场景再现

A企业是广东的一家超市连锁企业，公司门店不是很多，也只有8名采购人员。但是由于连锁超市的产品种类繁多，供应商名目也极其庞大复杂，所以整个采购部门的工作非常繁忙。采购人员除了要联系老供应商以外，还要负责开发新的供应商，进行采购合同谈判，跟踪商品采购到位情况，收集、反馈供应商的信息等工作。由于采购人员天天忙于这些工作，所以没有太多时间来维护与老供应商之间的关系，导致公司和供应商的关系不是很牢固，相互之间没有建立长远的战略合作关系。很多时候，采购人员不得不经常和供应商进行价格谈判，而供应商也要视订单大小分别对待。这样造成了公司采购效率不高，并且浪费了大量的资源与时间。但是整个采购部门还极其忙碌，没有时间进行采购绩效的改进。有什么好的措施可以帮助该企业进行采购绩效改进？

场景解读

从整个企业的角度来看，企业的存在就是为了实现一些既定的目标。企业的目标被分解为各个部门的目标，各部门的目标又被分解为部门内各个岗位上的每个员工的目标；而个人目标的达成构成了部门目标的达成，企业的整体目标是由各部门的绩效目标来支持的，采购部门一样也需要进行绩效改进。

当我们很好地理解了采购对企业的内在需要之后，就会发现绩效评估与管理也是采购所需要的。每个采购人员都希望能够了解自己究竟取得了什么样的业绩，了解自己的工作做得怎么样，了解企业、上级、他人对自己的评价。采购人员希望自己取得的工作业绩能够得到他人的认可和尊重，能够得到公平的衡量和回报。所以绩效管理对企业的采购管理非常重要，企业非常有必要建立和完善一套符合自身特点和要求的采购绩效体系，以便系统地管理采购绩效，顺利达成企业的战略目标。

专家建议

采购人员不能因已取得的业绩而沾沾自喜。采购行业高手很多，特别是那些具有多年跨国采购经验的高级采购人员，他们的经验非常值得借鉴和学习。采购人员要经常把自己的业绩与高水平的同行进行比较。采购组织的管理职能部门，应定期对采购人员的业绩、供应商的业绩进行测评，并进行排名，再配以相应的奖惩制度，这样采购业务才能不断地得到改善和提高。改进采购绩效有3个切入点：第一，营造良好的组织氛围，充分挖掘潜力；第二，以行业先进指标为参照目标，不断寻找差距，优化工作方法；第三，对采购商品供应绩效进行测评，通过排行榜方式，奖励先进，鞭策落后。

对采购项目进行评价的最终目标是为了提高采购绩效，为企业创造更多的利润，这就迫使企业和采购人员想办法提高采购绩效。

改善采购绩效的措施一般有如下几种：

（1）质量改善措施

质量的好坏多用“不合格商品数与总商品数之比”来衡量，因此，可以采取的改进方法有：

1）依据质量数值大小对供应商进行排名，从而找出最差的几个供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则给予“降级”。

2）对有希望的供应商，帮助其进行质量改进，派出由相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的“专家”小组，现场分析研究，与其一起制订改善方案。

（2）成本降低措施

成本问题多用价格差额比率来衡量，因此，可以采取的改进方法有：

1）按照比率对供应商进行排名，对最差的几个供应商的定价合理性进行分析与研究，并令其限期改进。

2）对表现较好、没有欺诈行为的供应商，通过帮助其改善包装、运输方式等途径来降低商品成本；对于有欺诈行为的供应商，要采取罚款、警告、终止供货合同等处理措施。

（3）挑选供应商的措施

通常采用及时供应率来衡量供应的好坏。及时供应率的计算公式为

及时供应率=商品及时供应数/商品需求总数×100%

因此，可采取的改进方法如下：

1）依据及时供应率数值大小对供应商进行排名，确定最差的几个供应商，分析原因所在，对属于供应商原因的，责令其限期改进。

2）市场行情较好的商品，对供货其稳定性要求较高，所以采购人员应提前一段时间对供应商做预测提醒，以便供应商安排适量的库存。

（4）增加采购柔性措施

拓展供应商，重点商品保证有3家以上供应商供应，避免独家供应商以及饱和的供应商群体。

（5）考核实力措施

根据技术水平、管理水平、指标稳定性、合作意识、沟通能力等几方面，针对具体的供应商设计“实力问卷调查表”，通过打分的方法获得供应商的实力量化数值。(www.daowen.com)

（6）评价服务措施

根据商品退货配合程度、上门服务程度、管理水平、服务意识、竞争公正性表现、沟通能力等几方面，针对具体供应商设计“服务问卷调查表”，通过打分的方法获得供应商的服务指标量化数值。

（7）评定采购工作效率措施

采购工作效率的计算公式为

采购工作效率=期间采购成本总额/期间工作总人数×100%

提高采购工作效率的改进方法有：

1）调查行业平均水平和最高水平，分析原因，寻找差距。

2）大多数采购工作的效率数值都与采购流程设置的合理性有关。流程简单实用，采购工作效率就会提高。

（8）测定人员流动比率

人员流动比率的计算公式为

人员流动比率（R）=年流入（流出）人数/员工总人数×100%

采购人员进出比率取值范围应在7%～15%之间，并且总体保持平衡，与业务需求相匹配。

若R＜7%，则可能因为违反“流水不腐”的自然原则而发生严重的问题，进而影响采购质量、成本、供应及时性等；若R＞15%，则可能因为采购技术的交替传播环境不成熟，从而导致工作人员采购操作熟练程度不够等问题。

（9）测定供应商流动比率。

供应商流动比率的计算公式为

供应商流动比率=年流入（流出）供应商数/供应商总数×100%

供应商流动比率取值范围有待研究，总体上应保证采购业务的正常开展。正常值应小于＜20%，理想数值为零。对垄断技术的供应商尽量不采用，仅非常重要时才使用独家供应商。独家供应商比率在某种程度上也反映企业产品技术的层次。新专利、新技术商品独家供应的可能性较大，大众商品通常不会产生独家供应商。

（10）确定订单周期

订单周期是指采购合同中所确定的采购商品从下单到完成入库的时间差。

（11）提高库存周转率的措施

库存周转率的计算公式为

库存周转率=年销售额/年平均库存值×100%

根据市场预测计划和采购市场的供应行情，及时调整库存水平，对热销商品要适当增加库存量，以支持市场的销售计划。掌握产品的生命周期，对需求不大的老产品，制订采购计划时要小心谨慎。

逸马点睛

采购绩效改进：对比、激励、措施、借鉴与学习。