场景再现

北京某连锁酒店采购部经理遇到麻烦了。新进的海鲜因冰冻时间过长，破坏了菜肴口感，遭到不少顾客的投诉，给酒店的声誉造成极其不好的影响。酒店高层要求彻查原因，原来是采购验收出了问题。但是采购部验收有既定的规范验收流程，按照此流程验收的食材很多，其他的都没有问题，为什么海鲜的验收有问题呢？是这套验收流程有问题吗？要怎么改进？

场景解读

案例中，在验收海鲜上存在的主要问题就是没有优先验货，导致冷冻时间太长。酒店验货一般是以食材为主，任何时候，生鲜食品都要比其他类商品优先验收，而生鲜食品中验收顺序依次为鲜活食品、冷藏食品、冷冻食品。

这里又有两个原则：

1）执行退货优先原则，即先办理退货，再进行验收货程序。

2）执行紧急优先原则。对酒店已经缺货并等待销售的商品，可以考虑优先验收货。

有些货物不能当场验收，比如冰冻的虾，因为整箱都是冰冻的，表面上看起来可能都比较好，但里面的情况不得而知，只有融化后才能验收。验收除了需要一个健全的流程标准，也要注意根据不同的商品使用不同的验收方法。

专家建议

采购与验收是紧密相连的两个管理环节。验收实质上也起到一个检验、监督采购的作用，是连锁企业商品周转的第一步。案例中该酒店收货检验不认真、不到位，不仅会对酒店产生直接的负面影响，同时也可能给企业带来重大的经济损失。因为无论是收货、退货还是换货，都将直接关系到付款和损失的问题。所以，做好采购的商品的验收管理工作是保证营运顺畅的第一前提。

验收管理工作的第一步就是收货，收到货物后必须先制作收货登记表，内容包括货物来自哪个厂家、什么货物、用于哪个部门、多少钱等，然后将之输入计算机。实行计算机管理，即对每日、每月酒店所需的物资购进、验收等情况进行汇总、归档。

连锁企业对各类商品的验收要设计一个合理、科学的流程。各类商品的收货流程如下：

1.食品干货和百货类商品的收货流程

食品干货和百货类商品的收货流程如图1-1所示。其中各个环节的工作内容如下。

图1-1 食品干货和百货类商品的收货流程

1）审核订单。审核该订单是否有效，送货时间是否正确，送货数量和品种是否符合收货要求，确定是否接收该订单。

2）办退货。复查该供应商是否有退货，办理退货手续。

3）卸货。按连锁企业的标准进行卸货。货物必须卸在卡板上，并只能放在未收货区域，以备检查是否符合标准。

4）核查商品。收货员检查商品是否符合连锁企业的收货标准，如条形码、赠品、组合包装等。如发现有不符合标准的商品，供应商必须在未收货区域自行更正。

5）货物验收。对货物进行开箱检验，检查其证书原件和质量等。

6）确认数量。进行扫描收货，查点数量，注意收货的单位。

7）输入系统。将收货的明细输入计算机系统，打印收货明细报告。

8）单据确认。所有的单据、报告上的数量必须一致，收货员与供应商签字确认后，收货系统做收货确认工作。(www.daowen.com)

食品干货和百货类商品收货时还要注意以下几点：

1）无条形码的商品一律在未收货区域进行处理，按规定贴店内码后，才执行收货程序。

2）对条形码在本系统内无效的商品，原则上可以拒收。

3）赠品的条形码有效。必须覆盖赠品的条形码。赠品和外包装必须符合标准，不符合标准的在未收货区域进行处理。不能现场处理的，原则上可以拒收，同时反映到采购部门。

4）商品的条形码与其他商品重复时，经过店内码处理后，可以收货。

5）若商品的条形码错误，修正后才能收货。

6）商品拥有两个以上的有效条形码时，必须覆盖其中一个不正确但可以扫描的条码。

7）单品的送货数量在订单数量的60%～100%之间浮动，送货品种在订单品种的50%以上，可以收货。超出范围的，原则上可以拒收。

8）正在验货、点数的货物，必须放在正确收货区域。收货员必须亲自进行点数，不允许供应商点数与报数。收货员必须进行扫描收货，保证所有的条形码在系统中有效。对已经完成收货程序的货物，必须在卡板上的商品上做记号，写上商品编号，拉到已收货区域或楼面。

9）对商品验货的内容包括：保质期、外箱、合格证、配件、单品的包装，以及进口商品是否贴有商检标签和中文说明等。验货采取的方式是开箱验货，例如，对于非标准箱，必须全部打开，100%验货；对于标准箱，20箱以内的，50%抽验；20箱以上50箱以内的，20%抽验；50箱以上的，10%抽验。检查供应商是否按合同的要求提供足够数量的赠品。

整个过程接受安全员的监督和检查。必须在收货后2小时内完成收货的系统确认工作。

对出厂日期已超过商品规定保质期1/3的货物，应严禁入仓（经管理层确认的特殊情况除外）。

2.精品类商品的收货流程

精品类商品包括：烟、酒和保健品；品牌化妆品、手表、笔和皮具等；VCD、DVD、录像机、照相机、复读机、计算器、电子记事本等；电池、胶卷等。

精品类商品的收货流程如图1-2所示。其各个环节的工作内容与食品干货和百货类商品的收货流程中的相应环节相类似。

图1-2 精品类商品收货流程

略有不同的是，精品类商品按零售店的标准进行卸货，并且100%开箱查验；对于食品类商品，要严格检查保质期和外包装。

精品类商品收货时要注意以下几点：

1）精品类商品的收货必须有楼面部门的人员参加。

2）精品类商品的收货完成后，必须由部门人员亲自将商品拉到精品区的精品仓库，不得停留在收货部区域和楼面的其他区域。精品类商品收货后，应立即进行收货的系统确认工作。精品类商品所附带的礼品袋、礼品盒，必须同收货的商品数量一致或较其偏多，商品和礼品袋、礼品盒应一并交给楼面人员。检查贵重的小型物件有无空包装。以上过程必须有安全员在现场监督，并严密注意供应商送货人员的动向。

逸马点睛

无规矩不成方圆，流程、规范、表单贯穿于连锁运营的各个环节。