场景再现

某连锁服饰公司的商品采购人员提出了采购一项商品的采购申请，要购进100箱。三天后，超市从供应商处收到99箱，其中一箱在运输途中丢失，供应商口头承诺将在三天后补上，但配送中心收货组相关人员当时未作书面登记。三天后也未从供应商处收到承诺的商品，而采购员也忘记了这事。一周后收到供应商发票，采购习惯性地根据供应商提供的发票进行了记录并结账。接连三个月，该连锁服饰公司盘点货品时都发现数目对不上。总经理大怒，这冤大头当了不止一次了，付了钱却没看到东西。多次出现这个问题后，总经理要求采购部和财务部制定相关业务流程。采购部和财务部要如何制定业务流程呢？

场景解读

案例中出现的问题是因为采购和付款业务流程不够清晰与完善。正确确认已验收商品的债务后，要求企业准确、迅速地对采购业务进行记录，初始记录对财务报表记录和实际支付有重大影响。因此，应特别注意按正确的金额记录企业确已发生的采购事项。有的企业在商品验收后确认债务，而另一些企业习惯在收到供应商发票时才记录。无论哪种情况，会计人员在收到供应商发票时，都需把发票上所列明的商品规格、价格、数量及运费等与订单、验收单等相关资料进行核对。发票经过审核入账后，这些采购业务就登记在采购日记账和应付账款明细账上。做好采购和付款业务循环内部的控制，就可避免再出现这种问题。

专家建议

采购和付款业务流程包括为经营而获取商品所必需的决策和处理过程。这个流程一般从提出采购申请开始到企业支付货款结束。要做好采购和付款业务循环内部的控制，要先掌握这个循环内部控制中使用的主要文件。

（1）请购单

请购单是由存货仓库配（送中心）、销售部门门（店）向采购部门提出商品采购申请并编制的单据。请购单应预先编号，并注明所需采购商品的种类、数量以及请购人。

（2）订单

订单是由采购部门编制的授权供应商提供商品的预先编号的文件。订单上通常包括供应商名称、采购项目、数量、付款条件和价格等，这一凭证常用于表明商品采购的批准手续，并将其送交采购方用做表明购买意愿。

（3）验收单

企业收到采购的商品时，应由验收部门对商品进行验收，并据此编制有关收到的商品种类、数量、供方名称、订单号以及其他有关资料的凭证。验收单需预先编号。

（4）供应商发票

供应商发票是由供应商送来的标明采购商品的种类、数量、运费、价格、现金折扣条件以及开票日期的凭证，它详细说明了由于某项采购业务而欠供应商的货款金额。

（5）借项通知单

借项通知单是反映由于退金和折让而减少向供应商支付金额的凭证。其格式常与供应商发票相同，用于证明应付账款借项记录。

（6）付款凭单

付款凭单用来建立正式记录和控制采购的凭单，它是采购日记账中记录采购的基础，也是支付贷款的依据。一般来说，付款凭单正本必须随附供应商发票、验收单和订单副本。

为了预防、检查、纠正采购和付款业务循环中的错误，建立、健全采购和付款业务循环内部控制，连锁企业通常采取以下控制措施。

1.职责分工

在采购和付款业务循环中，为保证采购确为企业经营所需，并符合企业利益，保证收到的商品完整、安全，保证货款及时地支付给供应商，应将此过程中的职责进行明确分工。(www.daowen.com)

1）提出采购申请与批准采购申请职责相互独立，以便加强对采购的控制。

2）批准采购申请和具体实施采购任务的职责相互独立，以防止采购部门购入不必要或过量的商品而损害连锁企业的整体利益。

3）验收部门与会计部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登记入账。

4）应付账款记账员不能接触现金，以保证应付账款记录的真实性、正确性。

5）支票的签字和应付账款的记账相互独立，以保证按所欠卖方的真实金额按时签发支票。

6）内部检查与相关的执行和记录工作相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。

2.信息传递程序控制

建立、健全采购和付款业务循环相关的内部控制机制，要求企业对于与此循环中相关的信息传递程序实施严格、有效的控制。这些控制包括以下几个方面：

（1）授权程序

有效的内部控制要求采购和付款业务循环的各个环节要经过适当的授权批准。

授权批准程序包括：企业内部应当建立分级采购批准制度；只有经过授权的人员才能提出采购申请，采购申请需经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准，以防止采购部门购入过量或不必要的商品，或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业整体利益；签发支票要经过被授权人的签字批准，保证购货款能以真实金额向特定供应商及时支付。

（2）文件和记录的使用

为了健全业务审批、财产保管以及便于记录，企业要合理地设计和使用各种文件和记录。其具体要求包括：关键性文件（如订单、验收单、付款单、支票等）都要预先编号；对于连续编号的关键性文件要由经手人员按编号保存，并由独立人员定期检查存档文件的连续性；订单中要包括足够的空间，尽量全面详细地表明订货要求，以避免出现订货中的遗漏或供应商的误解；设立付款凭单制，以付款凭单作为支付货款的依据，来加强对企业支付采购价款的控制；设置采购日记账，及时完整地记录所有采购业务，并定期过入总账；对每位供应商设立应付账款明细账，并与总账进行平行登记。

（3）独立检查

除采购和付款业务循环的措施外，还应当实施一些独立检查，防止各环节发生疏忽和舞弊，同时也有利于及时消除采购和付款业务中出现连续作弊的风险。独立检查主要包括：对供应商发票、验收单、订单和请购单进行独立的内部检查，确定实际收到的商品品种、数量、价格等是否符合订购要求，与供应商实际情况是否一致；每笔采购业务都应在收到商品或供应商发票时，及时记入采购日记账和应付账款明细账，并且定期进行核对；检查付款凭单各项目的填制是否与供应商发票一致；定期检查已编制付款凭单的各项付款业务是否及时开具了支票或以其他方式进行付款，防止延期支付；签发支票办理其他付款手续前，应由负责签字的被授权人员检查所付各种凭证的一致性；定期检查采购日记账与总账、应付账款明细账与总账、银行存款日记账与总账的金额是否一致。

（4）实物控制

采购和付款业务循环中的实物控制包括两个方面。一方面，加强对已验收入库商品的实物控制，限制非授权人员存货，防止错用和盗窃。验收部门的人员应独立于仓库保管人员。同时加强对退货的实物控制，货物的退回要有经审批的合法凭证。另一方面，限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和更改会计资料。特别应注意对支票的实物控制，应保证已签字支票由签字人本人寄送，不得让核准或处理付款的人员接触；未签发的支票应予以安全保管；作废支票应予以注销或另加控制，并且制定一个注销已签发支票单据的方法，如在供应商发票上注明已签支票号码，或盖“款已付讫”戳记，防止重复开具支票。

逸马点睛

权责要清晰，把控关键环节。