所以采购管理制度不够完善。现在按以前的采购流程已经很难满足各门店的采购要求，再加上门店的增多，采购需求也增加不少，采购人员已手忙脚乱，可还是会经常出错，公司迫切需要制定一个高效的采购作业流程。

场景解读

采购工作效率不高的一个重要原因是采购管理制度的不完善，采购流程设计得不够科学，采购流程成为表面文章。树立流程的威信，坚守流程是采购能够充分发挥作用的关键。

采购部门应制定符合本公司的采购规章制度，以及满足质量管理和财务制度的采购流程，确保公司的采购活动能满足生产部门、市场部门、公司内部的各种采购要求。采购活动是公司中资金占用最多的活动，它的合理运作依靠公司每一个员工的大力支持。专家建议

了解供应商是有效采购的前提条件。要提高采购部门的工作效率，就需要制定一个供应商的准入制度，这样就可以以制度的形式过滤掉不合格的供应商，使业务谈判程序化并提高效率。在了解供应商以后，采购部门还要对供应商进行正式或非正式的评价。

1.制定供应商准入制度

在进入正式谈判之前，制定这样一个制度，告知连锁企业要求供应商配合做到的基本交易条件，如供货商做出承诺即可安排正式的交易谈判。这种方法可以先期对供应商初步进行筛选，使业务谈判程序化并提高效率。

2.制定对供应商接待与信息反馈的时间制度

许多的连锁企业以公司的作息时间作为供应商的接待时间，这样就客观上造成一种事实，采购业务部每天都在接待供应商，其工作人员根本无暇兼顾其他。提高采购工作效率很重要的一环是对供应商信息反馈的时间承诺，即对新的供应商提供的商品，或对原有供应商的新品是否能进入连锁公司的采购系统，要制定时间规定，不能让供应商无限期等待。没有这种时间承诺制往往会失去许多商机，也会造成采购人员工作的低效率化。

为了搞好复杂繁多的连锁企业采购管理工作，提高采购工作效率，还需要建立一套合理、科学的采购流程。

要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少、什么时间采购的问题。而要解决这个问题，就是要采购人员调查全体需求者究竟需求什么、需求多少、什么时候需要的问题。需求分析是采购工作的第一步，它是根据客户的需求历史或者生产计划等得出需求规律，根据需求规律预测客户下一个月的需求品种和需求量。知道了各个用户的需求量，采购部门将各门店商品的需要加以汇总，就可以主动地订货、安排采购计划。(www.daowen.com)

所以第二步就是制定采购计划。采购计划包括市场采购资源分析、商品价格调查、供应商分析、采购方式、采购时机、日程计划、运输方式选择和交货结算等。主要环节有：评估订单需求、计算订单容量和制定订单计划。根据客户需求及能力制订采购计划，做好综合平衡。

第三步就是选择供应商，这是采购流程中的关键环节。应选择信誉好、产品质量高、交货期有保证的供应商，取得联系后可派人前去采购看样。也可通过电话、电子邮件联系，能实现电子采购则更好。一般以价格是否合理，品质和生产能力是否达到公司的要求，交货是否有保障，服务质量是否良好，是否有优惠条件，以及是否有技术指导等方面作为筛选条件。

第四步是采购谈判。谈判主要从商品的数量、质量、价格、交货、货款支付、检验、索赔、不可抗力和仲裁等方面进行磋商。

第五步是签订合同以及订单跟踪。一般公司都有设计好的采购订单，但在洽谈中还须进行关键条款的修改，并且以最后双方认可的条款为准。采购订单一般主要包括：分类编号，发单日期，供应商名称、地址、电话，采购商品的名称、规格、数量、质量、发货日期、运输要求、价格、货款支付方式和违约责任等。签订合同的一方，草拟合同，经双方协商后成为有严密条款的合同文本。合同执行过程中要绘制订单跟踪表，追踪产品采购活动的执行情况。

采购订单得到供应商确认后，采购主要的任务就是订单的跟踪及催货。

第六步是采购进货与货款结算。采购商品后，验收也是连锁经营的关键一环，对进货商品进行质量监控是连锁企业的一项重要工作。采购验收要对商品的特性、品质及相关法规有充分认识。商品合格后，按合同约定结合合同的执行情况，连锁采购方以现金、银行转账、支票或电子支付形式付给卖方商品尾款。

最后一步是采购资料结案归档与维护。达一步骤一方面是对连锁企业产品销售情况的直接反映，方便企业了解市场需求进度，对进行市场分析及产品开发提供有力的一手资料；另一方面对供应商定期进行复核、评审，了解供应商对产品的品种、规格、数量、质量和价格合理、交易条件合理、质量文件完整等关键要素的满足情况，优化供应商选择过程，为选择最优供应商，最大限度地避免供货不及时、质量不达标等问题。

逸马点睛

设计采购管理作业流程后要进行流程化分析，流程越合理，采购工作也就越有效率。

读书笔记