场景再现

某连锁电器公司要进一批100万元的新型电器配件，这对采购部来说是个挑战，采购部所有的人对这种新型的电器配件都不了解，公司也没规定供应商，只是把采购配件要求报给各供应商，让各供应商自行报价和选型。采购经理把这差事交给了经验丰富的罗生。

在了解了一定的专业知识后，罗生就公司对产品的要求与各供应商进行沟通。为保险起见，甚至还邀请供应商来公司考察，确定他们是否有能力制造出符合要求的电器配件。经过几番谈判，最终确定了一家供应商，并签订了采购合同。两个星期后，货到了，没想到却出现意想不到的大问题。当初选择型号和产品的时候，漏掉了一个重要的参数——尺寸，现在订购回来的配件都大了一些，安装不上，必须重新做，这就意味着损失了100万元啊！供应商不干了，采购合同中产品的尺寸也没有特别注明，是按常规制作的，所以并没有责任。电器公司也觉得责任不在自己，这是个新型的产品，对它的各项指标并不了解，所以当初才让供应商来公司考察，供应商应该很清楚地知道配件做这么大是不可能安装到电器上的！

场景解读

虽然这个问题看似不太可能发生，一个明显的错误导致了如此严重的后果，但偏偏这个问题就不止一次地发生了，这也是引自一个真实的案例。产生这种后果的原因就是采购的前期工作做得不到位。虽然采购人员不了解新型号、新产品，但产品参数检查是采购工作中很重要的一个环节，采购人员如果漏掉了产品参数，就会导致产品不符合要求，给双方造成巨大损失。除了这种情况外，采购预测不准导致所采购的商品难以满足要求或者超出预算，供应商产能下降导致供应不及时，采购人员工作失误或与供应商之间存在不诚实甚至违法行为等，都会影响预期目标的实现。

产生这些风险的原因首先就是采购企业缺乏风险管理制度和长效机制，缺乏独立、专业的评估机构，缺乏有效的风险协调和监控制度，不能对潜在风险提早防范和预警。

其次，没有将风险识别和评价工作纳入采购过程之中。采购的有关部门和人员对采购项目可能遇到的风险认识不够充分，对风险识别、评估和分析工作的重要性认识不足，更未将风险识别、评估和分析工作纳入到采购决策和管理过程之中。

再次，缺乏有效的风险处理手段。在采购管理过程中，还普遍存在着忽视采购风险影响的现象。案例中，电器公司采购的电器配件尺寸应该是一项非常重要的指标，却被忽视了。由于对采购风险控制和处置预案的忽视，以及缺乏探索风险监督、控制和处置手段的积极性，造成了采购过程中难以有效地应对和处理现实风险的被动局面。

最后，由于缺乏风险管理的信息环境，采购信息交流渠道还不够顺畅，依然存在着相对独立的“信息孤岛”，而且信息来源不够准确，渠道不够正规，采购工作信息失真率相对较高，造成信息风险难以回避。

专家建议

随着采购环境的变化，以及采购范围和采购规模的扩大，采购的不确定因素逐渐增多。采购过程中会出现各种意外情况，使采购的实际结果与预期目标相偏离。这偏离的程度和可能性就是我们所说的采购风险。

这种日益增加的采购风险包括人员风险、管理风险、供应商风险和技术风险等不确定性因素。

采购的不确定性要求企业必须实行风险管理，建立科学、有效的采购风险管理制度，以便可以及时预防、控制、转移和化解风险，把风险导致的各种损失减小到最低程度，保障采购活动的顺利进行。

为建立科学、有效的采购风险管理制度，企业需做到：

1.建立与完善企业内控制度，加强职工素质教育

应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购人员的业务培训和素质教育，增强法律意识，重视职业道德建设，提高采购风险因素的认识能力和控制能力。做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。

2.加强对商品采购招标与签约的监督

1）检查商品采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为；采购经办部门和人员是否对供应商进行过调查，选择的供应商是否合适，是否每年都对供应商进行一次复审评定等。

2）加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查，切实掌握对方的履约能力；对不讲实效、舍近求远、进人情货等非正常情况严格审定；审查合同条款是否齐全，当事人权利义务是否明确，是否以单代约，手续、签章是否齐全等。(www.daowen.com)

3.加强对商品采购全过程、全方位的监督

全过程的监督是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制订、签订合同、质量验收和结账付款四个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的商品采购价格，提高商品采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

1）加强对商品需求计划、商品采购计划的审计。审查企业采购部门商品需求计划、商品采购计划的编制依据是否科学；审查预测是否存在偏离实际的情况，计划目标与实现目标是否一致，采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划和质量计划是否有保证措施。

2）做好合同鉴证审计。审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。

● 审查经济合同当事人意思表示是否真实。

● 审查经济合同内容是否符合国家的法律和行政法规的要求。

● 审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。

通过审计鉴证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充，对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。

3）做好对合同台账、合同汇总及信息反馈的审计。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台账，做好合同汇总，运用先进管理手段，向相关部门及时提供准确、真实的反馈信息，也是加强合同管理、控制合同风险的一个重要方面。

4）加强对商品采购合同执行中的审计。

● 审查合同的内容和交货期的执行情况，包括是否做好商品到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款等。

● 审查商品验收工作的执行情况。在进货、入库、发放过程中，都要对商品进行验收控制。

● 对不合格品控制执行情况进行审计。发现不合格品应及时记录，并采取相应措施。

● 重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。

5）加强对商品采购绩效考核的审计。建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强检查与考核。把合同规定的采购任务和相关工作进行指标和责任分解，明确单位工作任务和质量标准，将分解的指标和责任落实到各有关部门和个人，并结合经济效益进行考核，使责、权、利相统一。

逸马点睛

防范采购风险，企业要建立和完善风险管理制度和长效机制。